如何做好施工企業的合同管理工作

董艷梅

市場經濟是法制經濟、契約經濟、合同經濟。現代社會可以講是合同社會。一個企業的經營成敗與合同管理有著密切關系。因此，必須十分重視合同及合同管理。合同管理是一個全過程、系統的、動態的管理工作。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止，我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬事大吉，把合同束之高閣，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。

1 建筑施工企業合同管理現狀

1.1 合同簽訂階段存在的問題

1)合同主體不當，即合同當事人錯位或不具備相應的民事權利能力和民事行為能力。有的施工企業在簽訂合同時為圖方便，使用分公司或分廠等不具備法人資格的主體簽訂合同。2)合同文字不嚴謹，容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。3)合同條款有遺漏，不全面、不完整，有缺陷、漏洞，而漏掉的往往是違約責任。一旦發生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。4)只有從合同而沒主合同。5)違反法律法規簽訂無效合同。

1.2 合同履約階段存在的問題

1)應變更合同的沒有變更。2)應當發出的書面文件(如會議紀要等)沒有發出，在合同履行過程中及時地發出必要的書面文件，是合同動態管理的需要，是履約的一種手段，也是施工企業自我保護的一種招數，但是這一點卻往往遭到忽視，自身權益得不到保護。3)應當簽證確認的沒有辦理簽證確認。4)應當追究的過了訴訟時效。5)應當行使的權力沒有行使，發包人不按合同約定支付工程進度款，施工企業可以行使抗辯權停工，但卻沒有行使，結果造成了墊資施工，發包方的欠款數額越來越大，問題更加難以解決。6)應當重視的資料證據卻沒有得到足夠的重視。

2 建筑施工企業合同管理中存在問題的主要對策

1)建立和健全企業的合同管理體系。建立合同管理制度，設立專門機構和人員負責合同管理工作。合同管理包括合同的訂立、實施、控制和綜合評價等工作。從項目管理角度來講，合同管理是典型的兩個層級需要分工清楚的一項工作，因合同的訂立是施工企業來簽訂的，而到了合同的履行階段，具體的施工現場負責合同管理的是項目經理部，所以兩者的權限、界面一定要界定清楚。合同管理體系要進行動態控制，及時調整，不斷完善。

2)提高合同管理人員素質。選擇本企業優秀人才擔任合同管理人員;根據企業與市場的實際，組織合同管理人員在職學習，參加法律專業或經濟管理專業的學習，同時必須進行職業道德教育;建立崗位責任制，對合同管理人員必須實行崗位責任制，明確其責、權、利，建立競爭機制，對有貢獻的人員給予獎勵。通過以上途徑，全面提升企業合同管理人員的綜合素質，包括思想水平、法制水平、語文水平和業務能力。

3 不同階段合同管理工作的重點

對于建筑施工企業來說，合同管理應遵循下列程序:合同評審、合同訂立、合同實施計劃、合同實施控制、合同綜合評價、有關知識產權的合法使用。

3.1 合同評審

合同評審是合同決策的重要基礎，合同評審應在合同簽訂之前進行，主要是對招標文件和合同條件進行審查、認定和評價。包括下列內容:

1)招標內容和合同的合法性審查，尤其是房地產開發企業的項目，一定要清楚該項目的手續是否齊全。2)招標文件和合同條款的合法性和完備性審查。區別不同情況分別對待，可以通過現場考查、對發包人提出咨詢、要求發包人對招標文件和合同條款加以澄清。3)合同雙方責任、權益和項目范圍認定。4)與產品或過程有關要求的評審。5)合同風險評估。綜合以上內容，最終要做出一個決定:是否參加投標。

3.2 合同訂立

簽訂合同須特別注意的幾點:1)工程名稱，有時甲方會變更工程名稱，但是合同中的工程名稱一定要與招標文件及中標通知書上工程名稱保持一致;2)承包范圍，如為清單招標工程，承包范圍應為“招標文件及工程量清單中包括的全部工程施工總承包”，而不是“施工圖紙范圍內包括的全部工程”;3)開工日期，由于合同簽訂時，施工現場往往不具備開工條件，因此要注明合同中約定的開工日期為“計劃開工日期，準確開工日期以開工報告為準”;4)保修金的支付時間，一般建設單位都要扣留3%的保修金，待一定期限后再支付。但我們要特別注意，有保修期有保修責任，并不意味著一定要有保修金，尤其是2000年國務院發布的建設工程質量管理條例，規定地基基礎和主體結構工程的保修期為設計文件規定的該工程的合理使用年限，因此更不能把保修期與保修金完全對等起來，等保修期滿后再支付保修金;5)分包配合費，在合同中一定要明確，如發包人有分包項目，總承包人計取配合費的費率，以免合同履約過程中發生分包時，總承包人應有的權益得不到保障。

3.3 合同實施計劃

合同實施計劃包括合同實施總體安排、分包策劃以及合同實施保證體系的建立等內容。合同實施保證體系應與其他管理體系協調一致，須建立合同文件溝通方式、編碼系統和文檔系統。承包人應對其同時承接的合同做總體協調安排。承包人所簽訂的各分包合同及自行完成工作責任的分配，應能涵蓋主合同的總體責任，在價格、進度、組織等方面符合主合同的要求。

3.4 合同實施控制

計劃與實際執行總是會有一些偏差的，而控制的任務就是要不斷的糾正這種偏差、減少偏差。包括合同交底、合同跟蹤與診斷、合同變更管理和索賠管理工作。在合同實施前，合同談判人員應進行合同交底。合同交底應包括合同的主要內容、合同實施的主要風險、合同簽訂過程中的特殊問題、合同實施計劃和合同實施責任分配等內容。管理層應監督項目經理部的合同執行行為，并協調各分包人的合同實施工作。根據建筑法的有關規定，總包單位與分包單位對分包工程承擔連帶責任，不管是質量方面還是安全方面，所以項目經理部要加強對分包合同的管理。

3.5 合同綜合評價

合同綜合評價是指合同履行完以后對合同進行綜合評價。總結經驗，吸取教訓。

3.6 有關知識產權的合法使用

在現在信息時代、知識時代，對知識產權的應用，一定要合法。

總之，合同管理是建設工程項目管理的核心。加強合同管理，一方面實現企業對市場的承諾，體現企業的誠信，提升企業的品牌和形象，滿足市場的需要，提高企業適應市場和參與市場競爭的能力，使企業更牢固地立足市場，實現可持續發展;另一方面使企業在履約過程中維護自身的合法權益，提高企業經濟效益。

［1］ GB/T 50326-2006，建設工程項目管理規范［S］.

［2］ 何紅峰.建設工程合同管理［M］.北京:機械工業出版社，2006.

［3］ 宋春巖，付向慶.建設工程招投標與合同管理［M］.北京:北京大學出版社，2008:7.

［4］ 常慧敏.淺談加強施工合同管理［J］.山西建筑，2010，36(9):193-194.