構建最佳檔案數字化平臺路徑的選擇

李愛芝

摘要：針對目前我國在檔案數字化路徑選擇方面存在的問題，進一步明確堅持數字化檔案信息的篩選與共享半徑的基本原則，從信息的構成、信息篩選方法、信息質量保證與更新、信息區域化特點、確定數字檔案信息共享合理半徑等方面，構建我國數字化檔案信息路徑的優化模式。

關鍵詞：檔案信息 數字化 路徑

從近年來檔案系統開展檔案數字化管理理論研究和實踐經驗看，我國在檔案數字化路徑選擇方面還存在很多問題：無論是檔案數字化業務的開展,還是社會對數字檔案信息的應用和篩選都存在不足,數字檔案信息的種類和數量還不能充分揭示館(室）藏檔案的主體，應用的成本也很高；各個地方檔案信息化機構數量、結構、規模和服務還存在較大差距，數字化檔案信息共享半徑存在問題，需要在不同區域范圍和不同系統機構間加以整合。因此，我國檔案數字化管理平臺共享實現的路徑有待于進一步優化。本文認為，通過確立、完善數字化檔案信息篩選與共享半徑的基本原則，并采取符合我國國情的適當措施，可以實現我國檔案數字化管理平臺路徑的優化。

一、檔案數字化管理路徑中信息篩選與共享半徑應遵循的基本原則

1.數字化檔案信息篩選的充分性和必要性原則

信息的篩選需要充分體現某一行政區域或某一單位的主體內容，因此，信息篩選應該降低成本、保證效率、突出核心數據，加強現代計量、統計、計算機技術的應用，盡量以核心數據為主開發數字化模型，減少信息采集成本和數據冗余。比如國家綜合檔案館可以把主要全宗和涉及民生的利用頻繁的檔案數字化，滿足社會發展的需要。

2.信息有效共享與保密原則

信息共享要使信息得到有效的利用,但又不能被濫用。要滿足社會各方面的需要，服務于政治、經濟、文化建設，并逐漸擴大到基層社區，延伸服務領域，拓展系統功能。同時必須加強對個人隱私和商業秘密及檔案安全的保護。征集與共享的檔案信息內容應與提供單位和個人進行確認，核實利用范圍和保密內容，確保檔案信息采集和使用的途徑、動機、過程都合規、合法。

3.數據的公開與真實性原則

檔案信息化機構從數據庫的建庫目的、數據采集、處理、加工到對外提供利用等方面的政策、標準和程序，均應向社會公眾公布，確保檔案數據主體享有知情權。同時，必須保證檔案信息數據的完整、準確，要明確檔案信息數據提供主體、檔案數據庫建設主體的責任，及時刪除錯誤或不完整的數據，進行必要的更新。檔案信息利用者利用數字檔案信息做出不利于數字檔案信息提供者行為時，應履行對當事人的告知義務，防止數字檔案信息提供者因不準確的信息而遭受損害，方便數字檔案信息提供者對異議信息提出異議申請。

4.集中統一數據庫與地方部門數據庫相結合的原則

建立集中統一數據庫有利于在最大范圍內實現數字檔案信息共享，使用先進技術對數據進行整理和匹配。但在目前國家和地方以及系統部門檔案數字化管理平臺不統一、不完善的情況下，為了逐步推進檔案信息化的社會進程，應從各方面篩選重點數據，突出不同區域、系統、部門的特點，加強地方部門檔案數據庫的建設，從而為全面征集社會數字檔案信息、區分區域部門檔案信息化特點和實現各級數據交換打下基礎。

二、檔案數字化路徑的優化模式

按照檔案數字化路徑優化的基本原則，可以從信息的構成、信息篩選方法、信息質量保證與更新、信息區域化特點、確定數字檔案信息共享合理半徑等方面構建我國數字化檔案信息路徑的優化模式。

1.建立完善的信息構成體系

充分學習西方發達國家在數字化檔案信息篩選方面的理論和實踐經驗，在建立檔案信息數字化構成體系方面，結合我國實際情況，對檔案數據庫的內容、結構等進行統一標準化的設置，既強調國家綜合檔案館檔案數字化的重要性，又關注各專業部門檔案館的特殊性，同時也要認識到基層單位檔案室的普遍性。一方面，切實改變各方面檔案信息和數據不能互通共享的“信息孤島”局面，使各方面協調一致，避免條塊分割，對信息資源進行統一規劃，實現協同工作,特別是勞保、民政、計生等反映民生的檔案信息資源要盡快實現共享。另一方面，切實把握檔案信息篩選的必要性原則，避免檔案信息的過度采集引起成本增加以及對檔案安全保密方面的負面影響。

2.構建數字檔案信息篩選質量保證體系

檔案信息化的主要目的是實現全社會對檔案信息資源的共享，滿足社會發展的需要。因此，對信息的篩選必須準確、及時、完整，這是檔案數字化的生命線。建立地方統一的檔案數字化管理平臺，形成地方綜合性最高的數據庫，可以收集來自各個系統單位的檔案數據，為確保數字檔案信息的準確性、完整性、有效性、及時性和跨系統領域的一致性提供保障。隨著各地高度集中的綜合數據庫的逐步建立，要求在信息篩選過程中運用更先進的計算機技術進行數據更新、審核與校對，強化實體匹配、數據關聯、軟件同步等數據質量控制環節的操作，同時加強對基層電子檔案形成、積累、歸檔的規范化控制以及對電子檔案提供人的規范管理,確保數據的及時報送與更新。

3.充分運用數據挖掘技術

數據挖掘是通過自動或半自動的工具，對大量數據進行探索和分析的過程。按照檔案信息屬性的不同建立不同的類別，對新的信息進行特征描述，然后將其歸入事先確定的類別中。在某一類別的信息集合中，信息按照自身特征的相似性聚集在不同的子類別中，相似的信息分成一個子類別，差距較大的信息分在不同的子類別之中。如果不同類別中的子類別信息具有相似性或核心信息一致，則可以合并為一個子類別；如果核心信息不一致，是否合并要視全部信息的相似程度而定；如果兩個子類別信息完全沒有相似性，則不可以合并。通過一系列的數據挖掘過程，數據庫中的原始數據按照人們對信息的需求進行重新篩選、排列，把不在需求范圍之內的信息清洗掉,同時將有價值的信息按照需求形成更加合理的組合，有效提高數字檔案信息篩選的質量和效率。

4.科學地確定信息共享的合理半徑

信息共享半徑的設計目的在于既要使信息得到有效的利用，但又不能被濫用。首先，不同機構檔案數字化模式決定了不同的信息共享半徑。國家綜合檔案館為社會各方面提供服務，滿足全社會的信息需求。在信息共享方面，需要鼓勵基層單位檔案館(室）積極參與，并且遵循互利原則，為國家綜合檔案館提供電子檔案數據的基層單位有獲取數據信息的優先權。而企事業單位應充分考慮成本、效益原則，既為企事業單位內部提供檔案信息咨詢服務,也可以向地方檔案數字化管理平臺提供數據。法律規定的檔案信息使用范圍是基層單位最大的檔案信息共享半徑。此外，在檔案信息共享的區域半徑方面，應根據社會經濟發展和政務信息公開的需要，在最大范圍內共享數字檔案信息，使這些信息得到最廣泛有效的利用。

5.根據區域性特點進行信息篩選和共享

區域性檔案信息既可以指某個地區內的檔案信息，也可以指某個行業內的信息。隨著各地檔案數字化管理平臺的建立，數字化檔案館(室）的擴大，數字化管理平臺中的檔案信息己經不再僅僅局限于國家綜合檔案館、專業檔案館，越來越多的工商、金融、稅務、勞動等機關企事業部門檔案信息將納入地方綜合檔案數字化管理平臺。要把這些包羅萬象的檔案信息全面、完整地納入一個全國統一的數據管理平臺之中缺乏足夠的可行性，一方面數據庫的容量有限，處理如此海量的信息會嚴重影響系統的速度和效率；另一方面，一些檔案信息的區域性特征非常明顯，主要在某個地區或行業內發揮作用，盲目地全面共享會使數據庫建設成本大幅上升，同時帶來大量信息沉淀。因此，對于部分具有區域性需求的檔案信息,可以考慮在區域內進行篩選和共享。

6.從不同的層面加快地方檔案信息化機構發展

根據全國和地方經濟發展的實際水平和現實需求，積極探索地方綜合數字化機構的發展。一方面，推進地方檔案數字化管理平臺的形成，為建設全國性檔案數字化管理系統打下基礎，并根據地方經濟狀況、檔案信息化基礎,篩選區域性數字化檔案信息,分析區域性電子檔案特點，提供相應的檔案信息共享服務。另一方面，積極建立具有地方特色的檔案信息化服務機構，緊密結合當地市場需求，培育具有地方特色的檔案信息化中介服務機構，開展紙質檔案數字化、數據庫建設與維護、數字檔案信息專項成果等具有個性化特征的增值服務。這不僅是對建立覆蓋全國的檔案信息化服務體系的有益補充，而且能夠更好地發揮檔案信息在社會公用政務信息體系建設中的作用，是優化我國檔案信息化路徑的重要舉措。

參考文獻:

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