館藏優化與數字檔案館建設

胡永賀 崔鋒

摘要：筆者透過時下興起的數字檔案館建設，從中探索出進行館藏優化的聯系與契機，并在對館藏優化與數字檔案館的概念做出解析的基礎上，聯系數字檔案館與館藏優化，提出了館藏優化建設的途徑。

關鍵詞：館藏優化 數字檔案館

回首剛剛過去的“十一五”，我國檔案事業在法制建設、資源開發、服務利用、理論研究等領域均取得了顯著的進步，檔案工作的內外部環境得到了空前的改善與提升，但值得關注的是，在檔案事業取得快速發展的同時，依然暴露出了諸多不容忽視的問題，現代式發展難掩檔案管理精細化的缺失，因此館藏優化工作已被各界檔案機構提到辦事日程中。數字檔案館是信息時代的產物，數字檔案館的建設能夠有效提升檔案管理能力、資源開發能力與信息服務能力等，對館藏優化也能夠起到積極的推動作用。

一、館藏優化與數字檔案館概念解析

顧名思義，館藏是指檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。我國檔案事業的發展歷史源遠流長，而隨著時代的推進，現代信息技術廣泛應用于檔案工作中后，信息爆炸導致了檔案數量的急劇膨脹，傳統的檔案館藏管理方式遭遇巨大沖擊，因此，對館藏進行優化處理，保證館藏檔案的系統、完整、精致，是今后檔案工作中追求效益、效率最大化的必由之路。

“數字檔案館”是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，它是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。我國現有數字檔案館的建設，一般是以傳統實體檔案館為依托，通過信息技術的加工處理，影響并改變原有管理方式，提升檔案工作的內涵。通過數字檔案館的建設，能夠為檔案館藏的優化工作提供契機，為檔案工作精細化管理打開局面。

二、館藏管理過程中凸顯的問題

在傳統的檔案工作中，人們普遍將更多的注意力集中到安全保管上，近年來逐漸注重加強檔案信息資源的開發與利用，檔案工作的重心由保管向利用傾斜。館藏管理工作緊密結合檔案的內容與實體，對內容與實體的管理是現今檔案工作的薄弱環節，館藏管理過程中凸顯了以下幾點問題：

1.檔案收集難以達到完整、系統、精致

眾所周知，檔案能否收集完整、系統，事關整個檔案工作體系能否實現科學管理、方便利用，然而在實際工作中，檔案的收集成效往往難以達到預期目標，癥結大多出在歸檔制度落實難、監管乏力、檔案人員業務能力有限等管理層面。站在企業檔案收集工作的角度上看，《檔案法》、《國有企業文件材料歸檔辦法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等，均對檔案的收集工作做出了詳細規定與要求，能夠滿足收集工作的法律制度需求，但在制度的落實與執行過程中遇到了阻力。

我國檔案事業近年來取得了令人欣喜的進步，但不可否認的是，檔案工作在社會事業中的地位仍然偏低，社會檔案意識依舊薄弱，因此在實際檔案工作過程中，即便相關法律法規足夠健全，而沒有產生對檔案工作的足夠重視與一套完善的落實措施，檔案事業短時間內難以取得跨越式的突破。如在企業檔案收集過程中，檔案移交方往往做不到完全按照移交要求進行歸檔，即便能夠通過制度、商業合同等手段加以約束，移交方對檔案工作的被動配合不可避免地將收集工作質量打上折扣，倘若檔案接收方監管力度不夠、檔案人員業務素質達不到要求的話，收集工作更是難上加難。所以在收集工作中，需要檔案移交方尊重歸檔制度，主動按照規定辦事；檔案接收方應提高業務素養，加強監管力度、檢查準度，細心、耐心對待收集工作中的每一個細節，努力做到：“該歸檔的一個不少，不該歸檔的一個不多；歸檔入庫系統、完整，科學管理精致、優化。”

2.檔案鑒定工作遲緩與館藏壓力的矛盾

鑒定工作的內容有兩方面：一是甄別檔案的真假，二是判斷檔案的價值大小。

筆者在對日常檔案工作和社會檔案事業的觀察中發現，無論是國家各級綜合檔案館，還是企業檔案部門，對待鑒定工作大多是持過分謹慎、保守的態度。也就是說，檔案部門在檔案入庫后，通常將其視為“不動產”，不愿輕易剔除、銷毀已經喪失價值的檔案，要么對其視而不見，要么一而再地推遲銷毀計劃，而最終導致的結果是日益增長的館藏檔案數量與有限的館藏空間產生不可調和的矛盾。

3.分級與精細化管理缺失

檔案數量日益增多、結構日漸多元，從而要求針對檔案的管理能夠“因材施教”，實行分級管理，進而逐步實現精細化管理。分級管理，是指按照檔案的價值大小、實體保管狀況、載體類型等，分別采取適當的管理措施，最終達到投入產出比的最大化、珍貴檔案得到妥善保管的目的。在社會檔案工作中，快速發展容易忽視基礎工作中的細節，過分追求信息化、知識化等時髦標簽往往適得其反，只有踏實下來做精、做細，才能為日后的快速、穩步發展打下堅實基礎。

三、數字檔案館建設與館藏優化

數字檔案館的建設伴隨著現代信息技術的產生與發展應運而生。數字檔案館通過信息技術改變傳統檔案管理模式，創新檔案信息服務方式，對館藏優化提出了新的要求。

1.收集渠道拓寬、關口把嚴，檔案收集工作得到加強

近年來隨著辦公自動化的廣泛普及，電子文件海量產生，電子文件作為檔案的一種類型出現，直接推動了數字檔案館的發展，反過來數字檔案館的建設也為電子文件的科學管理探索創造了條件。數字檔案館可以實現在線接口批量實時歸檔、移交與接收方在線互動式歸檔以及傳統線下交接歸檔，檔案的收集渠道拓寬，同時在收集程序中，通過數字檔案館設置多層關口，嚴格把關收集環節，定期審校已接收檔案并督察未移交檔案，通過數字檔案館的建設，讓收集工作真正做到標準化、程序化，將檔案人員逐漸從基礎性工作中解放出來。

2.虛擬化存儲拓展館藏能力

館藏空間是稀缺資源，如果不能用發展的思想指導建設檔案館，很容易在不遠的將來陷入館藏壓力的困局。傳統紙質檔案占用空間大，加之近年來檔案部門逐漸增強了對檔案的集中保管，大量檔案移交到檔案部門，館藏壓力陡增。數字檔案館建立以后，電子文件取代紙質檔案成為館藏主體是未來的發展趨勢，而電子文件的一大優勢便是海量化存儲。通過建立電子文件存儲中心、電子文件異地異質備份中心，可以有效緩解館藏壓力，為檔案的安全保管開拓了新思路。

3.數字檔案館通過線上與線下流程化操作推動鑒定工作

一般數字檔案館會在線操作各項檔案工作，鑒定工作告別以往書面申報審批的途徑，采取了在線提交鑒定請求、在線審批，同時結合線下鑒定小組會商的方式，高效高質地定期、不定期開展檔案鑒定工作。應用鑒定工作在線程序的好處在于，通過預先設置既定程序，保障鑒定工作的合理性，責任明確，同時有利于檔案人員及時上報鑒定請求，做到“早發現，早處理”，激活館藏管理工作。

4.精細化管理是數字檔案館推動館藏優化的最終目標之一

館藏優化是數字檔案館建設的過程性目的，最終使各項環節做到精細化處理才是其最終目標之一。反思為什么檔案事業在社會各項工作中沒有得到應有的地位和重視，在筆者看來，最主要的原因不是出于檔案工作是非主流、支柱性產業，而在于現有檔案工作的水準很難實在地為社會創造令人矚目的直接或間接經濟、社會效益。但筆者同樣相信，通過建設數字檔案館，做到精細化管理，將檔案人員從繁瑣的基礎工作中解放出來，投入到創新信息服務、打造知識寶庫、建設文化殿堂中去，檔案事業的春天就不會遠。

作者單位：燕山石化檔案管理中心

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