淺談我國人事檔案管理工作改革的新設想

李國民

摘要：時下，我國人事檔案管理改革唯有從現代管理理念、管理制度、運行體制、管理效能等方面進行必要的及時調整，順時而謀、因應而變，才能適應我國實行人才強國戰略的現實需要，積極順應現代新型人力資源對人事檔案管理工作的最新要求。基于此，我國當前人事檔案管理工作改革的重點，就必須要更新觀念、創新方法，要利用現代管理學知識提出新設想、新思路與新方法，這從根本上決定著我國人事檔案管理工作能否邁上新臺階并是否能煥發出新的生機。

關鍵詞： 人事檔案管理 新設想 新方法

一、吸收并創設新的管理理念

當前，我國人事檔案管理工作改革的重點應首先放在管理理念的更新上，管理理念能否得到更新直接決定著管理制度能否得以調整、管理方法能否得以改善，也直接影響著我國人事檔案管理工作改革的發展方向。那么，我國人事檔案管理工作改革要從管理理念上進行變動，必須徹底拋棄從前的嚴管和秘管思路，放開管理機制中的內在張力，滿足現代檔案管理服從社會化的總要求。事實上，人事檔案管理的目的在于實際利用，提高人事檔案管理的科學化旨在服務于人才強國戰略及其未來發展。只有堅持這樣的現代化、社會化、信息化、網絡化的管理理念，才能成功指導整個人事檔案管理工作實現新突破，使其更好地服務于我國人力資源開發的根本需求。①在這種現代新理念的引領下，我國人事檔案管理工作推行改革必須擴大現代管理視野，從原有狹隘的為各個具體單位進行人事管理服務的管理理念，拓寬到為社會化、大眾化服務的綜合管理理念上來，要充分利用現代網絡系統和多媒體工具整合綜合信息，總體上反映人事檔案中個人成長經歷、歷史能力增長與現實能力拓展等各方面的人才信息。要從根本上做到這一點，我國現代人事檔案管理改革就要求，真正實現人事管理和檔案管理的內在銜接，變秘密的、嚴格的約束管理為服務大眾和社會的整合管理、寬松管理。這種寬松管理服務的對象不再是本單位、本部門、本地區的人事管理和單位內人員的發展調配，而是使之更能夠在未來的發展中朝向社會化的全方位服務變革，使得與之相關的部門、行業與地區的人事管理及相關人員的發展，都能從中得到綜合化利用。

二、建立健全新的管理制度

我國人事檔案管理工作為適應人才強國戰略的整體性需求和科學疏導人才流動的實際需要，積極應對人事檔案管理工作社會化、信息化、公開化、網絡化、大眾化對傳統檔案管理方式與方法所帶來的諸多挑戰與質疑，必須從根本上改革現行多年的人事檔案管理的基本制度，盡可能吸收現代人事檔案管理工作的新理念、新思想，做好制度創新。總體上要建立并實行領導負責、分工合作、權限明晰、共同監督的現代人事檔案管理制度，只要具備相應的管理權限，在人事檔案管理工作上都應取得利用人事檔案信息的基本權利，只有這樣才能滿足當前我國社會化人力資源管理發展趨勢對人事檔案信息綜合利用的總體要求，在全面實施人才強國戰略的今天，在制度上確保實現對人才合理流動與綜合利用的當代需求。另外，我國人事檔案管理制度上的變革要處理好保密性與公開性的關系，擺脫套在人事檔案管理工作頭上多達幾十年的以保密為重點的舊思路，將制度管理建立的重點落實到綜合利用、合理開發這一層面上，人事檔案利用制度的改革目的在于明晰，人事檔案信息的利用更多的是針對本人和被授權人的合理利用，在個人隱私及其安全性方面仍然要按照保密法的需求，達到現代人事檔案管理工作的開放與保密的統一。

三、選擇科學化、現代化的新方式

總的看來，現行的我國人事檔案管理工作仍舊帶有濃厚的計劃經濟及其條塊分割的弊端，這也決定了我國人事檔案管理工作改革勢在必行。舊的人事檔案包袱沉重、繁復瑣碎，而且個人信息在所屬單位內逐級流動，檔隨人動，一檔囊括，內容陳舊、信息老化，人事檔案管理改革就是要改變這種檔隨人走、包羅萬象的舊方式，利用現代化科學性管理理念，建立人檔適當分離、人事檔案信息用于社會化服務的新方式。②即建立健全人事檔案管理的分級、分段、分層管理的新模式、新體制，這種新形式就是要充分發揮人事檔案管理服從服務于我國現代人才發展這一根本需求，服從服務于人才強國戰略的整體性需求和科學疏導人才流動的實際需要，充分利用現代信息技術、網絡技術打破死板的統得過死、條塊分割的人事檔案管理舊模式，將載體管理、信息管理與社會管理、綜合管理有機結合起來，找到秘管與利用兩全其美的新形式。就是要利用現代網絡技術和信息傳媒的高新技術使人事檔案信息盡可能活起來、動起來，在各個方面服務于國家對人才信息的綜合性利用。

四、確保管理工作的新效率

人事檔案管理不能只是重視人事信息的收集整理、鑒定編目等日常工作，這是普通管理員的基礎性工作，需要有人去做而且一定要做好，但是，它只是現代人事檔案管理的一種工作而非所有工作，而且也不是最重要的工作，如果忽略對人事檔案信息資源系統化的編研工作和對現代網絡技術的綜合利用、全面開放工作，就失去了人事檔案管理的當代社會價值及其戰略性意義，就會直接影響人事檔案信息全面綜合利用的社會效能。我國當代人事檔案管理在對人事檔案的編研與開發過程中，要盡可能做到重點突出、有的放矢、點面結合、拓寬范圍，為了做到服從服務于人才強國戰略的整體性需求和科學疏導人才流動的實際需要，人事檔案信息員的管理一定要圍繞人員結構合理調整，重點引進與深度培養相結合，配置好、使用好本單位、本部門的科技信息管理與檔案管理人員，使之熱愛本職工作、具備科學管理頭腦，深入研究人事檔案管理工作如何服從服務于人才強國戰略的整體性需求和科學疏導人才流動的實際需要，研究如何綜合利用人才信息全面服從國家建設、如何提高現代管理人事資料的編研工作和提高利用效率，從保護人事檔案原件的精準性上和提高利用率上下功夫，要在加強人事檔案管理信息化、綜合化、現代化、社會化上下功夫，研究如何建立人事檔案數據庫的信息管理系統、社會服務系統、網絡平臺系統，科學實施人事檔案靜態管理與動態管理相結合的工作流程，利用計算機、傳真機、復印機、掃描儀等現代設備和技術手段，將人事檔案資料信息整理、輸入、編碼、儲存、處理、開發、利用，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料或者電子形式，立足實現人事檔案信息資源紙質文本與數據格式文本并存歸檔，同時管理。③

注釋：

①倪麗娟.完善檔案信息資源開發模式的思考[J].檔案學通訊,2006(6).

②張桂珍.關于高校人事檔案工作改革的設想[J].河北科技圖苑,1998(1).

③陸瀅.對人事檔案管理改革的思考[J].經濟與社會發展,2005(9).

作者單位：河南大學民生學院