數字出版企業版權信息管理系統的構建＊

◎ 王志剛

數字出版企業是否能不斷成長，從根本上取決于企業版權業務的運營。而數字出版企業版權業務的戰略化運營，不僅需要版權組織、版權制度和版權文化等層面的有力支持，還應同其他知識產權企業一樣構建相應的信息管理系統以提供技術支持，實現數字出版企業的版權獲取、開發和保護等業務的信息化，進而提升企業版權業務的運營效率和預期收益。

一、我國版權信息管理系統的基本情況

隨著傳播技術的進步，版權管理數字化也已提上日程。在政府層面，中國版權保護中心版權登記管理信息系統已經于2009年3月正式啟用，初步實現了著作權登記申請和登記業務辦理的網絡化。①這個系統具有在線填報、登記受理、審查、審批、發證、公告等功能，該系統啟用后，申請中國版權保護中心目前所負責辦理的各種著作權登記，如軟件著作權、軟件轉讓和專有許可合同、作品著作權登記、著作權合同備案、著作權質押合同等，均可采取在線填報的方式申請登記。此外，全國首個省級版權綜合服務信息平臺于2010年8月在南京開通，門戶網站江蘇版權網為江蘇省版權業打造了一個集版權登記、版權保護、版權鑒定、盜版監管、版權交易、版權執法和軟件正版化推進為一體的版權綜合性服務平臺。②而在企業層面，數字出版企業為提高其版權保護水平和版權管理效率，必須構建科學的版權信息管理系統。而符合數字出版生產要求的版權信息管理系統就是將版權信息的收集、儲存、檢索、查詢、傳播實現數字化、網絡化、系統化，從而保證這些信息的即時性及增值功能。版權信息化管理意味著數字出版企業版權管理的現代化，能為企業版權業務管理提供必要的技術支持。

二、 數字出版企業版權信息管理系統的作用

版權信息管理系統的最大特征就在于將版權的日常管理以數字化的形式展現，因此，相比傳統的版權管理而言，版權信息管理系統能夠促進數字出版企業版權信息的快速獲取和充分共享。

1.版權信息資源的快速獲取

數字出版企業對版權信息資源的獲取，除版權工作人員通過人際交流方式主動獲取外，通過版權信息管理系統進行自動甄別與獲取也是一種重要的輔助方式。目前開發的許多企業知識產權信息管理系統不僅建立了企業內部知識產權資源庫，而且與外部許多知識產權中介平臺實現了網絡連接。一方面可以即時向知識產權中介平臺發布企業待售知識產權資源，另一方面，系統也能自動按照企業的需求對信息進行過濾、分類和收集,并且按照企業各部門的針對性需求及時將信息傳送給相關部門負責人,從而提高了時效性。在國內版權信息管理領域，一些規模比較大的版權信息管理中介平臺已經建立，如北京國際版權交易中心等已經成為版權交易的重要市場,中國版權保護中心委托太極公司開發的“著作權集體管理信息系統”已經在國內得到廣泛應用。數字出版企業版權信息管理系統的建立與完善將實現與這些版權代理平臺的數字化對接，保證版權信息傳播的時效性，推進數字出版企業版權引進和版權貿易業務的快速發展。

2.版權信息資源的充分共享

版權信息管理系統解決了信息發布和接收的傳播障礙，從而確保企業內部能夠實現必要的版權信息資源共享。在版權信息發布方面，傳統出版企業采用的開會、散發文件及印發書籍等手段不僅發布成本較高,而且版權信息內容的傳播速度、數量、更新等方面受到很大制約。而數字出版企業版權信息管理系統則能有效解決這些問題,大大降低版權信息發布成本。在版權信息接收方面，版權信息管理系統解決了地域、時空、人際等方面的查閱障礙,即只要存在信息需求，版權信息需求者就可以在其權限范圍內迅速通過系統找到自己需要的各種版權信息。這樣就可以提高企業版權信息傳播質量和企業版權業務管理效率,有效地發揮版權資源在企業中的生產力作用。

在沒有版權信息管理系統之前,因為信息交流傳播不暢，容易造成版權信息的孤島狀態。所以當出現遺忘或人員流失等情況時，企業版權信息也就喪失了呈現的機會與可能，也就不能轉變為顯性知識,積淀為企業的版權財富。版權信息管理系統能夠改變版權信息的孤島狀態，使員工或部門的版權信息從隱性轉變為顯性，進而實現信息共享,使得數字出版企業對于個別部門或員工的過分依賴性降低,從而避免企業因某些版權管理人員出走而陷入業務困境。

三、數字出版企業版權信息管理系統的構建

數字出版企業版權信息管理系統的構建目標在于實現版權管理的信息化,推進企業版權管理業務的快速、準確與充分共享，因此，一個科學的版權信息管理系統應該具備版權登記管理、期限管理、綜合檢索等功能，并能根據國家法律制度，進行方便靈活的設定，自動計算各種期限日期。具體而言，數字出版企業版權信息管理系統的構建應該具備以下功能模塊。

1.版權信息數據庫

版權信息數據庫的構建是數字出版企業版權管理信息化的前提，因此數字出版企業的版權信息數據庫在內容構成和技術支持等方面都應具備較高的標準。

在內容方面，數字出版企業版權信息數據庫不僅要完全涵蓋企業已有版權資源信息，而且要根據企業戰略發展需要，建立版權資源數據儲備。其具體表現形式可以包括簽約作者信息數字化、作品數字化等等，將這些作者和作品的信息加以整合，即建立數字出版企業最基本的版權信息數據庫。除此之外，伴隨企業發展戰略的逐步實施或轉型，數據庫的信息接觸面也應有所拓展，符合本企業出版特征要求的作家、作品以及權利歸屬等信息也應擴充到企業版權信息數據庫中，以備企業領導和相關專業人員參考。

在技術方面，數字出版企業應建立多媒體信息數據庫以支持版權的多元化開發。這就意味著數字出版企業的版權數據庫不僅要涵蓋傳統的文字版本，而且要支持大文本、圖片、聲音和視頻等多媒體數據。隨著數字傳播技術的不斷發展，媒介融合在出版領域也得到不斷體現，隨著iPad等各種便攜式終端閱讀器的不斷涌現，純文本的圖書市場吸引力實在有限，而支持大文本、圖片、聲音和視頻的讀物將逐漸引領市場。因而數字出版企業有必要在版權信息數據庫建設過程中注意多媒體化。此外，在技術上還應解決數據庫的合理擴充問題。數據資源的增加，除了企業專業版權管理人員定期予以更新外，還應全面支持員工自建庫，即數字出版企業版權數據庫除保持對基礎數據表的支持外，擴展支持員工根據工作需要自建的數據庫。這種擴展數據庫的建設能夠使員工自行將獲取到的國內外版權信息數據導入自建數據庫中，經過版權工作人員把關后，即可成為企業內部公共版權資源，由此進一步增強企業版權資源數據庫的容量儲備。

2.強大的檢索統計功能

檢索功能是信息管理系統的必備功能，版權信息管理系統同樣要強調強大的信息檢索功能，也就是說，版權信息管理系統應該提供先進的信息搜索引擎，支持海量信息的集中管理與快速檢索，具有查詢不同類型的數據源、準確分詞、快速返回結果以及支持海量數據的并發訪問能力。具體到數字出版企業，通過版權信息管理系統則應能夠查詢到與目標版權相關的業務信息，如作者個人信息、作品出版信息、權利歸屬信息、稿酬支付信息、作品銷量信息等等。檢索功能的完善是提高版權信息管理工作效率的重要法寶，因此，在構建數字出版企業版權信息管理系統時，應在建立豐富的版權信息數據庫的基礎上，建立快速反應的檢索系統，以適應數字出版企業版權管理信息化的需要。

此外，對檢索得來的數據信息進行統計分析能為版權工作者的業務決策提供數據支持。如通過相關信息的檢索，版權信息管理系統對單位內部版權業務所涉及到的簽約量、費用、資助、獎勵以及法律狀態等進行統計，對版權數量整體或某一時間范圍變化趨勢、部門或管理者的版權保護能力等方面進行分析，為數字出版企業版權戰略決策提供準確、詳細的資料。在此基礎上，版權信息管理系統還應提供可自定義的統計報表工具，支持普通列表、組合報表、明細報表、分組報表、交叉報表等多種報表類型，并能夠提供多種數據統計分析圖表（如柱狀圖、餅狀圖等），以便于數據檢索人員進行直觀分析。

3.準確的期限預警功能

版權業務既涉及法律問題，也涉及商業合作問題。法律需要嚴謹對待，而商業合作需要誠信為本，因此，守時守信地完成版權約定是企業打造版權文化，開拓版權市場的重要原則。而在版權信息管理系統中，期限預警功能的嵌入能進一步加強企業對合同等約定的遵守和執行。例如，版權信息管理系統的注冊用戶可以根據版權業務需要，設置各種約定期限的提前預警時間。每當用戶登錄后，版權信息管理系統就會自動根據當前用戶權限及設定提醒用戶近期需要及時處理問題的各種期限，如樣書給付期限、版權登記費繳納期限、稿酬支付期限等。此外，這類期限信息的提醒不僅可以在登錄后出現，也可以由系統自動生成一些短消息，經過設置后通過網絡平臺以手機短信或電子郵件的方式發送給相關版權工作負責人，防止因疏忽大意導致的期限耽擱。結合強大的版權信息檢索功能，版權工作人員能夠隨時把握各種期限及業務狀況，確保不遺漏任何一個期限，避免造成損失和不必要的麻煩，從而提升版權業務工作效率。

4.合理的內外網集成

目前幾乎所有的數字出版企業都建立了內部局域網保證信息的有效溝通，同時企業相關信息的網絡發布與傳播也得到了重視，很多數字出版企業也建立了自己的官方網站宣傳形象、推銷產品和提供售后服務。這些自動化系統大大提升了出版業務效率。而版權信息管理系統與數字出版企業內部辦公自動化系統平臺集成，能夠實現企業內部版權信息的無障礙溝通，讓企業日常工作更有效率。而與外部網絡的有效連接既有助于企業及時發布相關版權信息，又能獲得企業外部版權市場對相關信息的及時反饋。因此,版權信息管理系統的構建與使用應努力追求與企業內部局域網和企業外部網站充分集成，以保證企業版權業務信息的及時獲取與快速發布。

圖1 版權信息管理集成系統結構圖③

版權信息管理系統與數字出版企業內外網的集成系統邏輯可以參照圖1來進行設計。在數字出版企業內部網絡，工作人員可以根據自己的權限通過局域網應用服務器訪問版權資源數據庫，由此獲得自己所需要的信息。在內網與企業外部網絡之間有一道防火墻，既能保護企業版權數據庫服務器免遭外界攻擊與破壞，也能對內部網絡的數據外發起到過濾與監督作用。在企業外部網絡中有一臺專門的Web服務器，除提供企業的宣傳、銷售和售后等網絡服務外，還能設立版權信息發布數據庫以便于外界用戶的訪問。而版權信息的發布則以網頁界面的形式與廣大客戶見面。在這個集成系統中，內部工作人員能夠快速訪問版權資源數據庫獲得最新數據，同時也能將自己取得的版權信息以自建庫的形式發至數據庫服務器，經專業負責人員檢查后予以入庫存檔。而在外部網絡設立版權信息發布數據庫能更有效地傳播企業待售版權資源信息，擴大企業的版權運營能力。

5.嚴密的安全機制

對于數字出版企業而言，版權是市場競爭的有力武器，因此版權信息管理系統在提升企業版權管理效率的同時，還要建立嚴密的安全機制。為防止外部用戶對企業版權資源秘密信息的竊取，版權信息管理系統在與外網集成過程中要采用嚴密的防火墻。此外，企業泄密現象也常常會由于內部人員工作不嚴謹或不負責任而出現，因此在與數字出版企業內部網絡充分集成的基礎上要增加嚴密的權限控制。如數字出版企業內部用戶只能訪問自己權限范圍內的系統數據、文件資料，超出權限則需要相關領導批準并獲得暫時口令后才能進入系統。除此之外，版權信息管理系統還應建立安全日志功能，對用戶操作時間、IP、操作內容等進行記錄、跟蹤，實時監督，一旦發生泄密則可根據自動生成的安全日志定位相關責任人。

目前，版權管理系統在出版企業的應用非常有限，隨著數字出版的發展，版權管理的數字化會逐漸成為出版企業需要面對的問題。日后版權管理系統在數字出版企業的版權獲取、開發和保護，以及提升企業版權業務的運營效率和預期收益等方面會發揮越來越大的作用。

注釋：

① 中國版權保護中心著作權登記管理系統正式啟用[EB/OL].http://www.gov.cn/gzdt/2009-03/04/content_1249788. htm,2009-03-04.

② 譚松枝.江蘇版權信息平臺在寧開通[N].新華日報，2010-08-27.

③ 參照中國版權保護中心著作權集體管理系統IT168應用系統結構圖繪制