物資供應鏈管理信息系統物資信息編碼體系設計與應用

張 輝，王西雁ZHANG Hui,WANG Xi-yan

（1.中國航天科工飛航技術研究院物資供應站，北京 100074；2.北京動力機械研究所，北京 100074）

(1.Material Supply Station of Third Research Institute of CASIC,Beijing 100074,China;2.Beijing Power Machinery Institute,Beijing 100074,China)

1 物資供應鏈管理信息系統對物資管理信息編碼的需求

隨著信息技術的發展，供應鏈管理的現代化越來越多地借助信息化，供應鏈管理信息系統實施成敗的關鍵在基礎數據。供應鏈管理信息系統只有在數據準確、完整、及時的情況下，才能發揮作用，否則可能帶來致命的錯誤，最終導致實施失敗。基礎數據是供應鏈管理信息系統運行的根基，而建立基礎數據的前提則是一定要有信息編碼技術的支撐。信息編碼就是給事物或概念賦予一定規律性的易于人或計算機識別與處理符號的過程，代碼是表示事物或概念的易于計算機和人識別處理的一個或一組有序的符號。

物資供應鏈管理信息系統涉及供應商、顧客與企業本身，包含采購、運輸和配送、保管、搬運、包裝、流通加工、庫存管理、成品的保管和配送、物流信息處理等所有業務環節，所有這些過程的信息交換都要通過代碼運算來實現。與物資管理相關的編碼技術在供應鏈管理信息系統中占有越來越重要的地位，已經成為物資管理信息共享與集成的核心要素之一。面對如此復雜眾多的代碼，需要研究科學的物資管理信息編碼技術，而物資管理信息編碼技術的頂層策劃應該是構建物資管理信息編碼體系，沒有科學的物資管理信息編碼體系，就難以運行如此復雜而眾多的代碼。

2 物資管理信息編碼體系架構

物資供應鏈管理信息系統涉及的編碼主要有物資編碼、供方編碼、顧客編碼、計量單位編碼、庫房編碼、交貨方式編碼、貨幣編碼、付款方式編碼、資金來源、檢驗方式編碼、單證編號、員工編碼等，以及后續物流技術進步和發展所涉及的條碼等。

2.1 按代碼維護方法構建編碼體系

物資管理基礎信息編碼按代碼維護方法分為動態維護代碼、固定代碼和登記性編號三類。

動態維護代碼是指需要制定編碼規則，并編碼和動態維護的物資管理基礎信息代碼，主要包含：物資代碼、供方和顧客代碼、倉儲貨位代碼等。如，編寫 “物資代碼”，首先要制定物資編碼規則或標準，配備編碼人員，確定編碼流程，然后一物一編碼，物資編碼的數量大頻次高。

固定代碼是指需要制定編碼規則并按預知的信息一次性給出代碼的物資管理基礎信息代碼，主要包含：庫房代碼、計劃完成狀態代碼、檢驗狀態代碼、檢驗方式代碼、檢驗結論代碼、不合格品處理方式代碼、交貨方式代碼、結算方式代碼、資金來源代碼、貨幣代碼、付款方式代碼、發票類型代碼等。如，編寫 “庫房代碼”，首先要制定庫房編碼規則或標準，確定編碼流程，然后把已知的庫房一次性給出代碼，一般情況代碼不再改變，增加庫房時再增加新編碼，但編碼的數量少頻次低。

記錄性編號是指需要制定編號規則，并按規則記錄物資管理基礎信息的代碼，主要包含：采購計劃編號、物資管理流轉單據編號、合同編號等。如，給 “入庫單編號”，首先制定入庫單編號規則或標準，一般編號后幾位符號是流水號，一張入庫單給出一個流水號，流水號可由程序生成。

按以上代碼維護方法構建的物資管理基礎信息編碼體系如圖1所示。

2.2 按供應鏈的過程和用途構建編碼體系

物資管理基礎信息編碼按物資供應鏈的過程和代碼用途分為物資編碼、機構編碼、單證編碼、位置編碼、物流過程狀態編碼、財務編碼和識別編碼等。

物資編碼包含物資分類代碼以及構成物資代碼屬性的計量單位代碼等。

機構編碼包含供方、顧客與企業本身的代碼和部門、人員代碼。

單證編碼主要是供應鏈管理過程中所需的各種表格的編號。

位置編碼主要是庫房和貨位編碼，也可以包含區域代碼。

物流過程狀態編碼主要是業務過程、狀態或方式的分類代碼。

財務編碼主要是與財務有關的資金、結算、貨幣、發票等各類代碼。

識別編碼主是指條形碼等自動識別代碼的編碼。

按物資供應鏈的過程和用途構建的物資管理基礎信息編碼體系如圖2所示。

2.3 兩種物資管理基礎信息編碼體系的比較

按代碼維護方法構建的編碼體系方便管理人員和編碼人員掌握編碼的頻繁程度，分清哪些編碼頻次高，哪些編碼數量有限，可以一次完成，哪些編碼只需制定編碼規則，由計算機自動按編碼規則生成代碼。這種編碼體系便于策算和統計編碼的工作量，合理配備編碼資源。

按物資供應鏈的過程和用途構建的編碼體系，能把供應鏈管理信息系統涉及的所有編碼考慮周全，減少遺漏，有利于全面構建編碼體系。

2.4 復合型物資管理基礎信息編碼體系

把以上兩種方法結合在一起構建編碼體系，不但便于管理，還能保證編碼的全面性，是比較好的編碼體系構建方法。把代碼進行條碼化也可以實現識別編碼。復合型物資管理基礎信息編碼體系如圖3所示。

3 物資管理基礎信息編碼的實施

物資供應鏈系統物資管理基礎信息編碼體系的實施步驟和方法如下：

3.1 策劃和制定編碼體系表

編碼體系表是指導編碼工作的總體思路，應根據企業的自身需求和實際情況制定適合本單位的物資管理基礎信息編碼體系表。

3.2 制定編碼規則或標準

設計了編碼體系后，研究科學的編碼方法，結合企業自身特點和需求制定物資管理基礎信息編碼規則或編碼標準。編碼規則或編碼標準是編碼的依據。

3.3 成立編碼機構

大型企業的物資管理基礎信息代碼，多則上百萬條，少則幾十萬條，為了防止不同部門和人員對于編碼規則理解和掌握的偏差，需要有專門人員和機構去完成編碼工作。可以設立編碼中心，負責編碼工作，以避免不同人對同一事物編碼理解差異的現象。也可以由編碼中心制定物資管理基礎信息編碼規則或編碼標準，以便更好地做到 “寫我所做，做我所寫”。

3.4 制定編碼管理規定或編碼工作流程

按編碼規則和標準進行編碼過程是很復雜的，應該開發編碼程序，避免一物多碼和重碼。動態維護性代碼編碼時，首先由使用單位從現有的物資管理基礎信息代碼庫中查找，現有代碼庫中已有的，直接選用；代碼庫中沒有的，由使用單位按照編碼規則編寫一個新的物資代碼，然后把代碼申請信息提交物資編碼中心審核。編碼中心進行合規性審查，若發現編碼問題，且編碼人員能改正的，更改后發布，并把更改內容告知編碼申請單位；編碼人員審查發現不能確定的問題，把問題反饋給編碼申請單位，由申請單位查實后再次提交申請；編碼問題出現爭議時，提交物資編碼專家判定。通過審查后，由編碼中心發布代碼并補充到物資管理基礎信息代碼庫中。物資編碼、供方編碼、顧客編碼等動態維護性代碼的申請和發布應該通過編碼器 （編碼信息系統）進行操作。開發基于B/S結構的編碼系統，具有編碼查詢、申請、生成、維護功能，并與物資供應鏈管理信息系統同步集成，還可以多人同時協同工作，是實現規范編碼的一種較好的途徑。動態維護性代碼編碼基本流程見圖4。

計量單位編碼、交貨方式編碼、貨幣編碼、檢驗方式編碼等固定代碼按編碼規則或標準由各單位提出需求申請，編碼中心通過審查后發布，也可由編碼中心在供應鏈管理信息系統后臺物資管理基礎信息代碼庫中直接發布和維護。

庫房編碼、采購計劃編碼等記錄性編號按編碼規則由使用單位自行管理和維護，多數情況是由計算機自動生成的。

3.5 代碼維護

物資代碼在使用過程中，遇到代碼差錯和重碼，為不影響正常業務或供應鏈管理信息系統的業務準確性，由編碼中心采取 “停用”處理。已經 “停用”的代碼，只要在供應鏈管理信息系統流轉的，原數據不作任何改變，但后續業務就禁止再選用已經“停用”的代碼。確實需要修改的代碼屬性 （如，同一事物有兩種表示方法，需要改為

更準確的表示方法），修改后不影響供應鏈系統數據準確性和業務正常運行的，由編碼中心統一修改。

4 結 論

物資管理基礎信息編碼技術是供應鏈管理信息系統建設和運行中一項十分重要的支撐性技術，只有科學設計編碼體系，制定編碼規則或標準，建立編碼機構，規范編碼流程，實時完成新增物資基礎信息代碼申請和發布，并規范維護已有物資基礎信息代碼庫是確保供應鏈管理信息系統正常運行的基礎，也是保證物資數據準確、可統計、可共享、可交換的必要條件。以上研究為供應鏈管理系統及相關信息系統的實施與應用提供參考。

[1]張輝，趙金毅.航天企業物資編碼方法與結構研究[J].航天制造技術，2010(3):56-59.