質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)檔案工作的一些具體做法

■文/李 琴

基層質(zhì)監(jiān)局作為直接面向廣大鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的基層行政部門，日常工作中積累了大量第一手執(zhí)法資料，從長遠(yuǎn)看，這些檔案資料對本局和相關(guān)外單位都具有寶貴的利用價值。但是，目前大多數(shù)基層質(zhì)監(jiān)局由于人手緊張、工作量大等原因，檔案管理的規(guī)范化、信息化建設(shè)還存在很多不足，沒能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。在此謹(jǐn)結(jié)合筆者所在的無錫市錫山質(zhì)監(jiān)局2011年申報江蘇省五星級檔案室的相關(guān)工作，談?wù)剻n案管理的一些具體做法。

1.領(lǐng)導(dǎo)充分重視，人員經(jīng)費有保障。我局領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的理解和大力支持是檔案工作得以開展并延續(xù)、升級的第一要素。在完善檔案管理器具和管理設(shè)施配置等方面，努力為檔案工作創(chuàng)造良好的條件，先后為綜合檔案室配備了金屬密集架13列、防磁柜、計算機、打印機、數(shù)碼照相機、掃描儀、復(fù)印機、滅火器、溫濕度計等專用設(shè)備。綜合檔案室?guī)旆棵娣e30m2、閱檔室25m2、辦公室30m2，實現(xiàn)了辦公、閱檔、庫房三分開，并且在新辦公樓重新設(shè)計裝修了榮譽室，使全局檔案管理的硬件設(shè)施配置更加齊全。同時配備1名專職檔案管理人員，各業(yè)務(wù)部門還設(shè)有6名兼職檔案管理員，在區(qū)檔案局的協(xié)助和指導(dǎo)下，有效地承擔(dān)起了本局的檔案管理工作。

2.檔案分類科學(xué)，收集整理有序。我局按照省質(zhì)監(jiān)局下發(fā)的檔案分類方案，根據(jù)我局實際開展的業(yè)務(wù)，制訂了科學(xué)合理的檔案分類方案，建立了如查借閱制度、鑒定銷毀制度等檔案管理制度。檔案室負(fù)責(zé)對機關(guān)各項工作中形成的文書、會計、照片、基建、實物等檔案統(tǒng)一管理，同時對各業(yè)務(wù)部門的檔案管理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。每年對本局檔案立卷歸檔工作做出計劃安排，各科室及時移交業(yè)務(wù)檔案、文書檔案等，按期完成歸檔任務(wù)。我局從2011年初開始，聘請錫山區(qū)檔案館退休專業(yè)人員，對庫藏所有檔案、資料案卷質(zhì)量進行4次全面清理：會計檔案按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，全部進行拆卷重裝，重新按照憑證、賬冊、報表類別組卷，調(diào)整文件排列順序；業(yè)務(wù)檔案如組織機構(gòu)代碼檔案等進行全面清查補遺，全部入檔上架，無一遺漏；照片檔案補寫有關(guān)說明,時間上延續(xù)；通過這一系列的工作，使得庫藏的檔案案卷質(zhì)量有了明顯提高。

3.逐步推進信息化建設(shè)。我局于2003年開始啟用單機版檔案管理系統(tǒng)進行對各類檔案的登記、查詢、歸檔，并明確了歸檔電子文件的種類，便于管理和利用。同時，自2010年起，使用無錫市錫山區(qū)檔案館的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，全面啟用數(shù)字檔案館進行歸檔，建立了室藏全部檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫及重要紙質(zhì)檔案的全文數(shù)據(jù)庫。收發(fā)文直接登記入檔案系統(tǒng)，計算機管理。長期、永久檔案已全部掃描，掛入檔案系統(tǒng)。歸檔的電子文檔真實、完整、有效。檔案系統(tǒng)采取了殺毒軟件、權(quán)限設(shè)定等安全措施。另外，在業(yè)務(wù)檔案信息化方面，自2008年起，我局全面實現(xiàn)組織機構(gòu)代碼業(yè)務(wù)檔案電子化工作，實現(xiàn)了全部組織機構(gòu)代碼歷史材料的電腦即時查詢功能，極大地方便了業(yè)務(wù)工作。

4.開發(fā)利用卓有成效。為了發(fā)揮檔案的利用效果，加強檔案編研，我局編制了各類檔案目錄和《干部任免索引》、《機構(gòu)演變索引》、《先進集體（個人）索引》，檔案查借閱、利用、檔案活動臺賬，編制了《質(zhì)量監(jiān)督簡報匯編》、《發(fā)文匯編》、《質(zhì)量法律法規(guī)匯編》等匯編材料，方便了局內(nèi)和局外的查借閱和參考。我局還注重檔案的編研工作，除了編寫大事記和組織沿革外，我們還根據(jù)本單位的實際需要，參考原有的檔案材料，經(jīng)過認(rèn)真加工整理，編寫了《質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》為業(yè)務(wù)工作服務(wù)；同時，通過對檔案數(shù)據(jù)的整理、提煉，并結(jié)合我區(qū)產(chǎn)業(yè)的特點，我局還編寫了《錫山區(qū)質(zhì)量分析》、《錫山區(qū)重點產(chǎn)業(yè)現(xiàn)狀分析及發(fā)展調(diào)研》等深層次編研材料。