民辦高校實驗室信息化管理模式的構建

林 春，張 堯，邵雅斌

（黑龍江東方學院 電工電子教研室，黑龍江 哈爾濱 150086）

當前我國高校的實驗室建設進入了一個新的建設階段，隨著建設速度和投入力度的加大，購置教學科研儀器設備的資金逐漸增加，如何管好、管活儀器設備，充分發揮其使用效益和經濟效益，是實驗室管理者必然面對面的重要課題。如何運用現代計算機信息技術，對高校實驗室進行科學的信息化管理、提高工作效率和管理水平，已經成為高校實驗室管理工作亟待解決的課題之一[1]。

1 民辦高校實驗室信息化管理存在的問題

1）目前的實驗室管理信息化管理模式比較落后，實驗室設備管理、實驗課排課、采購決策等信息的管理，都是手工操作。沒有實驗室信息管理系統來輔助管理實驗管理中心的日常工作。

由于學校的發展和學科之間的滲透，難以對實驗室信息進行有效管理，導致信息滯后、失真，使主管部門難以及時有效地了解實驗室現狀，影響科學的決策。 主管部門只能靠實驗室人員定期的統計、上報、匯總來掌握實驗室相關信息，而實驗室的信息是一個動態的數據，因此通過這種方式得到的數據總是滯后，也使實驗室人員頻于統計，應付上報，嚴重干擾了實驗室人員的本職工作。

實驗室管理著各自的設備信息，彼此獨立，互不相通，造成了一邊儀器閑置，一邊儀器急需使用的現象，使儀器設備不能充分發揮使用效益。傳統管理方式的約束，學生與實驗室管理者之間缺少有效的溝通，造成大多數實驗室不能滿足教學計劃之外的實驗要求，不僅降低了儀器設備的使用效率，也不利于學生綜合素質的鍛煉提高。

2）沒有從全生命周期、過程管理的角度從事儀器設備管理由于依賴傳統的手工管理，儀器設備的管理工作普遍比較混亂。從設備管理來講，應該有儀器設備技術資料登記表，記錄儀器設備購置時間、型號、價格、放置位置、廠家等資料，需要建立相應數據庫。實驗室管理中心在購買設備時，就建立相應的設備儀器登記表，記錄設備的型號、價格，在哪個實驗室等。實驗室經常拆分、合并、搬移，在進行實驗室改造時，設備位置變更，而登記表上不進行改動。為了充分利用設備，實現資源共享，一個實驗室的設備，經常搬到另一個實驗室，而在登記表中也沒有體現設備的移動。時間長了，設備登記表就不能準確地反應儀器設備的情況了。每當設備資產發生閑置、出借、借進、丟失等活動時，對于實物信息要監控其整個生命周期，也就是要通過轉化為文獻信息的形式監控其從開始建立到最終報廢的全過程，最行之有效的辦法就是建立相應的信息采集表。比如通過建立實驗設備卡片和設備明細表，建立實物信息的初始檔案；通過建立設備維修記錄和使用情況登記表，監控實驗設備、耗材的使用情況；通過建立實驗設備損耗情況登記表，監控實物信息的消失[2]。

3）報廢儀器設備、破損儀器設備、低值品管理不規范從設備管理來講，報廢設備應該有登記，也需要建立相應數據庫。我校不能再用的打印機、微機、語音室設備等，就搬到倉庫里，沒有很好的管理，沒有進行報廢登記。管理者無法精確掌握自有資產的狀況，這就影響其對實驗室承擔教學實踐任務能力的分析。

低值品管理不規范，學校實驗中心每學期都買鼠標、鍵盤、光驅、硬盤、插排等低值品。統一購置后，就填寫一張入庫單。學校各部門需要就來領，填寫一張出庫單。而對入庫單和出庫單從來沒人來整理，數目是否對上，也沒人來統計。

4）能配合教務處、各學部完成實驗教學任務，手工排實驗課表，但不能使課程安排更優化。

從以上實驗室管理存在的這些問題可以看出，要使實驗室管理更加規范化、科學化，提高實驗室管理水平，必須要實現信息化。堅持以信息化帶動實驗室管理標準化、規范化，最終實現現代化實驗室管理。

2 民辦高校實驗室信息化管理采取的措施

要實現實驗室信息化管理必須要做到以下兩個方面：

1）優化實驗室管理業務流程 針對學校實驗室信息化管理存在的問題，實驗室的管理模式進行重組優化，優化實驗室管理的業務流程，不僅要改造單項任務的業務流程，還要對不同任務之間的銜接進行優化，以促使各項任務更加高效地完成。實驗室管理業務主要有采購決策管理、實驗項目管理、設備管理等。采購決策管理包括新建實驗室管理、購買設備管理等。實驗項目管理包括實驗課排課、學生實驗課預約等，對這些業務模塊進行優化[3]。

2）建立實驗室信息管理系統 通過優化實驗管理業務流程，建立實驗室信息管理系統。通過實施管理信息系統，提高實驗室的管理水平，使實驗室管理業務規范化、信息化，如設備管理信息化、實驗項目管理信息化、采購決策信息化等。

3 優化實驗室管理業務流程分析

我校實驗中心實驗室管理業務主要有采購決策管理、設備管理、實驗項目管理等。采購決策管理包括新建實驗室管理、購買設備管理等。實驗項目管理包括實驗課排課、學生實驗課預約[4-5]等。

3.1 優化采購決策管理業務流程分析

采購決策業務流程：學部負責實驗室管理的老師，或專業主任教授，根據實驗室的需要，提出設備購買計劃，包括設備的名稱、型號、生產廠家、價格等信息。由學部統一匯總，報到學院的實驗中心，實驗中心的負責人根據開課計劃和學生人數等信息，論證是否有買設備的需要，沒有一定的使用率，或其他學部也有該設備且該學部設備不經常使用，就不買該設備，需求論證沒通過。

圖1 采購決策業務流程圖Fig.1 Purchase dicision service flow chart

如果需求論證通過，且設備總額＜5萬元，不通過招標辦招標購買設備。由實驗中心負責采購，學部配合實驗中心完成采購、設備的驗收等工作。

如果設備總額＞5萬元，要通過招標辦招標，實驗中心根據學部提供的設備型號、設備廠家等信息，向各廠家設備代理商發出設備報價單，各廠家設備代理商給實驗中心報設備最低價，招標辦要求至少3家以上代理商參與報價，由實驗中心匯總各代理商的報價單，準備好材料報到招標辦，由招標辦組織開議標會議，實驗中心、學部、招標辦、財務處、學校領導共同參加會議，開會討論購買設備方案。購買方案確定后，由實驗中心負責實施購買方案，學部配合實驗中心完成設備的購買。

3.2 優化設備管理業務流程分析

設備管理業務流程：設備儀器管理以全生命周期、過程管理的角度來進行管理。儀器設備的管理，從建立基本技術信息、設備的使用、設備的變動到設備的維修、設備的報廢，以生命周期的思想，從事儀器設備的管理。

在購買設備時，建立相應的設備儀器登記表，記錄設備的型號、價格、廠家等，并把設備儀器的基本信息資料錄入到計算機的數據庫中。當設備位置變更，設備借出、歸還等，要在設備儀器登記表和數據庫中進行紀錄，隨時記錄設備的變動情況，進行動態管理設備和儀器，設備的變動，都在數據庫中體現，用信息化模式來管理設備。

設備儀器發生故障，把設備的故障現象、故障分析、故障糾正等維修信息，都記錄下來，形成維修記錄。

圖2 設備管理業務流程圖Fig.2 Device management service flow chart

設備儀器報廢。管理員根據設備的使用情況、當前狀況、維修記錄，確定設備儀器是否有維修的價值，是否能滿足實驗教學的需要。如果，不能滿足教學需要，向學校提出報廢申請，領導批準后，進行報廢登記，并進行報應處理。

4 建立實驗室信息管理系統模式

通過優化的實驗室管理業務流程，建立實驗室信息管理系統模式。

4.1 實驗室信息管理系統體系結構設計[6-8]

體系結構是描述實驗室管理信息系統構成的宏觀框架，是系統運行的總體結構，如圖3所示。

圖3 實驗室信息管理系統體系結構Fig.3 Laboratory information management system arhitecture

4.2 實驗室信息管理系統功能設計

實驗室信息管理系統主要由系統管理、實驗室設備管理、實驗項目管理、采購決策管理和綜合查詢5個功能模塊構成[9]，如圖4所示。

系統功能模型，它包括系統管理、實驗室設備管理、實驗項目管理、采購決策管理和綜合查詢等5個功能，各功能之間相互聯系、相互配合。其中系統管理平臺管理部門、人員以及權限等信息，它能夠通過分級權限對全系統進行安全控制；設備管理模塊管理實驗設備的相關信息，生成設備帳、耗材使用和庫存單和各種資產管理表等；實驗項目管理模塊，根據設備綜合信息及實驗室開課任務生成實驗任務信息，根據學生信息和實驗情況生成學生成績，綜合實驗任務信息和實驗預約制定出實驗計劃表；設備管理、實驗項目管理模塊生成的數據、信息、報表都能夠在綜合查詢模塊中獲取，該分系統可滿足系統使用人員對所關心的信息進行查詢和統計的需求[10]。

圖4 系統功能結構圖Fig.4 Function of system structure diagram

5 結束語

實驗室信息化管理模式堅持以信息化帶動標準化、科學化，最終實現現代化的思路。通過推動信息化進程，建立完善的綜合管理信息系統，利用計算機的輔助管理將管理者從繁雜的手工勞動中解放出來，推進實驗室的管理模式走向現代化，促使實驗室各項任務順利、高效地完成。

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