檔案信息數(shù)字化及檔案信息資源的開發(fā)與利用

曾嶸

隨著現(xiàn)代信息化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷深入，在全球范圍內(nèi)掀起了以計(jì)算機(jī)為代表的數(shù)字化革命。對(duì)檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)條件進(jìn)行論述的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息資源的開發(fā)及利用方式進(jìn)行了較為詳細(xì)的論述，以期通過這種方式來提高對(duì)檔案信息的利用程度。

一、引言

隨著現(xiàn)代信息化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷深入，在全球范圍內(nèi)掀起了以計(jì)算機(jī)為代表的數(shù)字化革命。數(shù)字化是指以數(shù)字技術(shù)為特征，但是并非等同于數(shù)字技術(shù)，只有將數(shù)字技術(shù)得到人們的廣泛認(rèn)同及大量的推廣應(yīng)用之后，才能出現(xiàn)廣泛的數(shù)字化。我們現(xiàn)階段還處于一個(gè)數(shù)字化的初級(jí)階段，而這時(shí)的檔案管理工作就是要將過去的所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的處理，為以后的數(shù)字化時(shí)代做好前期準(zhǔn)備。尤其是隨著全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加劇，各國之間的經(jīng)貿(mào)和科技文化方面的交流日益頻繁，同時(shí)我國的電子商務(wù)和電子政務(wù)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，在這些過程中產(chǎn)生了海量的數(shù)字化文件。對(duì)這些電子文件進(jìn)行收集、管理具有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理完全不同的方式，加快對(duì)檔案的數(shù)字化管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面的開發(fā)，以最大可能的方式和手段來滿足各個(gè)用戶的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享一直是檔案管理工作者所面臨的主要問題。

二、檔案資源的數(shù)字化

1.檔案信息資源的數(shù)字化必須穩(wěn)步推進(jìn)。檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的一項(xiàng)必然要求。在檔案資源的數(shù)字化過程中應(yīng)該預(yù)先定好一個(gè)進(jìn)行檔案數(shù)字化的目標(biāo)與計(jì)劃，然后根據(jù)當(dāng)前的人力、物力及財(cái)力等外部條件的綜合情況，以優(yōu)先搶救最有價(jià)值的檔案為基本原則，分批次的對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。在對(duì)需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案進(jìn)行處理的過程中，檔案的選擇應(yīng)該具有典型性與代表性。同時(shí)，實(shí)施具體的數(shù)字化時(shí)，要制定一個(gè)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行規(guī)范。

同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該積極的與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門相協(xié)作，共同開發(fā)紙質(zhì)檔案的掃描系統(tǒng)、音頻和視頻檔案的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及檔案縮微轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，對(duì)不同載體的檔案提出不同的轉(zhuǎn)換要求，按照不同載體檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換要求將實(shí)物檔案經(jīng)過轉(zhuǎn)換之后進(jìn)行保存，確保處理之后的文件數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性。

2.加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。現(xiàn)有電子文件的歸檔工作是檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。當(dāng)前，各個(gè)檔案管理部門所采用的軟、硬件系統(tǒng)，檔案管理類軟件的數(shù)據(jù)庫不盡相同，導(dǎo)致各種檔案的文件格式多種多樣，容易出現(xiàn)相互不兼容、數(shù)據(jù)不能共享的后果。因此，檔案管理部門應(yīng)該制定一套嚴(yán)格的電子文件歸檔程序，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一、高效的電子文件數(shù)據(jù)收集、轉(zhuǎn)換平臺(tái)，以更好的滿足社會(huì)需求。

三、檔案信息資源的開發(fā)與利用

1.積極構(gòu)建起一個(gè)資源豐富、功能齊全的資源信息數(shù)據(jù)庫。國家檔案局所頒發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中就明確指出應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息的建庫和入網(wǎng)工作，尤其應(yīng)該將各地的檔案數(shù)據(jù)庫納入到當(dāng)?shù)氐碾娮诱?wù)及信息港當(dāng)中去。這明確的給我國新時(shí)期數(shù)字檔案庫的建設(shè)工作指明了方向。因此，在檔案信息資源建設(shè)的過程中要充分的發(fā)揮出資源的優(yōu)勢(shì)作用，將電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作為首要的任務(wù)加以重點(diǎn)開展。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案部門網(wǎng)絡(luò)信息資源及檔案信息資源建設(shè)的核心部分。在對(duì)之進(jìn)行建設(shè)的過程中，應(yīng)該根據(jù)當(dāng)?shù)氐木唧w情況采取揚(yáng)長(zhǎng)避短的方式，結(jié)合國際、國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在一定的時(shí)間內(nèi)集中人力、物力和財(cái)力，以電子政務(wù)平臺(tái)作為依托，構(gòu)建起一個(gè)資源豐富、功能齊全的檔案綜合數(shù)據(jù)信息庫。例如，檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等。

2.建立布局科學(xué)的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是在數(shù)字信息時(shí)代進(jìn)行檔案資源信息傳遞與利用的重要陣地。為了確保檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)以及檔案信息資源的共建、共享，各個(gè)檔案管理部門應(yīng)該積極的和當(dāng)?shù)卣疁贤ǎ怪谥贫娮诱?wù)計(jì)劃時(shí)將數(shù)字檔案館的建設(shè)納入到規(guī)劃當(dāng)中，進(jìn)行統(tǒng)籌管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的科學(xué)布局。首先，可以以省級(jí)檔案部門作為核心建立起省級(jí)間的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)，這樣既能保證省級(jí)數(shù)字檔案館的建設(shè)及省級(jí)數(shù)字檔案館間信息的交流，同時(shí)還能確保省級(jí)部門間信息的橫向交流；其次，可以在省級(jí)數(shù)字檔案館網(wǎng)下依照行政區(qū)劃來逐層建立起下屬的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)，采用內(nèi)部的OA系統(tǒng)進(jìn)行部門間的集成，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理及規(guī)劃。

3.采用檔案管理創(chuàng)新，形成檔案資源開發(fā)利用的內(nèi)在動(dòng)力。從本質(zhì)上來講，檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，資源的利用率及利用效果是檢驗(yàn)服務(wù)工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。在檔案資源的開發(fā)和利用過程中，要在檔案管理制度、管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)機(jī)制以及檔案管理人員的支持培訓(xùn)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，以滿足檔案工作的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的需求，從內(nèi)部形成資源開發(fā)的動(dòng)力，提高檔案的開發(fā)和利用效率。

結(jié)語

檔案信息化建設(shè)及信息資源的利用時(shí)一項(xiàng)頗為復(fù)雜的工作，檔案管理工作應(yīng)該抓住信息化建設(shè)的這個(gè)機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化，為深度的利用和開發(fā)檔案資源提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳煒.檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用[J].科技進(jìn)步與對(duì)策, 2006（23）.

[2]高雪紅.檔案信息數(shù)字化進(jìn)程給檔案工作帶來的問題及探討[J].機(jī)電兵船檔案,2010（4）.

（作者單位：廣東省高速公路發(fā)展股份有限公司）