淺談科技工作程序對科技檔案管理的作用和影響

李麗鑫

具有專業性、成套性、現實性、種類和類型多樣性等特點的科技檔案，可以為企業的生產發展和技術創新提供信息服務，是一種潛在的生產力，其在企業經營管理、生產建設、科研創新活動中的地位與作用越來越重要，因此，做好科技檔案的開發、利用與管理是十分重要的。

一、引言

科技檔案是具有保存價值的科技文件材料經過歸檔轉化而來的歷史記錄，其不僅具有情報、知識儲備、依據憑證功能，而且具有促進生產力發展和提高經濟效益的功能。目前，社會對科技檔案信息的普遍需求，使得科技檔案愈發受到人們的重視，且具有廣闊的市場。為更好地獲得知識信息，做好科技檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、編研等開發與管理工作，是科技檔案研究者和工作者應重點研究和思考的問題。

二、科技檔案的管理

科技檔案業務管理包括科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、開發利用六個方面工作，其中，開發利用是科技檔案工作的根本目的，收集、整理、保管、鑒定統稱為科技檔案工作的基礎業務，開發利用依賴于基礎業務工作，并檢驗其工作質量，而基礎業務的目的則是維護科技檔案的完整、準確、系統、安全，為科技檔案的開發利用創造條件；另外，統計工作是一種監督手段，是對其他各環節工作的信息反饋。

三、科技工作程序對科技檔案管理的影響

科技工作程序是科技檔案產生的母體和形成的基本線索，特定的程序產生特定的科技檔案，因此從科技檔案管理的角度看，科技工作程序會影響到科技檔案管理的全過程，只是這種影響的隱顯程度不同罷了。

1.科技檔案形成規律是對科技工作程序抽象反映。我國著名檔案學者霍振禮先生認為“科技檔案是人們在科技活動過程中有意識形成的，但它是從屬的，受科技工作的邏輯程序所制約。其一，隨著科技工作的進程而形成相關的文件材料；其二，科技工作邏輯程序，決定了科技檔案的有機聯系或因果關系。這一結論，也是科技檔案形成的基本規律”。科技檔案的形成規律是科技檔案管理學的基本理論之一，為此，應透過這些具體程序，抽象出科技文件、乃至于科技檔案的形成規律，進而依據科技檔案的形成規律來研究科技檔案管理的理論與方法。

2.科技工作程序影響到科技文件歸檔時間的選擇。選擇科技文件的歸檔時間首先必須考慮的就是科技工作程序，不同的科技項目，其工作程序必然不同，產生的科技文件歸檔時間也會不一樣。歸檔時間過早，必會干擾科技業務部門的業務工作；歸檔時間過晚，會出現部分文件丟失、載體損壞，甚至造成失密、泄密事件的發生，因此，科技業務部門和科技檔案管理部門須密切協商、認真研究，無論面對怎樣的復雜對象都應研究其工作程序，進而選擇合理的歸檔時間，做到既不干擾業務部門的工作，又能保證歸檔科技文件的質量。

3.科技工作程序是對科技檔案的案卷組織的依據。科技檔案是科技工作的直接記錄與反映，作為一組具有有機聯系的科技文件集合體—科技檔案案卷，也必須反映出科技工作發生、發展的進程及每一環節的進行狀況。科技工作程序在一些具體的環節中往往按照專業和結構劃分為許多更小的程序或環節、組織多頭進行，因此，對科技檔案的案卷進行組織，就是將在相關的科技工作子程序(表現為專業或結構)形成的科技文件組成為一個或多個案卷，所以說，科技檔案案卷的組織必須依據科技工作程序也是理論與實踐的必然。

4.科技工作程序是檢查歸檔科技文件質量的標準。科技文件總是伴隨著科技工作的進行而形成，特定的工作程序產生與之對應的科技文件，而科技檔案的完整性、準確性與系統性是從歸檔科技文件那里直接繼承而來的，因此，科技檔案部門必須依據科技工作程序對歸檔科技文件的質量狀況進行檢查。

四、加強科技檔案管理的措施

1.提高科技檔案管理認識。科技檔案管理的好壞，將直接影響到企業的生存與發展，影響到企業技術改造、技術創新的成敗，影響到企業產品開發、挖潛增效。鑒于其具有如此重要的地位和作用，科研人員和管理人員必須對之予以高度的重視，提高科技檔案的管理意識，只有將科技檔案的評審、鑒定、報獎同驗收其完整性、系統性等情況同步起來，并把所完成或所管理的科技檔案情況作為其考核指標，才是行之有效的措施。

2.處理好保密與開發關系。實現科技檔案信息服務的根本目的在于擴大科技檔案的利用范圍，實現科技檔案信息資源的廣泛利用，但要注意科技檔案的保密性、時效性。雖然隨著經濟社會全球化的發展，科技檔案信息的秘密性和秘密時段不斷縮小，但仍要在保證科學技術機密安全的前提下，采取內外有別，積極、主動開發科技成果信息資源以促進經濟發展的同時，及時按上級有關規定做好科技檔案的降密、解密工作。

3.不斷提高科技檔案質量。科技檔案是進行科研的重要依據，是科研活動的必要條件。從上文論述科技檔案管理的基本定義中，我們可以看出，其已不僅僅局限于科技材料整理、分類、保管的過程，而應列入研究課題、科研計劃和成果管理的工作之中。因此，科技檔案工作者必須做到熟悉檔案材料，對每個項目檔案的形成、整理現狀及相關項目之間的有機聯系心中有數，并定期進行檢查與核對，避免遺漏。

五、結語

科技檔案是在科技、生產活動中直接形成的，具有保存價值的科技文件，而做好科技檔案的開發、利用、管理，是一件大事，其是一個可創造經濟價值的工作，我們應充分利用有利的內外部環境，使科技檔案成為知識經濟的戰略性資源之一。

參考文獻：

[1]胡凡珍,李桂山.科技檔案的價值與作用[J].山東冶金,2002(3).

[2]宗培嶺.對科技檔案形成規律與科技檔案工作規律的探討——兼與〈科技檔案的形成規律〉一文商榷[J].檔案管理,1997(1).

（作者單位：哈爾濱華人素質教育研究所）