外事出國業務管理特點與技巧

□ 文/趙璐

外事出國業務管理特點與技巧

□ 文/趙璐

外事工作是一項政治性、政策性、紀律性很強的工作，“外事無小事，外事無小節，外事辦實事，外事成大事”。

隨著我國改革開放的不斷深入，經濟全球化的趨勢越來越明顯，我們的國際活動日趨頻繁，外事出國業務管理工作的重要性顯得越來越重要。

外事出國業務管理的分類

外事出國管理業務根據具體工作流程可分為五大類：出國（境）立項審批、因公護照辦理及管理、因公出國（境）團組簽證辦理、外事教育工作、因公出國（境）相關費用核算。

出國（境）立項審批工作主要是指對因公出國（境）立項報告進行審核，確認立項報告中的出國人員、前往國家、停留時間、費用支付方式等主要內容是否填寫完整、清晰。

因公護照辦理及管理工作主要是指核實因公出國（境）人員的護照持有情況、收取并制作申請辦理護照人員的護照材料、及時收繳因公出國（境）任務結束人員的護照、將護照按照姓氏拼音排序存放保管、定期核查本單位護照的庫存情況等。

因公出國（境）團組簽證辦理工作主要是指如前往國家為簽證互免或在境外辦理簽證的國家，外事部門需要出具出境證明、聯系出國（境）團組提供相關簽證材料、為因公出國（境）團組辦理出國（境）手續、定期核查本單位因公出國（境）團組簽證的持有情況等工作。

外事教育工作主要是指為首次出國（境）人員進行外事常規培訓、為赴境外項目長期工作（30天以上）的管理人員和操作人員提出海外防恐安全培訓申請。

因公出國（境）相關費用核算工作主要是指審核出國（境）費用一覽表的項目金額與原始票據金額是否一致、是否提供外幣匯率，核算外幣補助與報銷單據，核算無單據報銷金額，出具《出國（境）外幣報銷單》等工作。

外事出國業務管理的特點

外事出國業務管理工作要堅持“誰主抓誰負責，誰派出誰負責，誰審批誰負責，誰帶隊誰負責”的原則，切實加強責任落實。具體工作特點體現為：

出國立項審批的嚴格性。為加強對因公出國人員的出國審核關，外事部門統一編制了《因公出國(境)任務請示報告》，審核、審批責任人名冊，對出訪任務的必要性、報批材料的真實性、行程安排的合理性等從嚴把關。在審批工作中，堅持實事求是，對黨政干部出訪審批從嚴，對一般性考察團組審批從嚴，對雙跨團組審批從嚴。

一是要有明確的公務目的和實質性內容。各類因公臨時出國、赴港澳（以下簡稱因公出國）團組都要根據經濟和社會事業發展的需要確定出訪任務，必須做到有明確的公務目的和實質性內容。以經貿為主的團組不僅要有具體項目，而且要確定任務指標和完成任務的措施。友好城市及其他友好交流訪問團組要堅持對等、互利、講求實效的原則，把友好交流的著眼點放在促進經濟和社會事業發展上，避免形式主義。培訓團組應以專業技術培訓為主，以優秀年輕干部的中長期培訓為主，嚴格控制一般性培訓團組。參加國際會議要符合國家有關規定，有實際收效，對于無實質性內容的各種研討會、洽談會及類似活動，不予批準。出國考察必須是為了解決本地區本部門經濟、社會發展或業務工作中的重大問題，而又必須是借鑒國外經驗和做法的項目，禁止一般性及重復性考察活動。

二是要根據工作需要派遣。因公出國人員必須根據工作需要安排，不能搞照顧出國、輪流出國。黨政干部特別是領導干部出訪，要與其公職身份相稱，同一項目不得由多位領導或不同的單位重復出訪、洽談。出訪費用要嚴格按財政渠道列支，不得接受國內企業或境外中資企業資助出國。凡與出國任務無直接關系、不主管相關業務的領導干部，一律不得借故出訪。凡可由較低級別人員完成的任務，不得派較高級別人員出訪。凡可由專業人員完成的任務，不得派非專業人員出訪。不得參加以營利為目的的雙跨團組，出國費用不得超出國家規定標準。因公出國人員必須具備完成出訪任務的相應條件，經貿人員應熟悉業務和前往國家（地區）的情況，具備相應的外語和業務談判能力；考察、培訓、參會人員應專業對口、熟悉情況，具備相應的素質和水平。

三是要堅持小而精的組團原則。團組結構要合理，同一單位、同一部門的主要領導，原則上不得同團出訪或同期分別率團出訪同一國家和地區。人員要精干內行，路線要合理。

四是要注重出訪效益。因公出國執行公務，必須注重經濟和社會效益。出訪前，要根據出訪任務要求，充分做好各項準備工作。出訪中，要根據出訪計劃安排，努力做好各項工作，嚴格遵守外事紀律，圓滿完成出訪任務。回國后，要認真搞好總結，寫好出訪報告，報業務主管部門和出國審批管理部門，并盡快落實所談項目，鞏固和擴大出訪成果。

出國手續辦理的高效性。為有效保障出國人員在既定時間內順利出境，外事部門要統一編制《出國材料準備提醒通知單》，在接到出國請示報告批復意見后，第一時間將出行人員的護照持有情況、簽證持有情況、計劃出行國家簽證辦理所需材料清單等信息通知團組負責人和全體出行人員，提醒出行團組盡快準備材料，保證辦證時間。

要編制《出國手續辦理進度通知單》，分別在材料提交、送辦材料和領取簽證3個節點向團組負責人和全體出行人員及時反饋證件辦理情況，提高效率，便于團組合理安排最終出行時間。

要完善各種臺賬，建立長期有效簽證臺賬，特別是要將持有美國、加拿大、委內瑞拉、英國等國長期簽證的人員情況進行匯總，為人員出行安排提供信息支持。

外事教育培訓的嚴肅性。為了進一步加強因公出國（境）管理工作，增強境外內派人員的政治紀律、組織紀律、保密紀律、外事紀律，增強外事專辦員的業務水平，外事部門要嚴格執行外事培訓制度。培訓工作主要包括：首次出國人員培訓、常規國別外事培訓、海外防恐安全培訓。

針對首次出國人員，外事部門要統一編制《境外內派人員必須遵守的若干紀律暫行規定》、《因公出國（境）人員教育材料》、《員工出行指南》等相關外事培訓制度，并由外事專員統一詳細宣講。

針對常出入境的國家和地區，修訂出入境須知，包含各國（地區）的飲食習慣、宗教、禮儀、禁忌以及相關海關規定，并由外事專員對出國團（組）統一詳細宣講。

針對赴境外項目長期工作（30天以上）的管理人員和操作人員，統一安排參加海外防恐安全培訓。

外事出國業務管理人員應具備的素質

首先，具備堅定的政治立場、優秀的道德品質。外事出國業務管理人員具備良好的政治素養，是外事工作健康、和諧、可持續發展的前提與保障。外事出國業務管理人員要具備認真、嚴謹、細致、準確、及時、踏實的工作作風。

其次，具備過硬的業務技能。因公出國（境）工作要求外事出國業務管理人員熟練掌握因公出國（境）審批和管理的相關政策與規定，嚴把政策關和程序關；熟練掌握因公出國（境）的簽證知識，具備過硬的業務技能；隨時更新知識結構，緊跟國家發展動態，提高綜合業務素質和駕馭外事工作的能力。

再次，具備全局意識、服務意識。第一，外事出國業務管理工作者要從國家發展和企業發展的高度出發，提高服務水平。加強對外事工作的統籌協調和科學管理，努力把管理與服務有機地結合起來，在加強涉外法制建設、完善各項外事管理規定、堅持依法行政的同時，不斷提高管理水平和服務質量。第二，增強服務意識。一是為國家總體外交服務，做好重要代表團來訪的接待保障工作，樹立良好形象，擴大對外影響。二是為企業發展服務，做到管理服務并舉，尤其是因公出訪等窗口部門要把管理融于日常的服務工作中，細化服務措施，提高服務水平，本著“雙贏”和“互利互惠”的原則，多建立一些合作項目。要利用已有的外事資源，結合企業“走出去”的需要和國家的總體規劃，在地域、對象的選擇上做長遠謀劃，逐步加大對外投資與合作的深度和廣度。

作者單位：中國石油寰球工程公司