信息化時代背景下企業檔案管理的地位與作用

徐憬祎

（中航工業航空動力機械研究所，湖南 株洲 412002）

信息化時代背景下企業檔案管理的地位與作用

徐憬祎

（中航工業航空動力機械研究所，湖南 株洲 412002）

在信息技術高速發展的大背景之下，企業檔案部門面臨前所未有的機遇和挑戰，基于檔案物質實體雙重構成理論，文章揭示出檔案管理工作的內涵發生的深刻變化，闡述企業檔案部門應該在企業活動中發揮更加重要的作用。

信息化時代；企業檔案管理；地位與作用

在信息技術高速發展的今天，企業檔案管理工作面臨巨大的挑戰同時也面臨前所未有的機遇，一方面，傳統的檔案管理工作模式已經完全不適應當今企業發展需要，保持傳統工作模式的檔案機構將被企業弱化同時阻礙企業的發展；另一方面，信息技術的發展給檔案管理在企業中確立重要地位提供了技術條件，企業檔案機構將滲入到企業的各個層面，為企業服務，從而成為企業的靈魂。本文試圖對當今檔案管理的現狀進行分析，并在此基礎上從檔案學理論入手，逐步確立信息時代企業檔案在企業活動的中的地位和作用。

（一）企業檔案管理的現狀分析

在信息技術高速發展的大背景之下，隨著企業市場化改革的深入和國內外經濟環境的變化，企業管理對檔案信息的迫切需求與檔案管理模式的陳舊以及信息資源開發手段的落后之間的矛盾越來越突出，從而造成企業檔案工作備受冷落，無法發揮應有的作用，主要表現在以下幾個方面：

1.觀念落后

從企業決策部門來看，對檔案部門在企業中的地位認識不足，錯誤地認為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業帶來直接的效益，從而不愿意投入加強檔案部門建設。

2.職能弱化

從檔案部門自身來看，有重藏輕用的傳統，將大部分精力放在收集、鑒定、整理、保管等業務上，注重保管企業的歷史記錄，忽視積極主動地為企業的現實工作服務。

3.硬件管理水平低

從企業各個部門來看，隨著信息化技術的普及，電子文件大量涌現，在檔案工作信息化程度低的情況下，對檔案管理部門的依賴程度逐漸降低，造成大量電子文檔的歸檔和管理的缺失，最終結果是使企業各個部門缺少了交流的渠道，使企業變得如一盤散沙。

綜合以上企業檔案管理的問題，觀念落后是主要的原因，沒有充分認識到檔案工作在新的歷史時代的重要性，從而缺少對檔案部門的投入，使檔案部門人才資金缺乏，起不到企業檔案部門在企業活動中的核心作用。

（二）檔案學結構理論中檔案的新內涵

為了找到信息化時代檔案工作新的內涵，我們從檔案學理論為起點來探討。

1.檔案的結構理論

石滸攏在《檔案哲學》一書中，將“結構”方法引入了檔案學理論，使 “檔案的結構”作為檔案屬性、功能和本質的認識基礎，但他只是應用“結構”方法分析了檔案工作系統。2004年劉新安教授撰文提出了“檔案物質實體雙重構成”的檔案結構認識，使檔案的物質結構實在地成為了檔案認識和檔案學理論研究的課題。

2.檔案物質實體雙重構成

檔案物質實體雙重構成是對檔案物質結構的一種嶄新認識，其主要觀點是：檔案是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”共同構成的。無論是“文件實體集合”，還是“檔案歷史聯系的記錄”，它們都是檔案形成過程中所產生的物質實體:但此時單有“文件實體集合”或“檔案歷史聯系的記錄”都不能再構成完整的檔案。用公式表示即：

檔案＝文件的實體集合，檔案歷史聯系的記錄。

其示意模型如圖1所示。

圖1 檔案物質結構的模型

3.結構理論對傳統檔案管理的詮釋

在紙質檔案整理中，作為檔案的“文件實體集合”本身包含著“檔案歷史聯系的記錄”，雖然這種檔案物質結構非常簡單，但它的根本缺陷就在于，文件之間的歷史關系本身是多維的，雖然利用文件實體排序能夠記錄文件之間的歷史關系，但由于文件實體只能進行線性排序的特征，所以它只能一維地記錄文件之間的歷史關系。

4.結構理論對信息化時代檔案管理的詮釋

“檔案物質實體的雙重構成”發現電子檔案不但是物質的實體，而且是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”兩種物質實體構成的物質，由此充分證明了電子檔案也是物質的實體，使電子檔案阪依了“檔案是物質實體”的傳統認識。事實上，只要我們試圖消除對電子檔案物質屬性的疑惑，在這個過程中遲早都會發現“檔案物質實體的雙重構成”的存在。因為電子檔案只能以物質實體雙重構成的形式存在。

（三）時代檔案管理工作新思路

基于以上檔案結構理論，檔案工作在信息化時代的內涵必將在信息技術的逐漸成熟發生深刻地轉變，從而給企業檔案工作提出新的思路。這些轉變主要發生在以下幾個方面：

1.工作的重心從實體向信息偏移

基于檔案物質實體雙重構成理論形成了“檔案實體管理”和“檔案信息整理”兩個檔案管理活動整合而成的二元檔案實踐體系。

在傳統檔案整理實踐中，檔案的實體整理顯得尤為重要。所謂“檔案實體管理”是以檔案實體集合為對象所形成的檔案實踐，“其管理的結果涉及到檔案實體物理位置的變化”。而實際上，檔案實體管理是對檔案的一個物流控制過程。在傳統手工條件下，對紙質檔案的整理是一種利用文件實體的排序，記錄文件之間歷史關系的技術實踐。也就是說，在傳統檔案實體整理實踐中，包含著對“文件之間歷史關系”的“信息處理”，“檔案實體整理”和“檔案歷史聯系的信息整理”是渾然一體、同步進行的。我們根本無法將“檔案歷史聯系的信息整理”從“檔案實體整理”中剝離出來，成為兩個相互分離的實踐過程。因此，包含著“檔案歷史信息整理”的傳統檔案實體管理的地位高于檔案一般信息的整理實踐，成為傳統檔案整理實踐的關鍵。

以計算機技術為基礎的信息技術的發展給檔案整理實踐活動帶來了不小的挑戰。傳統檔案思想無法應對電子信息時代的檔案數字化問題，而檔案物質實體雙重構成理論這種思想，將“檔案歷史聯系的記錄”從“文件實體集合”中完全剝離出來，成為獨立存在的歷史信息，同時這一部分的檔案實踐也相應地從傳統檔案實體管理中分離出來，形成獨立的檔案歷史信息的整理實踐。檔案的實體管理活動不再包含檔案歷史聯系的信息整理，其地位必將有所弱化。在電子信息為基礎的檔案管理工作中，“檔案實體管理”工作較以前簡單了很多，文件實體進行排序只要保持“文件實體集合”的完整性和真實性，為日后的工作提供必要的、原始的憑證即可。而分離出來的“檔案歷史信息的整理”就顯得尤為重要，可以利用虛擬整理技術，對檔案的歷史聯系信息進行多維的整理，形成完整的歷史聯系的記錄，從而真實地反映檔案所記錄的社會實踐活動。這樣，以“檔案歷史信息整理”為核心的“檔案信息整理”將成為二元檔案實踐體系的核心。

相信檔案事業的關注焦點將很快從文件實體轉向文件的形成過程，從文件實體的整理、編目和保管轉向了解信息系統和形成者的相關文獻之間的有機聯系。

換言之，現代檔案實踐的重心將由“檔案實體管理”向以“檔案歷史聯系的記錄”為核心的“檔案信息整理”偏移。

2.整理原則從一維的來源原則向多維的歷史原則發展

在現代檔案學理論內核中，隨著檔案實踐的發展，檔案歷史聯系整理原則的內涵從來源原則發展為歷史原則。其原因如下：

傳統檔案整理主要體現在“實體整理”，是一種利用文件實體的排序來記錄檔案歷史聯系的工作，這種整理受文件實體排序的巨大約束，只能選擇“來源”特征作為文件實體排序的根據，從而使經典檔案學理論相應地形成了一個只能利用“來源”特征來保持文件之間歷史關系的原則，即來源原則。但是“來源原則”與經典檔案學提出的“檔案整理必須最大限度地保持文件之間的歷史聯系”相互矛盾，所以在來源原則指導下所形成的檔案并不能完整地記錄歷史。

當電子文件出現后，對電子文件實體進行排列已經失去意義，虛擬整理技術應運而生。檔案歷史聯系的虛擬整理是一種與文件實體排序無關的技術，它不再利用文件的實體排列順序來記錄檔案的歷史聯系，而是利用一個獨立的檔案歷史聯系信息系統，來記錄、固化和揭示檔案歷史聯系的技術。當歷史聯系的記錄脫離文件實體排列后，人們就能同時根據文件之間歷史關系的多個特征，形成檔案歷史聯系的記錄。這樣，檔案歷史聯系的記錄從一維發展到多維，相應地，檔案整理的原則也從原來的一維來源原則，過渡到更為復雜的多維歷史原則。

3.的價值從憑證價值向記錄歷史的文化價值發展

檔案的憑證價值，是檔案不同于和優于其他各種資料的最基本的特點。長久以來，檔案作為對歷史事實的證據，是檔案利用工作中最常見的現象，檔案的一切作用都來源或衍生于憑證作用。

基于檔案物質實體雙重構成理論，文件實體的集合使我們能夠獲得事件的內容，而檔案歷史聯系整理則使文件實體獲得事件的關聯。當檔案物質實體雙重形態形成后，歷史聯系的記錄從文件實體集合中獨立出來，從而可以對文件實體集合進行多維的歷史聯系整理，形成多維的歷史聯系的記錄。這樣，讀者在閱讀檔案的過程中，就能依照檔案人員記錄下的“多維的歷史聯系”，將一份份文件的內容連接成為一部真實而完整的歷史。檔案實踐也由經典檔案學時代的對某一事件的憑證轉變為對歷史的憑證。相應地，檔案的價值也從經典檔案學的憑證價值上升為歷史文化價值。

（四）案部門應該成為企業的核心靈魂

從信息化背景下檔案工作內涵的擴展，可見檔案工作從簡單的文檔管理轉變為檔案信息的管理和挖掘，這個檔案信息包括檔案本身的信息和檔案實體之間的歷史聯系，從而使檔案使企業檔案部門看到了自己可以承擔的職責，有理由相信企業檔案部門完全應該成為企業的核心靈魂。

1.檔案部門變被動為主動服務成為各個部門的溝通橋梁

由于信息技術網絡的發展，使企業檔案部門與企業各個部門的信息交流更加便利了，同時，檔案部門在管理檔案的同時，進一步挖掘檔案內部的信息以及它們之間的聯系，提供給企業各個部門，企業檔案工作從傳統的管理工作擴展到為企業各個部門的主動服務，各個部門通過檔案部門可以了解其他部門的有價值的信息，促進了各個部門信息的交流和溝通，其工作模式如圖2所示。

圖2 檔案館與部門關系圖

2.企業檔案部門掌握企業所有的信息

企業檔案部門承擔著記錄企業發展活動中的歷史記錄，這些檔案記錄是企業內部寶貴的財富，在傳統的檔案保管思路下，這些檔案記錄起不到應有的作用，依靠信息技術的發展，檔案部門從繁重的整理工作中解放出來，可以對這些歷史檔案進行多維度的挖掘，這些工作將這完全不同于情報部門和圖書資料部門，決定了企業檔案部門其在企業活動中的關鍵地位。

3.企業檔案部門是企業文化的發起者

當企業檔案的價值也從經典檔案學的憑證價值上升為歷史文化價值，則其對企業文化產生決定性的作用。企業文化是指一個企業在生產經營過程中形成的管理思想、經營理念、價值觀念、行為規范和企業精神的總和。企業檔案和企業文化均產生于企業的生產經營過程，兩者之間存在著緊密的聯系。

（1）企業文化植根于企業檔案，企業檔案是企業文化建設的源泉和動力。新的事物記載了新的檔案，新的檔案賦予企業新的文化。企業檔案工作者應該在管理好企業檔案的同時，認真研究和挖掘蘊藏在企業檔案中的文化思想，積極收集與企業文化建設相關的企業檔案，使企業檔案工作在企業文化建設過程中大顯身手，并使企業檔案工作與企業文化建設相互促進，相互補充，共同推動企業的發展。

（2）企業檔案是企業的文化財富，管理好企業檔案就是管理好企業文化并且服務于企業。企業文化的傳播與記載依賴于企業檔案，沒有企業檔案，企業文化建設就難于持久和有生命力。就企業檔案的內容而言，其本身就是一種企業文化現象，它可以應用于企業文化建設，同時也進一步豐富了檔案利用學的內容。

具備了新的使命的企業檔案部門將成為企業文化的發起者。

（五）結論

傳統企業檔案工作要適應外部環境的變化、走出當前面臨的困境，僅僅進行細枝末葉的修修補補已經無濟于事，唯有進行根本性的變革和創新，從關注對檔案實體的管理轉移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。檔案管理應該由被動的、單一的、滯后的服務，轉變成前端、全過程的融入企業的核心活動，為企業創造價值、實現利潤最大化服務，為提升企業核心競爭力服務。企業檔案部門完全可以成為企業的核心靈魂，而且它也必須是，企業應該從長遠的觀點來看待檔案部門的地位和作用，相信隨著信息化技術的逐漸成熟，企業檔案部門的核心靈魂作用將更加明顯。

[1] 張莉,郝幸田.企業文明[J].我國企業檔案工作現狀及創新,2010(02).

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[4] 劉新安,朱瑞良,劉巍.虛擬整理技術的理論意義[J].北京檔案,1998,(10):23.

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1008-1151(2011)03-0150-02

2011-01-10

徐憬祎，供職于中航工業航空動力機械研究所。