機關單位大事記數字化及新編工作

王立新

(佳木斯職業學院 黑龍江 佳木斯 154004)

機關單位大事記數字化及新編工作

王立新

(佳木斯職業學院 黑龍江 佳木斯 154004)

大事記，是按照時間順序簡要地記載一定歷史時期的重大事件和重要活動的檔案參考資料[1]。各種機構，在其發展過程中有合并、拆分的情況。因此，機構大事記只能是對一定時期內、一定范圍內發生的重大事件和重要活動的歷史記錄。合并前的機構，大事記分別編寫，可獨立成冊。而作為“母體”的機構，大事記可以一直續寫。隨著檔案工作信息化的逐步實現，在編寫大事記時對原有印刷形式的大事記材料就需要數字化轉換，對近年來的大事要重新編寫。

一、原有大事記的數字化工作

（一）轉換方法

1．掃描后進行數字識別

一般單位都購入了掃描儀，把原有大事記拆開進行掃描后，再通過數字識別軟件進行轉換。但是，此種方法需要原件印刷字跡清晰，紙張干凈。而在9 0年代末以前，印刷字跡很多較模糊，掃描后難以識別或識別錯誤較多。據不完全統計錯誤率近5 0%。這樣，后續的改錯工作量巨大。

2．重新錄入

需要通過計算機重新錄入形成w o r d或t x t文檔。這種方法，雖需要大量的錄入工作，但能保證準確率，而且在錄入的過程中，通過專業檔案人員的校對，還能改正原大事記中一些顯見的輸入錯誤。下面針對這種方法介紹相關事項。

（二）轉換注意事項

1．尊重原材料的整理成果

材料本身經過原編寫人員的考證與編輯，有其整理規律及歷史聯系，在尊重原有整理成果的基礎上，按原材料轉錄；

2．利用專業知識，更正顯明錯誤

（1）改正錯別字；（如“撤消”改為“撤銷”）（2）規范標點符號；（3）調整語句（在原材料意思表達確定但語句不通暢情況下才做調整）；（4）時間順序調整（在有明確時間，但原材料把順序前后排錯的情況下調整。）；（5）刪減部分評述性文字，大事記編寫要求不加任何評述，只把事件確定記錄下來即可。原材料中如有評論性文字可酌情刪減。

（三）存在問題

1．原材料字跡模糊不清，無法辨認；

2．原材料語義表達不清，仔細分析后仍不能確定所述事件；

3．原大事記中“大事”的界定模糊的。

（四）解決途徑

1.事前統一編排體例、錄入規范

（1）體例統一，大事記的體例主要有編年體、分類編年體、紀事本末體、編年紀事本末結合體、大事記述體和紀傳體[2]。但是大事記編寫是針對一段時期，不同時期的編寫人員也可能不是同一人，因此，可根據實際需要及所掌握的檔案材料來確定采用哪種體例，不同時期的體例可以不同，但是同一次編寫時，要統一體例，不能多種體例同時使用。一般采用編年體及分類編年體。

（2）格式排版統一，按事件發生的時間順序，時間在前，事件在后。但有幾種情況特殊的情況：

*只知月份，日期不詳

確定日期事件按時間先后順序編排，對月份確定但具體日期不詳的事件，放在這個月的月末，注“本月或X月”。

*只知年份，月、日不詳

對于只確定知道事件發生的年份，放在這一年所有大事件后，注“本年、全年或X X X X年”。

*日期相同的事件

對于日期相同的事件，日期之后，分段逐件排列。第二個事件無需標注日期。

（3）形式編排統一

大事記的形式一般有文字條目敘述式和列表式。一般較多采用文字條目敘述式，在涉及到科研成果大事時，可采用列表式。把科研項目名稱、來源、負責人、項目時間、成果、經費、驗收及獲獎情況等分項列表，每年統計。

2.依據原始檔案材料

原有大事記因為年代久遠，印刷質量等原因，導致無法辨識；或者人為原因導致語句不通、語義不明。不能憑空想象，隨意編寫。必須參照原始檔案材料。

3.多人互審、校對

全部錄入完成后再審一遍，依然有錯誤。但大事記的編寫是嚴肅認真的事情，錯別字、標點亂用等都影響到整體形象。而大量的錄入及一個人的能力有限，不能完全發現、杜絕相關問題。所以希望能對同一稿件進行互審互查，分一稿二稿，這樣能確保不犯低級錯誤。

二、新編大事記工作

（一）大事記的結構

大事記有著特定的編寫結構，一般可表示為：大事時間+大事記述。而作為完整、規范的檔案參考資料，大事記一般由題名、前言、目錄、正文、附錄五個部分。

題名樣式如下：

前言：就編寫大事記的目的、范圍、材料來源等作簡要說明。

目錄：根據實際要求，需要劃分階段性或專題編寫，把階段或專題名作為目錄；或者按時間順序編寫，可以自然年為目錄。

正文樣式如下：

時間盡可能精確到日期，如實在不能精確到日期，可參照前文所述形式編排。大事記述的質量要求后面將詳細說明。

附錄：可針對大事記的出版形式，設置注釋、索引等。此項也可不附。

（二）大事記的編寫方法與要求

1.專人專管，領導重視

需要專門部門，指定專門人員負責收集、整理、記錄當年大事記。大事記的編寫是瑣碎但嚴肅的工作，從計劃、規范、標準制訂、人員安排都需要領導重視。

2.平時積累，形成模式，屆時匯編

單位各部門建立大事記錄制度，每年整理、匯編一次，交由檔案管理部門存檔。需要編寫哪一時期、哪一專題的大事記，可由存檔的記錄中匯編成冊；

如不能在平時對大事進行記錄積累，就需要事后查檔，根據專題整理編寫了。

3.大事選材要求

大事的標準很難確定，只要是對本單位有重要意義、重大影響的事件都要記述。遵照“大事突出，要事不漏”的基本原則選取材料。關于機關大事的選材范圍，已經有很多學者總結過，但隨著時代的發展，各項新的業務活動的展開，會有新的大事產生，所以，不能教條的限定范圍，應適時、視事選取。

4.文字記述要求

（1）大事要素盡可能記述完整，時間、地點、人物、簡要經過、結果都盡可能記錄；例如，記述會議，應記錄開會的部門、主持者、會議名稱、議題、決議；

（2）大事要一條一事，不可一條多事或一事多條；

（3）材料必須真實、準確，敘述要簡明扼要，不加任何評論性文字；

5.時間排列要求

大事時間是大事記的重要組成部分，因此，每件大事必須寫明年、月、日，有的甚至要精確到時、分、秒。

（1）發生在同一年的事件，按月、日的自然時間順序排列（具體方法可參見前文）；

（2）反映年限較長的，可分階段記述，每階段各設小標題，注明起止年月；

（3）分專題記述，需每專題單獨設置小標題，在專題內按時間順序編寫；

（4）如重要事件沒有時間或時間不夠精確，必須先考證；如實難考證的也依前文所述方法記述；

（5）如大事的發生單位名稱、隸屬關系等發生變化，則應在開頭注明。

編寫大事記是一項需要嚴肅細致、有持續性的工作，而且也越來越成為各機關文書檔案部門的重要編研工作，相應人員要在思想上重視，自身也要加強業務的學習，努力做好這項工作。