醫(yī)院實(shí)物檔案收藏難點(diǎn)及對(duì)策

魯席臨 武漢市三醫(yī)院光谷關(guān)山院區(qū)檔案室 430074

醫(yī)院實(shí)物檔案收藏難點(diǎn)及對(duì)策

魯席臨 武漢市三醫(yī)院光谷關(guān)山院區(qū)檔案室 430074

實(shí)物檔案作為醫(yī)院的發(fā)展史、榮譽(yù)史、交流史、成果史應(yīng)得到各單位的重視，本文就實(shí)物檔案收藏難點(diǎn)提出相應(yīng)的對(duì)策。

實(shí)物檔案；管理；對(duì)策

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特色有形物品，它包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、宣傳品、名人題詞、字畫(huà)、獲贈(zèng)或交換的紀(jì)念品以及廢止的各種印章（鋼印、木印、銅印、膠印）等，它是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分，也是豐富館藏的一部分。隨著醫(yī)院的發(fā)展，政務(wù)院務(wù)的公開(kāi)，對(duì)外交流越來(lái)越頻繁，實(shí)物檔案以它獨(dú)有的特色即直接性、觀賞性、直觀性、多樣性的特點(diǎn)向大家展示醫(yī)院的發(fā)展歷史。

一、難點(diǎn)

但從實(shí)際工作上看，有些單位由于主觀或客觀原因，以及實(shí)物檔案種類(lèi)的多樣性、載體的廣泛性、形狀的復(fù)雜性，給實(shí)物檔案的集中統(tǒng)一管理和有效利用帶來(lái)了一定的難度，很大程度上造成了實(shí)物檔案的缺失或存放無(wú)序,實(shí)物檔案作為醫(yī)院全貌的發(fā)展史、榮譽(yù)史、交流史、成果史應(yīng)得到各基層醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，因此，如何收集、整理、利用好實(shí)物檔案，我認(rèn)為存在以下幾個(gè)方面的難點(diǎn)：

1、收集難

實(shí)物檔案作為檔案工作的一部分，必須集中統(tǒng)一管理，但我們?cè)谌粘９ぷ髦型鶗?huì)因?yàn)閷?shí)物檔案的直接利用性，使我們各業(yè)務(wù)部門(mén)很容易將各自所獲得的實(shí)物如：錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等都存放或懸掛在各自的科室和部門(mén)，以隨時(shí)展示科室面貌，疏之,這樣很容易造成實(shí)物檔案的流失，作為檔案部門(mén)也就無(wú)法全面地、系統(tǒng)地展示醫(yī)院的工作全貌。

2、重視難

實(shí)物檔案作為檔案工作的一部分應(yīng)得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，有些單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，存在“重臨床、輕檔案”的思想，重視醫(yī)療護(hù)理人員素質(zhì)和技能的提高，在規(guī)劃醫(yī)院人才培養(yǎng)體系時(shí)，往往會(huì)將衛(wèi)生技術(shù)人員培養(yǎng)作為重點(diǎn)，認(rèn)為檔案工作不能給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，而且還是一個(gè)不斷“砸錢(qián)”的地方，既不培養(yǎng)檔案專(zhuān)業(yè)人才也不過(guò)問(wèn)檔案工作,抱著無(wú)所謂的態(tài)度，開(kāi)會(huì)帶回的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等也都只是隨手一放，束之高閣，這樣對(duì)實(shí)物檔案的收集和保護(hù)是很不利的。

3、技術(shù)弱

不少單位檔案工作人員大部分都是兼職檔案管理人員,他們往往肩負(fù)著其他業(yè)務(wù)工作,而且變動(dòng)頻繁,因此, 缺乏系統(tǒng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技能，對(duì)實(shí)際工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題不能及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)收集的實(shí)物檔案不能及時(shí)登記造冊(cè)并進(jìn)行文字說(shuō)明，時(shí)間一長(zhǎng)，對(duì)現(xiàn)有實(shí)物進(jìn)行描述，如：授予單位、形成時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原由等等也就無(wú)法進(jìn)行。

4、存儲(chǔ)條件差

由于實(shí)物檔案的特殊屬性，使它有別于其他文書(shū)檔案、科技檔案等，它需要一定的空間和設(shè)備，如單獨(dú)的庫(kù)房、鐵架、鐵柜、陳列柜、去濕機(jī)、鐵門(mén)、鐵窗、溫濕度計(jì)等等、但有些單位由于房間緊張，資金困難，往往將多年的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌堆在檔案室一角，從不展示，以至于實(shí)物上堆滿(mǎn)了灰塵，破壞嚴(yán)重，從而使實(shí)物檔案的觀賞性大打折扣。

表1 醫(yī)院實(shí)物檔案交接單

二、對(duì)策

基于以上種種可能存在的問(wèn)題，我們深深感到如何使實(shí)物檔案齊全、完整、完美地保存下去，更好地為將來(lái)提供利用，我認(rèn)為解決問(wèn)題應(yīng)遵循以下幾個(gè)原則：

1、領(lǐng)導(dǎo)重視與宣傳工作相結(jié)合的原則

實(shí)物檔案作為檔案全宗的一部分，它是一項(xiàng)集收集、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管等于一體的基礎(chǔ)工作，各單位應(yīng)高度重視：一、要指定分管領(lǐng)導(dǎo)為主要負(fù)責(zé)人，各業(yè)務(wù)科室指定人員為兼職檔案員，使之成為一個(gè)檔案“搜集網(wǎng)”。二、要定期召開(kāi)檔案人員工作會(huì),搜集問(wèn)題、解決問(wèn)題、反饋問(wèn)題，形成一個(gè)良性“循環(huán)鏈”。三要不定期地加強(qiáng)實(shí)物檔案的宣傳工作，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，并不定期地與主要業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行交流和溝通，做好相關(guān)人員及科室負(fù)責(zé)人的思想工作，盡可能地將存在于科室或私人的實(shí)物檔案收集起來(lái)，集中保管，使實(shí)物檔案能更好地發(fā)揮完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的利用。

2、要采取定期收集與隨時(shí)收集相結(jié)合的原則

實(shí)物檔案應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，不能分散在各業(yè)務(wù)部門(mén)或個(gè)人手里，要采取及時(shí)跟蹤、定期跟蹤等方法，多下科室及時(shí)收集那些具有保存價(jià)值的實(shí)物，使各科室形成要檔案人員下科室收集到主動(dòng)移交到檔案室的概念。并且檔案室工作人員要做到對(duì)收集的實(shí)物檔案要及時(shí)登記、造冊(cè)、拍照、文字說(shuō)明等等，使照片號(hào)與實(shí)物一一對(duì)應(yīng)，對(duì)上交的實(shí)物檔案要辦理交接手續(xù)：

另外，在印章的收集管理方面，對(duì)于合并重組的單位以及撤銷(xiāo)單位,歸檔時(shí)應(yīng)附印模一式兩份，字畫(huà)和禮品歸檔時(shí)應(yīng)說(shuō)明物品名稱(chēng)以及接收時(shí)間、地點(diǎn)、事由、贈(zèng)送人、接收人等等。

3、加強(qiáng)庫(kù)房管理與基礎(chǔ)設(shè)施相結(jié)合的原則

庫(kù)房作為保管實(shí)物檔案的首要必備條件必須符合防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防震、防污染等技術(shù)要求，在基礎(chǔ)設(shè)施配備上，必須配備專(zhuān)門(mén)的鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜、鐵架、陳列柜、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等等，并且將實(shí)物檔案按照年度---類(lèi)別進(jìn)行陳列排放，一個(gè)實(shí)物檔案作為一個(gè)保管單位，進(jìn)行分類(lèi)、編目、排架、保管、逐漸編檔號(hào),并在不影響實(shí)物品合適的位置上貼上標(biāo)簽,便于以后提供利用。

4、重視人才與提高素質(zhì)相結(jié)合的原則

檔案人員作為檔案資料的第一保護(hù)者，應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，要有樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，要認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，并深入開(kāi)展多層次的研究工作，將自己工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)用文字表達(dá)出來(lái)，以便同仁們共同學(xué)習(xí)和借鑒。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要支持檔案工作人員繼續(xù)教育工作，給他們提供必要的學(xué)習(xí)時(shí)間和經(jīng)費(fèi),使他們通過(guò)學(xué)習(xí)盡快掌握和更新檔案知識(shí)和技能,使他們能在不斷學(xué)習(xí)中提高自己的文字表達(dá)力、對(duì)信息的敏感力、觀察力和判斷力，使他們能更好地為檔案工作服務(wù)。

5、檔案的開(kāi)放和利用相結(jié)合的原則

直接利用性是實(shí)物檔案的核心，它能從直觀、、多樣、觀賞等幾個(gè)方面從不同側(cè)面直接反映醫(yī)院發(fā)展及各個(gè)方面工作所取得的業(yè)績(jī)情況，具有較高的保存和利用價(jià)值，同時(shí)，也使我們從中可以更多地了解時(shí)代的變遷、單位走過(guò)的歷程和取得的輝煌成果。隨著社會(huì)的進(jìn)步，醫(yī)院除了服務(wù)于社會(huì)外，也需要走進(jìn)社會(huì)，因此，如何向社會(huì)展示醫(yī)院特色、特點(diǎn)、檔案的開(kāi)放和利用起著越來(lái)越重要的作用，各基層醫(yī)院應(yīng)在無(wú)損集體和個(gè)人利益的前提下，應(yīng)將實(shí)物檔案定期地、有計(jì)劃地、集中陳列展出，向社會(huì)開(kāi)放，以最大限度發(fā)揮其價(jià)值，讓人們用欣賞的眼光看待醫(yī)院發(fā)展史、成果史、榮譽(yù)史，使單位實(shí)物檔案真正成為對(duì)外宣傳、教學(xué)科研、外事交流的宣傳基地。

[1]科技檔案管理概論

[2]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué).中國(guó)人民大學(xué)出版社.2007

[3]南京郵電大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.139

魯席臨、女、（1969-）、湖北麻城、大專(zhuān)、館員，主要從事檔案管理工作。