淺談機電安裝工程施工成本管理信息化

劉艷梅 中國水利水電第二工程局有限公司

淺談機電安裝工程施工成本管理信息化

劉艷梅 中國水利水電第二工程局有限公司

結合機電安裝工程施工成本管理的實踐經驗，對機電安裝工程施工成本管理全過程的分析研究，將整個管理過程分析解成為相對獨立而又相互聯系的工作職能模塊，并對各模

塊的功能和成本信息進行定義和有機地鏈接，形成一套機電安裝工程施工成本管理系統。

機電安裝工程；施工成本；信息化管理

引文

由于機電安裝工程在目前的項目管理中，大部分附屬于建筑工程項目進行管理，無論是在項目管理還是在成本管理方面都沒有放在重要的位置。但是隨著機電技術的不斷發展，機電安裝工程的系統不斷擴展，系統越來越復雜，造價越來越高，管理難度也越來越大，對安裝與物流過程中信息追溯與管理的要求與日俱增。

由于機電安裝工程具有與建筑工程不同的特點，專業內容多、系統復雜、成本構成復雜，造成成本控制難度加大，同時又因為機電安裝工程的特殊性，其成本空間和利潤空間亦相對較大，所以有必要對機電安裝工程的成本管理進行系統化的研究。

1 成本管理系統信息化的建立

安裝工程的成本管理是一個非常復雜的過程，由于長期傳統管理模式的影響，要實施信息化系統管理，需要一個過程，否則很容易半途而廢。在管理實施過程中，一種新的管理模式往往存在兩面性，即先進性和復雜性。在成本管理系統中，傳統的管理模式較為簡單，主要依靠成熟的經驗和得力人員的管理，不須對數據進行大量的分析，有時候效率很高，在一些規模較小的企業中，有其適用的環境，但是隨著企業的發展，工程項目的不斷增多，成本的管理就很難保持控制的水平，漏洞很多。

1.1 成本管理過程分析

成本管理系統分析是管理系統建立的基礎，是系統實施的最基本的過程。施工企業根據目前的管理狀況，對安裝工程施工成本管理的全過程進行分析，對管理過程進行職能分解，分析各職能的作業過程、職能之間的關系、作業過程中存在的問題、解決方法等。

在機電安裝工程中，成本作業的職能包括了預算管理職能、計劃管理職能、采購管理職能、施工管理職能、倉庫管理職能、結算管理職能、成本分析職能、成本控制職能、成本決策職能。

預算管理中普遍存在的問題是：工程量計算不準確，多算或漏算；材料設備的價格不準確，造成套價過高或過低；分項工程套價錯誤。成本計劃管理中存在的問題是：設定的目標不符合實際，目標太高或太低。采購管理中存在的問題：采購管理是安裝工程中最重要的管理職能，也是最容易失控的過程，主要問題是采購的價格和質量，采購價格比合理價格高或以次充好，采購人員與供應商互相串通等。施工管理中存在的問題：虛報完成工程量和安裝費用、材料耗量大等問題。倉庫管理中存在的問題：材料進庫管理不嚴，造成進庫量大于實際量，材料領用管理不嚴，造成材料流失。結算管理中存在的問題：結算工程量少于實際完成工程量，材料價格低于采購價格。

1.2 成本管理系統信息化結構

安裝工程的成本管理系統信息化結構包括硬件系統和軟件系統兩部分，硬件系統是指為實現計算機管理而設計的設備系統，軟件系統是指為實現計算機管理而設計的計算機管理程序系統，這兩個系統構成完整的管理系統，它們之間相互依存，缺一不可。所以要建立成本管理系統的信息化結構，就應建立計算機硬件結構和計算機軟件結構，二種結構要相互配套和相互適應。

1.2.1 管理系統硬件結構

計算機設備和通用INTERNET網絡構成本系統的硬件系統，其中計算機設備包括：服務器總站、數據集中存儲設備、進行管理系統各項目及職能操作的末端工作站、輸出設備等，所有工作站通過互聯網與系統服務總站連接，實現遠程數據傳輸和處理，如圖1所示。

圖1 計算機網絡結構圖

1.2.2 管理系統軟件結構

管理系統軟件是成本管理系統信息化的核心，也是系統信息化過程的主要內容，實際上系統信息化的設計主要是指計算機軟件的設計。

由于管理系統具有層次性的結構，特別是安裝工程管理系統，以工程項目為研究對象，設計統一的管理結構模型，對不同的工程項目從預算開始到工程結算完成，都可以相對獨立的進行成本管理，新項目可以在管理系統的平臺上方便地建立一個初始化的管理系統。管理系統總的結構可以分為成本管理系統總臺、項目成本管理系統兩部分，項目成本管理系統又按專業進行劃分，分為電氣安裝工程、給排水工程、弱電工程、通風空調工程、熱能動力工程、工藝設備安裝工程等，在專業劃分中還要預留專業再細分的結構空間，如電氣工程還可以劃分為動力照明工程、防雷接地工程、高壓配電工程、低壓配電工程等管理模塊。

安裝工程成本管理系統軟件結構按總系統劃分可分為：系統管理模塊和項目成本管理模塊；項目成本管理模塊按成本管理職能劃分為：預算管理模塊、成本計劃模塊、采購模塊、施工管理模塊、倉庫管理模塊、資金管理模塊、工程結算模塊、成本分析模塊、成本控制模塊、成本考核模塊、成本決策模塊；各職能模塊按專業劃分和部位劃分進行管理。

1.3 系統管理模塊功能及數據流程

系統管理模塊是整個成本管理系統的管理平臺，對整個管理系統進行管理、協調、分配和技術支持。它的功能包括建立項目管理目錄、新建項目管理模塊、職能分配、系統設置、所有成本數據的存儲管理、項目數據的調入等。

（1）建立項目管理文檔目錄：由于管理系統需要管理很多的安裝工程項目，為了方便進入項目成本管理系統，必須建立以項目名稱為內容的管理文檔目錄，選擇項目名稱即可以進入某一項目的管理系統。不同類型的文檔將有不同的生命周期，譬如設計—校對—審核—發放等。不同的狀態所對應的修改的權限和流程不盡相同，如圖2所示。

圖2 項目管理文檔成熟度控制

（2）新建項目管理模塊：當有新的工程項目需要實施前，須建立一個新的項目管理模塊，項目管理模塊包含整個項目成本管理系統的程序模塊和數據初始模塊，形成某一項目相對獨立運作的成本管理系統。

（3）職能分配：對項目模塊的職能模塊按項目職能崗位和人員進行權限分配和操作碼設置，只有擁有相應權限的人員才能進入相應的職能模塊進行操作。

（4）系統設置：對系統的一些特殊功能進行設置，如文件收閱提示、報表上報提示、成本超標報警示等進行設置。

（5）項目模塊數據存儲：定期將項目成本系統的所有數據進行自動備份存貯到后臺存貯設備中，如硬盤陣列。

（6）數據調入：必要時將備份的數據調入到項目模塊。

（7）數據流程：系統管理的數據輸入包括項目建立的輸入信息、系統設置的信息、項目發生的信息等，數據輸出包括項目信息的整體輸出存貯、打印等。

2 機電安裝工程施工流程及成本管理系統

2.1 工作流程管理

機電安裝工程施工工作流程管理提供了自動處理其業務與產品的獨特業務流程的功能，能夠將業務與產品開發、文檔簽審、工程變更、數據歸檔/發放等相關業務流程用電子化的方式實現。2.1.1流程定義

圖形化的工作流程編輯器，通過編輯器建立工作流程模板。可以通過該工具描述各階段獲得的設計管理流程，在確認后使這些流程生效，這樣就完成了協同工程設計目標流程在軟硬件系統平臺中的描述問題。

2.1.2 流程/工具/信息/人員的結合（流程自動化）

在通過工作流程平臺描述目標流程后，就可以將工作流程初始化過程建立成工作流程項目。通過這種方式可以將任務自動分發到參與人員的工作列表和電子郵件中，實現流程的自動化，從而最大限度地提高流程的效率。

2.1.3 流程進度管理

工作流程管理員可以用平臺提供的圖形方式，監視和管理正在進行的工作流程，并能審查已經完成的或人為中止的過程，以及工作流程和活動的詳細信息，可以指明某個活動當前的狀態，它什么時候開始、什么時候結束、它的時間段，參與人員以及變化值。可以加快、跳過、暫停和恢復、或者中止某些過程的活動。將實際的任務進度采用圖示的方式進行直觀地顯示，簡化業務主管工作人員的使用。

2.2 產品結構管理系統

產品結構管理工具使用了一種動態、全描述性的產品結構，來表示所有可能的配置。并在給定一種包括產品視圖、生命周期狀態、日期或批次等相關參數的配置說明后，用戶就可以隨時計算出簡單的物料清單，這個清單表示一個產品部件的特定配置。

傳統的產品數據管理通常是將圖號等同于零件號。而在本文的管理系統中，已經將圖號（零件號）表述成一個邏輯的概念，產品的總成、組件或零件都有唯一的零件號（傳統意義上的圖號）。該零件號具有不同的版本。而且能夠關聯一份或者多份圖紙、設計規范、工藝信息等。因此，在應用工作流程系統后，必須應該從觀念上改變對傳統的圖號的理解。

2.3 產品變更管理系統

工程中有關產品信息的變更是否能夠控制，很大程度上直接反映在產品的質量和成本上，通常情況下變更的范圍無法確定，零件互換和配套更改無法實現，工程師總是通過設計新零件來處理產品生產、使用工程中產生的問題，更改通知不及時，尤其是涉及供應商的提供的產品，造成誤工、重復設計或采購，使得產品的綜合成本無法控制。圖3是信息管理系統的產品變更成本模型。

圖3 產品變更成本模型

由于管理系統所維護的產品模型可以確定產品零部件之間的借用關系，所以可以評估變更影響，提供一個完整的產品變更解決方案。同時，使用強大的版本控制和工作流管理功能， 根據企業或行業標準對變更問題的描述、變更單成立、執行變更、變更發布有續控制，保證變更的正確性、及時性和完成性。

3 成本管理系統的確立、更新與運行

3.1 成本管理系統說明書的編制

在計算機程序設計之前，實施單位必須進行設計說明書的編制，明確系統管理系統模型、系統管理模塊的功能、功能關系、數據傳輸流程、數據傳輸方式等。說明書的編制應該充分體現管理系統的意圖和管理思路，力求使計算機系統設計人員能夠充分理解系統設計的內容和管理方法。

系統設計說明書編制完成后可以找專業計算機系統設計單位進行計算機系統的設計，設計人員對設計說明書進行分析和理解，并與實施單位進行不斷的交流，使系統更加完善和明晰。計算機系統的設計按如下階段進行：初步設計階段、系統模塊程序設計階段、系統集成階段和系統完成階段。初步設計階段是對系統結構、功能模塊、數據模塊進行設計，系統是由各種相對獨立、同時又是相互聯系的功能組成，系統集成是將各模塊進行有機的連接，形成完整的計算機程序系統。計算機程序完成后，進入計算機系統的調試，確保系統在實施時的可靠運行。

3.2 成本管理系統采購方案與成本核算

3.2.1 成本管理系統的采購方案

成本管理系統中采購方案的實現和確定：

(1) 發貨：物料撤回過賬意味著倉庫庫存數量與價值的減少。有一些不同的發貨處理可以執行時，就直接向成本中心發貨，向內部訂單發貨，向廢料發貨等等。

(2) 庫存調撥：在公司內，貨物運動不僅以接貨與發貨的形式出現。內部庫存調撥也可能很必要，而這會以工廠、儲存地道儲存地的移動、或從一個庫存類型比如上鎖的、無限制的到另一個庫存類型等的形式出現。

(3) 物料規劃：系統將把可用倉庫庫存與物料主記錄中的再訂購水平進行比較。如果可用庫存低于再訂購水平，就會產生一個訂購建議。

(4) 庫存盤點：可以定期進行一次庫存清點，這包括創建一個實際庫存存貨目錄憑證，輸入清點結果，然后將庫存登記差額過賬。周期性清點：在一個財年中實際的庫存存貨登記定期清點。

(5) 不同企業間采購：跨越企業邊界運轉得很好的組織或系統享有一個很可觀的競爭優勢，由于企業規則和管理方式的不斷變化，每個企業的整個供應鏈（從原材料到成品，從庫存到財務會計）都深受影響。所以，成本管理系統的數據存儲在物料與客戶主記錄中，它們會按照訂單生成時間記入，或者這些信息可被直接輸入。

3.2.2 成本管理系統的成本核算

成本管理系統的產品成本核算需要將生產物料用物料出票和程序進行計算，還要允許對非直接成本進行分配和恢復，發生的實際成本對照著每個生產訂單進行記錄，可進行實際成本與計劃成本的對照分析，差額分解成細目做更詳盡的檢查。成本管理系統可以采用以下方式實現成本控制：

(1) 計劃模式：采用長期模擬計劃，即由年度銷售計劃觸發大宗原材料的采購計劃。

(2) 庫存控制：企業為了控制吊滯物品庫存，完全采用按銷售訂單需求來組織生產與采購，同時達到零庫存管理和對成本的有限控制與跟蹤的目的。

(3) 物流模式：隨著供應鏈各環節的緊密銜接，結合行業的特點，采用單純的經典物流需求計劃運行方式并非最佳，逐步推進JIT應該是行業的最佳方案。

(4) 靈活的物料：對于同一物料存在沒物料清單的情況，可以使用可替換物料清單來滿足企業的需求。在物料清單中設計損耗率等相關參數，使得物料清單更加接近真實的情況。

(5) 變式配置：將同一產品的不同特性，如形狀、顏色等賦值給不同的參數，然后按照客戶的需求，將各個參數賦予不同的值。在創建銷售訂單時，可以選擇不同的特性值來滿足客戶不同的需求。

3.3 成本管理系統的運作

管理系統完成后，實施單位就可以進行系統運作了，系統運作按如下過程進行：運作前準備、項目試運行、運行評估、系統優化、系統的全面運行。

4 結束語

機電裝工程施工成本管理模型的建立是管理系統實施的基礎，而管理系統信息化的設計又是管理系統實施的技術手段，也是管理水平持續發展的保障，在計算機技術高度發展的今天，實現機電安裝工程施工成本管理信息化是必要且可行的。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.16.091

劉艷梅，女、1972年—，內蒙古人，中國水利水電第二工程局有限公司工程師，大學本科，研究方向:機電制作安裝 。