淺談如何做好全會小組秘書工作

潘祖俊

淺談如何做好全會小組秘書工作

潘祖俊

政協全會的小組秘書工作既緊張又辛苦。面對繁重的工作任務，如何克服困難完成好工作呢？通過幾年來擔任小組秘書的實踐，自己或多或少有一些感悟，現將體會與大家共同探討。

明確職責 準確定位

小組秘書是政協委員聯系上下、溝通各方的橋梁，如果找不準自己的角色定位，就會導致失職或越位。在我看來，小組秘書就是為輔助大會秘書處實施會務管理并為小組的政協委員提供綜合性會務服務的工作人員。他們以綜合協調、溝通信息、會議記錄、信息報送、會場服務等為主要職能，是各小組政協委員參加會議的參謀和助手。

小組秘書在政協全會中承擔的具體任務有：委員報到服務，會議日程提醒，會議簽到，會議通知、文件、餐券、交通費、文具和資料的領取及分發，委員出勤統計，會議記錄，簡報撰寫，信息報送，會場引導，協調處理委員的其他會務需求等等。其實，小組秘書在會上更像委員們的臨時管家，無論大事、小事，不僅事事都高度關注，更要將方方面面照顧周到。這就要求小組秘書必須具備高度的責任感，能夠熱情、真誠和細致地為委員們提供服務。

小組秘書在上會后應盡快適應自己角色的轉變，無論是面對委員還是其他工作人員，要盡到小組秘書的職責。同時，每天睡前應對自己當日的工作進行反思和總結，并對第二天的工作做好統籌計劃，努力避免工作失誤和工作缺位。此外，需要注意的是，小組秘書工作的性質是服務，不是“包辦”，要力求找準服務委員的對接點，找準服務與盡職盡責的融合點，把握適度原則，力爭使工作到位不越位。

提高認識 注重協作

政協全會是個巨大的系統工程，許多問題都不是一個人可以解決的，因此小組秘書間彼此協作成為一種必然選擇。要做到彼此協作，首先小組秘書需要不斷提高自己的政治認識。這個“政治”包括政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治鑒別力、政治敏銳性等多方面。

其次，小組秘書要提高自己的團隊意識。政協全會上每個小組一般僅有2或3名工作人員，無論大家來自哪個單位，要共同完成好小組秘書的各項職責，團隊精神起著非常重要的作用。小組秘書增強團隊精神可從四個方面來把握，一是增進信任，統一目標；二是增進團結，和諧相處；三是明確分工，行動一致；四是互相監督，防微杜漸。

再次，小組秘書要認識到協作不僅僅是一種精神，更是一種工作原則，需要貫穿到工作中的全過程和各個細節。這種協作不僅是本組各位秘書之間的相互協作，還包括本組與其他小組以及全會各職能組之間的協作。當然，在工作中，大家難免會有分歧，而且這種分歧往往會不斷重復，但只要各位小組秘書的目標一致、齊心協力,都能秉持“一切以大局為重，一切從大局出發”的原則,即使偶有不同的觀點，只要大家靜下心來耐心商談，最終都可通過交流、協調和融合使問題得以解決。

夯實基礎 科學工作

政協全會時間緊、任務重，因此，小組秘書工作為每人都提供了鍛煉提高和展示自我的平臺。作為小組秘書需要打好以下三項基礎：

提早準備，超前規劃。盡管上會時間不過短短幾天，但很多工作需要提前準備，因為會上的時間很多情況下是不夠用的。《會務手冊》通常會在會前發給大家，小組秘書必須認真研讀和用心掌握其中的各項信息。同時，小組秘書應盡量在會議正式開始前做到四個熟悉，即熟悉日程、熟悉委員、熟悉空間、熟悉程序。“日程”指每天的會議安排和活動安排，“委員”指本組委員的外貌特征和各項基本情況，“空間”指會議駐地的基本布局和各個會場、餐廳的具體地點，“程序”指各項具體工作開展的流程。只有熟悉了這些，開展工作才能得心應手，不然會處處受制。所謂超前規劃是指對自己工作的步驟和細節需要做到心中有數，比如委員報到前應該準備好哪些東西、會議記錄時應該采取何種方式等等，心中應該對要開展的工作進行一次全方位的模擬演習，這樣才能做到有條不紊。

把握重點，分清主次。會上，每名小組秘書平均要服務十幾位委員，很多時候各種意想不到的事情會突然出現，這就需要小組秘書的工作安排主次分明，凡事懂得分出輕重，運用清晰的邏輯思維梳理細節，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先辦，急事先辦，及時處理；對大事要高度重視，一抓到底，而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。

博學不窮，篤行不倦。做好小組秘書工作還需要勤于學習，善于學習，尤其是要努力做到“三知”，即知“國情”、 知“市情”、知“民情”。此外，小組秘書應熟悉政協工作的語言，了解政協工作的基本情況，還要盡可能多掌握些本組委員工作領域的一些專業知識和基本情況。只有了解這些，在做會議記錄和撰寫簡報時才不至于一頭霧水，聽不懂委員的發言。應當說，做好記錄、撰寫好委員小組討論簡報是小組秘書肩負的最為重要的職責之一。只有把委員們的真知灼見真實地、準確地記錄下來，并把它科學地、條理清晰地整理出來，才能把“提高政務性服務能力”的要求真正落到實處。隨著人民政協事業的不斷發展，唯有不斷地充電學習，提高自身能力和素質才能適應形勢發展的需要。尤其作為小組秘書，更要不斷加強學習，力爭做“多面手”和“復合型人才”，努力適應新形勢對小組秘書工作越來越高的要求。

善于溝通 關心委員

只有充分了解委員，才能更好地為委員服務。由于委員人數眾多，很少有小組秘書能對本組委員充分了解。不了解委員就容易給工作帶來阻礙，而解決這一問題的首要手段就是溝通。溝通，是一種雙向的交流和了解。溝通需要坦誠，需要傳達真實的信息，需要雙方進行真情的投入。小組秘書在實際工作中需要加強與委員的溝通，利用多種形式與委員進行交流，通過親切交談和真摯熱情的服務，營造良好的政協氛圍，激發委員的履職熱情和動力。

會議期間，小組秘書還應時刻保持與本組全體委員的聯絡暢通，掌握委員的出勤動態，提醒各位委員每次小組討論的主題是什么、需要帶哪些資料開會。小組秘書還需在生活中關注委員、關愛委員，留意委員的身體健康狀況和各種履職需求，準確掌握委員的基本信息和意見建議，對委員提出的問題給予及時的解答或解決，并及時地將這些信息反饋給相關職能組。小組秘書還要及時協調各相關職能組，努力滿足會上委員的學習和生活需求，為委員履職創造更好的環境。只有這樣，才能與委員交流一點就通，讓委員真正感受到政協大家庭的溫暖，感受到政協組織的關心適時到位，服務送于無形。

勞逸結合 注重保健

保持健康的身體才能更好地工作，每位小組秘書在完成工作的同時不能忘記關注自己的身體，要注意休息，勞逸結合。以下方法或許可助大家“一臂之力”。

一是學會在快節奏中提高自己的心理承受能力，在各種事件中基本保持心理平衡。通過統籌科學安排工作，制定切實可行的計劃，并適時為放松留有余地。每天都應留出一定的休息、“喘氣”的時間，盡量讓精神上繃緊的弦有松弛的機會。

二是轉移煩惱，努力做好心理調節，想辦法將遇到的煩惱“宣泄”或轉移。如找朋友聊天，一吐為快，或通過散步、看電影等排遣心理不適。困難時要看到光明面，失敗時要多看自己的成績，要有自信心，相信自己的力量。

三是抓空兒就鍛煉，養心健體。運動能有效地增強機體各器官、系統的功能，且能促進腦細胞代謝，使大腦功能得以充分發揮，提高工作效率，延緩大腦衰老。每天可在工作間隙，抓住空閑就趕緊鍛煉身體，放松身心，增強體質。

“月暈而風，礎潤而雨”。任何事物都有其規律可循，關鍵是我們能不能去發現它，去認識它，去把握它，小組秘書的工作亦是如此。在小組秘書工作的崗位上，我體會過成功的喜悅，也有過失誤時的沮喪，工作中的酸甜苦辣使我成長。面對人民政協事業的飛速發展，每個工作人員必須充分意識到自身肩負的責任，腳踏實地，勇于開拓創新，才能在平凡的崗位上做出不平凡的工作業績，從而開創更為廣闊的人生舞臺。

作者系北京市政協人事聯絡室聯絡處干部

責任編輯 崔晨