配置管理在高校實驗室檔案管理中的應用*

葛瀛龍，孫丹鳳

（杭州電子科技大學 軟件工程學院，浙江 杭州310012）

配置管理在高校實驗室檔案管理中的應用*

葛瀛龍，孫丹鳳

（杭州電子科技大學 軟件工程學院，浙江 杭州310012）

文章分析了傳統實驗室檔案管理的弊端，在此基礎上提出了使用軟件工程學中配置管理的理念來解決實驗室檔案管理中規范操作、版本控制、檔案查詢等問題。文章還按照實驗室文檔更新頻率的特點將實驗室文檔分為靜態文檔和動態文檔，并且提出了一套完整的方案和流程來管理這些實驗室文檔。為實驗室管理人員提供了有益的參考。

配置管理；實驗室檔案；配置項；版本控制

隨著信息技術的普及，高校理論教學及實驗室管理的改革不斷深入，采用計算機輔助教學和管理的手段越來越多，各高等院校都在改擴建公共實驗室，擴大了學生實驗課上機規模，滿足了不同層次的教學要求。然而，實驗室的數量增加和全方位開放，加大了管理工作難度，尤其需要重視的是實驗室檔案管理。實驗室檔案管理是實驗管理工作的重要組成部分，也是實驗室管理中一項最基本、最持久的專項管理工作。它記錄了實驗室建立、遷移、發展的整個歷史過程，是實施實驗室建設、實驗教學、實驗輔助人員考核和實驗室科學管理的重要依據。如何有效地做好實驗室的檔案登記工作？如何建立實驗室檔案索引機制，以方便管理人員調閱文檔？如何管理實驗室檔案的版本信息？這些問題就需要我們結合信息技術建立一套可配置的實驗室檔案管理方法。本文結合實際工作，探討了高校實驗室檔案管理如何應用配置管理。

一﹑高校實驗室檔案的主要內容及特點

高校實驗室檔案包含從實驗室建立以來的各類實驗活動及其輔助建設所直接產生的具有保存價值的各種文字、圖表、聲音和視頻等不同形式的歷史記錄。這些檔案主要分為：實驗室基礎建設的檔案資料；實驗室日常工作及維護檔案；實驗室教學和科研檔案；實驗室人員檔案；實驗室驗收文檔；實驗室管理規章制度和崗位職責；實驗室儀器設備檔案。

實驗室各方面的材料需要按照一定的規范分類保存，建立完善的教學實驗檔案要研究實驗教學內容，分類保存實驗教學的相關資料，發現實驗教學過程中的問題，及時解決和及時改進，完成由量變到質變的過程，通過實驗檔案來發現問題，積累經驗，分析解決問題，達到改進實驗、改進儀器設備、完善實驗室建設的根本目的。根據文檔更新頻率的特點可以將文檔分為兩類：第一類是靜態文檔，它在一段時間內是穩定的、長期保存的，不會做任何修改，為其他文檔提供參照，例如實驗室管理規章制度和崗位職責，儀器設備檔案等；第二類是動態文檔，它是隨著實驗室工作開展而產生，短時間內更新次數較多，更新頻率較高，例如實驗室教學和科研檔案，實驗室日常工作及維護檔案等。

二、實驗室檔案管理的模式

1.傳統管理模式的弊端

傳統的實驗室文檔管理模式只注重實驗室文檔的管理制度和管理責任的制定，建立與管理文檔都是基于手工或者電子表格登記，沒有歸檔的意識，沒有具體歸檔制度和文檔規格加以約束，整個檔案流轉的工作過程也較為紊亂。部分高校委托學校的檔案中心來管理實驗室檔案，例如，南京師范大學實施的實驗室檔案管理辦法中提出“案卷目錄表和有關材料及時送到教務處和資產處分級立卷歸檔保管”，其中所有檔案需要統一格式“一律按照學校統一的案卷格式進行立卷歸檔”。至于如何保存和提取，都沒有提到。很多高校都是利用FTP軟件來簡單管理電子文檔，沒有記錄文檔操作的歷史及相關特征。有的高校購買了實驗室管理軟件，例如，中國人民大學、武漢大學等使用北京東方迪格軟件公司的實驗室管理軟件來管理實驗室文檔。這些軟件設計初衷是保存和查詢實驗室中的各種文檔，在功能上，只提供文檔查詢、錄入等功能，無法跟蹤文檔的各階段狀態，也不能區分靜態文檔和動態文檔的管理，缺乏一套完善的文檔管理工作流程。

2.國外研究現狀

國外對這方面的研究已經日趨成熟，美國大學國家實驗室和日本早稻田大學實驗室都建立了文檔的版本管理和狀態管理。美國的MasterControl公司LABCORE數據實驗中心最早提出了實驗室文檔控制、文檔變更控制和修訂控制的概念，并開發完成了LDMS（Laboratory Document Management System，實驗室文檔管理系統），系統已經實現實驗文檔和數據的收集，文檔版本的更新，文檔內容變化的對比及更新管理，文檔格式的修訂管理。該系統已經成功應用在劍橋大學生命科學研究院等實驗中心。

3.應對措施

實驗室文檔管理在高?！坝u促建”工作中的價值和作用是至關重要的。因此要采取切實措施來改變國內高校實驗室文檔缺乏規范化管理流程的現狀：制定一套完備的實驗室文檔管理流程；實現實驗室文檔版本可控制；為文檔制定統一的規范；建立文檔歸檔過程的管理；可方便地查詢和共享實驗室文檔。

三、配置管理及其在實驗室檔案管理中的應用

1.配置管理的定義

配置管理全稱為Configuration Management，大都應用于軟件開發中，稱為軟件配置管理（Software Configuration Management），是指一套方法和規程，在軟件開發和軟件維護過程中管理軟件的各種中間軟件產物，如軟件源代碼，軟件開發文檔，軟件實施文檔等，將這些中間軟件產物稱為配置項。軟件配置管理可以滿足軟件開發過程中不同角色的不同需要，支持對軟件產品開發中的文檔變更的一致性管理，保證整個軟件生存周期中的文檔的完整性和可追蹤性。

2．軟件配置管理的主要特點

常用的配置管理軟件有 Rational ClearCase、Merant PVCS Version Manager、Microsoft Visual SourceSafe 等。 軟件配置管理主要有以下幾個特點：

（1）版本控制

按照一定的規則保存配置項的所有版本，避免發生版本丟失或混淆等現象，并且快速準確地查找到配置項的任何版本。配置項的狀態有三種：“草稿”、“正式發布”和“正在修改”，版本控制制定了配置項狀態變遷與版本號的規則。

（2）變更控制

當要修改配置項時，必須按照“申請—審批—執行變更—再評審—結束”的規則執行，這樣就防止配置項被隨意修改而導致混亂。

（3）過程管理

根據一定的規則及訪問權限控制來管理系統中的文檔。例如多個用戶必須互斥地修改同一個配置項。如圖1所示，兩位使用者分別對配置管理系統庫中的文檔進行簽入和簽出操作，其中簽出操作主要是從庫中獲取文件的最新版本并鎖定庫中該文件以防其他用戶修改，如果用戶本地有該文件的版本，那么用戶可以選擇只鎖定庫中該文件或從庫中獲取該文件并鎖定該文件。簽入操作主要是將本地修改好的文件覆蓋庫中文件。

（4）共享管理

使用系統的每位成員可以根據自己被分配的權限來查閱和下載系統中的文檔，成員也可以比對系統歷史庫中多個文檔的差異，了解文檔修改的歷史。

3．配置管理在實驗室文檔管理中的應用

配置管理的思想為解決實驗室文檔管理中版本一致化、文檔變動、文檔共享等問題提供了有益的參考。但是要發揮配置管理系統的作用，達到提高文檔管理的效率與質量的目的，必須制定出文檔配置管理的規范與制度，實驗室文檔使用者都應在遵守配置管理的規范與制度。以下將從靜態文檔和動態文檔兩種管理模式來探討配置管理的應用方案。

（1）實驗室靜態文檔管理流程

1）配置項的設定

實驗室靜態文檔是在一段時間內保持穩定，長期保存，不會做任何修改，為其他文檔提供參照的文檔，它包括實驗室管理規章制度、崗位職責、設備儀器檔案等。因此可以使用文檔的屬性來描述這類文檔，這類文檔的屬性包括文檔的生成日期、文檔編制者、歸檔形式（電子文檔、多媒體或者紙質）、文檔類別（管理文檔、使用文檔或模板文檔）、文檔版本、保存位置。還要設定一個數值為文檔編號，使文檔具有唯一性。這些屬性及靜態文檔共同組成配置管理系統中的配置項，以便以后快速地查詢文檔。

2）靜態文檔的管理流程

實驗室靜態文檔由編制者完成后交于實驗室管理員，實驗室管理員根據文檔特點形成配置項，并存入配置系統中，以便進行版本管理。如圖2所示流程就是基于配置管理的靜態文檔管理流程。

（2）動態文檔處理流程

1）配置項的設定

實驗室動態文檔是隨著實驗室工作開展而產生，短時間內更新次數較多，更新頻率較高，例如實驗室教學和科研檔案、實驗室日常工作及維護檔案等。也可以使用文檔的屬性來描述這類文檔，這類文檔的屬性包括文檔的生成日期，歸檔形式（電子文檔、多媒體或者紙質），文檔使用組（該文檔由哪些成員使用），保存位置，文檔當前狀態（新建、使用中、完成歸檔等狀態）。還要設定一個數值為文檔編號，使文檔具有唯一性。這些屬性及動態文檔共同組成配置管理系統中的配置項，以便以后快速查詢。

2）動態文檔的管理流程

實驗室動態文檔由編制者完成后交于實驗室管理員，實驗室管理員根據文檔特點形成配置項，并簽入到配置管理系統中，在配置管理系統中，該文檔經過多位使用者多次簽入簽出后形成最終的穩定版本，最后由實驗室管理員簽入到配置庫中。如圖3所示流程就是基于配置管理的動態文檔管理流程。

（3）配置管理系統中文檔版本控制過程

在配置庫中，用戶對同一個文檔（靜態文檔或者動態文檔）進行修改操作時，必須互斥地進行。原始文件版本保存于配置管理系統庫中，由用戶1先簽出修改，用戶2也要修改該文檔，那么他只能處于等待狀態，直到用戶1修改完畢簽入系統更新該文件后，用戶2才能從庫中簽出用戶1修改后的該文件，待用戶2修改完畢后再簽入系統中，獲得該文件最后的版本。系統會記錄下文件被修改的內容、修改的時間和修改者等信息。在實驗室文檔管理中，實訓檔案記錄之類的動態文檔都會涉及多個用戶修改同一個文件，只要遵循配置管理中文件的操作規則就可以很好地保證文件版本的一致。如圖4所示的文檔版本控制過程描述了用戶1和用戶2互斥地訪問同一文檔的過程。

（4）各角色的權限管理

在實驗室文檔管理中，需要對使用文檔的用戶制定相應的權限管理。而配置管理已經對用戶使用配置庫中的文件使用限定了權限。該權限分為功能權限和結點權限，功能權限主要包括簽入功能，簽出功能，新建配置項功能，刪除配置項功能等；結點權限主要包括對配置項所屬的結點操作權限的管理。如圖5所示的配置管理中的結點樹，對樹中結點的增加、刪除、修改及增加結點的子樹都屬于結點權限。因此，根據系統中使用者的使用的功能，可將這些功能組合成角色，例如，實驗室管理員擁有某結點的增加、刪除、修改、增加結點的子樹、新建配置項、簽入及簽出權限。普通用戶擁有對某結點文檔的簽入和簽出權限。

四、結束語

高校實驗室管理和建設是高校評估的重要組成部分，而采集、整理、歸檔和規范化實驗管理文檔是一項重要的基礎性工作。經過三年的實驗室文檔整理及管理工作的實踐證明，基于配置管理的實驗室文檔管理方案可以很好地解決實驗室文檔版本一致、歸類歸檔、文檔查詢、操作的歷史追溯、文檔規范化和操作規范化。以配置管理的理念建立不同角色所共享的集成平臺具有現實的應用前景。

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G482

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1673-8454（2011）03-0072-04

*本文是杭州電子科技大學校級重點課題“配置管理在高校實驗室檔案管理中應用的研究”研究成果之一。

（編輯：隗爽）