數字檔案館彰顯決策支持價值

文/何文金

數字檔案館彰顯決策支持價值

文/何文金

將知識管理的理念引入到檔案工作中來，與檔案管理和利用的流程相結合，并利用數據挖掘技術來實現數據分析和知識創新，最終運用傳統查詢報表結合推送式主動服務的方式，可以在數字檔案館的日常運轉中實現對管理決策行為的信息參考和支持。

當前，我們進入了一個全新的信息時代，計算機、無線通訊和互聯網技術已經從專業領域延伸到社會生產生活的方方面面，對人們的生活方式、工作方式和思維模式都產生巨大的影響，在國家推進信息化建設的大背景下，數字化、信息化的概念目前已經在很多行業中得到深入的探索和應用，檔案館也正在逐步邁入數字檔案館的發展階段。

隨著檔案信息化建設中技術與管理之間的不斷融合和相互促進革新，檔案館的諸多業務和管理的工作方式也在發生著積極的變化，檔案管理在新的發展環境下被賦予更加豐富的內涵，數字檔案館也逐漸在滿足傳統檔案工作需求的基礎上，延伸出更加智能化、主動而宏觀的檔案資源服務方面拓展性的功能，能夠為各種機構的運行和發展提供決策支持與參考，創造出更高的價值。

數字檔案館興起

科技發展為數字信息的形成、傳播、組織、存儲、管理和利用提供了現代化的手段和方法，在檔案資源的形成、管理和利用等方面也催生了新模式。一方面，各行業信息化程度日益提高，在新時期的生產管理中逐漸形成大量的數字化信息，新時期的檔案工作迫切地需要管理人員將這些數字化信息中具有憑證和利用價值的內容實施規范化的保存、管理并提供廣泛而高效的檔案資源利用；另一方面，由于檔案數字化技術的不斷提高和用戶對檔案資源利用的進一步需求，將傳統的檔案資料進行數字化處理也已成為普遍趨勢，將這些以新形態存在的檔案資源納入到統一規范管理中，成為當前檔案工作的一項關鍵內容。在此背景下，國內外檔案館普遍開始建設數字檔案館。

關于數字檔案館，目前主要有兩種觀點，簡單來說就是基于實體檔案館信息化的數字檔案館和基于檔案信息資源共享的數字檔案館。前者以傳統檔案館為主體，在國內外已較為普遍，例如2003年建成的國內第一家數字檔案館——青島市檔案館，以及2004年建成的國內第一家公司數字檔案館——江蘇省電力公司數字檔案館，基于全方位逐步實現信息化的新型檔案館形態，數字檔案館包括了館藏和服務數字化與檔案館其他業務職能的信息化等內容；而后者通常為多機構聯合建設維護，并提供服務，這在國內較為少見，典型的有美國西北數字檔案館，2002年初由華盛頓州檔案館、西雅圖市檔案館，還有一些高校和歷史協會聯合建立，為各類研究人員提供在線的信息檢索和服務。

不斷發展中的數字檔案館，以“信息數字化，傳輸網絡化，館藏超時空化，服務有線化，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文”的新面貌，能夠全面實現檔案資源在信息化環境下的高效融合與共享，并在此基礎上貫徹知識創新，實現檔案資源的價值提升和循環利用，以科學規范為指導，為決策提供參考和支持，真正提高檔案資源的利用層次和服務質量。

輔助決策的方式

在信息化的社會環境下，檔案用戶對檔案信息的利用，除了在獲取速度和信息數量上有較高的要求外，對其所獲取到的檔案信息的質量也開始重點關注起來，這對檔案工作中數據質量提出較高的要求。而機構的管理決策工作，在信息化背景下，對于檔案信息的利用也具有更高的期望。將知識管理的理念引入到檔案工作中來，與檔案管理和利用的流程相結合，并利用數據挖掘技術來實現數據分析和知識創新，最終運用傳統查詢報表結合推送式主動服務的方式，可以在數字檔案館的日常運轉中實現對管理決策行為的信息參考和支持。

檔案管理流程結合知識管理體系

知識管理是將知識看作資產資源，以知識創新和應用作為目標的理念，是對機構內外部各種信息進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用，通過知識的共享和創新，有效地實現增值，進而利用機構的集體智慧來提高機構的應變能力和創造能力的一系列集成性、系統性的制度或方法。檔案是最重要的資源和資產，在檔案資源從采集形成、保存、日常管理，直到服務利用、宣傳的流程中，每個環節都充分貫徹融合知識管理的內容，對機構內部的知識資源進行相應的組織、傳遞、利用和開發，將顯著提升機構競爭力。在對檔案信息的分析研究和知識創新階段，數據挖掘技術充分發揮作用。

充分應用數據挖掘進行知識創新

數據挖掘在概念上就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的實際應用數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識的過程。這些知識可以用于信息管理、查詢優化、決策支持和過程控制，以及數據自身的維護。在數字檔案館環境下，數據挖掘的對象可以是結構化對象，如數據庫或數據倉庫里的常規檔案數據存儲集合，可以是巨量的文本數據類電子檔案，還可以是Web數據，包括檔案用戶Web訪問信息、結構、行為模式等內容。Web數據是數字檔案館與傳統檔案館相比之下很特殊的一類數據，對其進行挖掘和分析可以為檔案工作人員研究檔案用戶的行為模式和需求方向提供直接的數據支持，有利于了解檔案資源與用戶的關聯，發掘潛在的客戶需求，為在檔案工作中進一步充分發揮和完善個性化服務功能、優化檔案信息資源組織和管理模式提供決策輔助參考，這也是檔案工作中一個未來的方向。

針對不同檔案的數據挖掘與知識應用

在知識管理體系下，人們利用數據挖掘技術在檔案館日常管理數據的基礎上進行抽象和分析，可以更加了解整個數字檔案館的運行情況，促進管理和業務水平的提高；在大量的專題知識中，進行知識創新，能夠充分發掘潛藏的有用的專業性信息，用相應的分析結果對專業決策提供輔助參考，從而在更深層次上發揮數字檔案的作用；而將以往決策檔案進行綜合歸納分析，可以概覽機構業務發展歷程和策略，發揮戰略性回顧與引導作用。針對不同檔案的數據挖掘與知識應用體現了數字檔案館對決策的輔助功能。在信息傳遞的方式上，除了進行傳統的知識整理和被動提供數據檢索和報表等服務外，還應在信息環境下突破傳統服務理念，積極探索和實踐更加及時高效和有針對性的服務模式。

應用主動性、引導性信息推送模式

利用當前移動辦公和手機終端的普及，結合無線網絡和移動信息平臺等服務進行主動性、引導性的信息推送，可以極大地提高檔案管理和決策工作的效率，而且將促進管理工作中的潛能開發。除此之外，應用先進的服務模式還能夠對信息服務的過程進行跟蹤和交互校對，充分挖掘新的信息并提高檔案資源利用的準確率。一個典型的國際案例就是CDRS(Col-laborative Digital Reference Service，即聯合數字參考服務)——國際上規模最大、最成功的導航式推送服務系統，它通過世界各地圖書館的共同參與和開發，實現資源共享。2001年5月，隨著華盛頓郡聯合圖書館系統(WCCIS)的加盟，CDRS已擁有包括美國、加拿大、澳大利亞、德國、英國等100個成員。CDRS的宗旨是在任何時候都可以為在任何地點提出問題的任何用戶提供專業的參考服務。大規模的資源整合和推送，為管理和決策的支持提供豐富的數據基礎和高效的工作方式。目前國內普遍應用的較為常見的主動性、引導性信息推送應用，是與檔案管理信息系統相結合的短信平臺推送模式，以及移動終端辦公的消息通知模式，也已經在一定程度上實現基于當前信息化的更快速和更有針對性的服務。

將服務模式納入知識創新良性循環

在知識管理體系下，我們可以充分運用數據挖掘分析和信息主動服務，充分結合“以用戶為中心，培養個性、引導需求”的服務模式，將個性化、主動化、服務導向的策略與工作充分結合，并將產生和獲取的各種信息數據內容作為一項新的信息或知識融入知識管理創新流程，將記錄信息和反饋結果數據納入管理，為服務模式本身的改進和創新作出數據支持和決策輔助，以便更好地滿足用戶需求，體現“以人為本”的服務理念。

知識管理體系下充分運用數據挖掘分析和信息主動服務，充分結合“以用戶為中心，培養個性、引導需求”的服務模式，將個性化、主動化、服務導向的策略與工作充分結合，并將產生和獲取的各種信息數據內容作為一項新的信息或知識融入知識管理創新流程，

輔助決策的內涵

數字檔案館的決策輔助作用對于檔案管理和各項業務的開展和完善，具有巨大而深遠的意義，是檔案管理工作對信息化建設的一個高層次需求。

數字檔案館所提供的決策參考與支撐，具有五種內涵。

決策客觀性

建立在海量數據基礎上，以管理和技術規范為指導，使用科學的建模和分析方法所得出的結論知識，在對決策人員產生的影響上，必然比人為的輔助信息具有更強的客觀性，減少了信息不足可能帶來的觀點缺失，也可以盡量減少人的思維和觀點差異對決策工作可能帶來的偏差。

信息知識顯性

數據挖掘可以快速有效地分析和處理海量數據和信息，使隱藏在數據中的規律和概念得以呈現，隱性知識顯性化，顯性知識結構化，為數字檔案館的科學管理和服務水平的不斷提高提供有力支持，使檔案館向著知識化的方向發展。

推測和預判性

檔案工作中有很多問題因素不盡相同，利用數據挖掘和分析，在挖掘出的隱藏在檔案資源和用戶信息中的規律進行知識化學習與實踐驗證，可以在此基礎上對以后工作的某些問題進行推測和預判，減少或消除檔案管理和業務工作中諸多的不確定性。

全局抽象性

處于信息爆炸的時代，檔案資源也呈現出廣闊無邊的態勢，同時在數字檔案館中，除了檔案資源還存在大量的用戶數據和各種日志記錄等數據信息。如此海量和復雜的各類數據信息，導致管理和決策者往往在需要時無法全面而準確地了解一個專題或者業務活動的概況和走向。通過數據挖掘和分析，將海量數據進行全面化抽象化處理，其所形成的結構或概念可以為管理和決策者對特定時間下的特定數據和應用狀況進行全面而準確的了解。

決策輔助的效率與準確率

在數據挖掘技術中，借助計算機硬件的性能，利用各種計算方法和相對應的軟件，可以進行大量的數據計算分析和與實踐結合的調整校對。在對管理和決策工作提供參考和輔助的同時，充分體現數字化信息化環境下的效率，以及在此效率的基礎上通過精密計算和科學方法來保障較高準確率。

從長遠來看，數字檔案館的決策輔助作用將在檔案信息化建設的不斷發展中得到更加充分的發揮，以更豐富的表現方式帶來更高效實用的改進，為檔案的決策和管理工作注入新活力。

信息技術的飛速發展和信息化應用的普及與深化，極大提高了檔案信息的利用范圍和效率，也使得檔案資源的價值被重新審視。數字化檔案館的建設已經成為評價一個機構的檔案工作和信息化建設的重要旗幟。

加快建設數字化檔案館，充分利用現代化的技術手段輔助檔案館開發、集成和共享檔案資源，為社會提供多元化服務，為運營管理和業務開展提供輔助決策，已經成為國家信息化和信息資源戰略的重要內容。在此潮流和機遇下，數字檔案館的決策輔助作用也必將得到更全面的體現。

（作者單位為國網電力科學研究院）