人機交互式檔案管理軟件系統讓“無紙化”辦公不再只是設想

文 陳玉鈺 邵龍江

人機交互式檔案管理軟件系統讓“無紙化”辦公不再只是設想

文 陳玉鈺 邵龍江

目前，在系統檔案管理領域中，管理軟件多為C/S結構，能夠對已形成檔案的目錄級文件進行簡要的信息錄入，對文書檔案的歸檔、數據庫管理有一定意義。但是，C/S結構的管理軟件有很多弊端，如，它們一般無法形成網絡化管理。以往管理軟件由于設計結構上的局限，使得這些軟件只能是單機版軟件，即只能安裝于某一臺具體的計算機，無法實現聯網。而且由于該單機版軟件僅能滿足對文書檔案簡要信息的錄入，不能提供檔案檢索與查詢電子信息的功能；與此同時，其也缺少針對性和可操作性。目前使用的檔案管理軟件，一般為通用類軟件，并非為企業量身定做。僅側重于文書檔案管理，對科技、財務等檔案門類缺少針對性設計，輸入信息也不適用，況且功能設置較為復雜，操作程序較為繁索；還有很重要的一點，它們不能實現檔案資源共享。檔案管理的價值在于提供利用，而目前使用中的管理軟件大多僅側重于存儲，由于缺少提供利用的設計和功能，文件資源只能保管，不能實現資源共享，大大抵消了管理軟件的應用價值。

因此，這類軟件不能很好地解決一般企業檔案檢索和管理的諸多問題，有些能夠提供電子檢索功能的軟件由于價格昂貴，企業也只能與其失之交臂。

相對于此，近年來所開發出的人機交互式檔案管理軟件系統，最大的優勢在于能較好解決目前市面上通用檔案管理軟件存在的資源無法共享、設計缺少針對性和無法進行網絡化管理和利用的局限。在適應性上，科技檔案管理軟件系統著眼于科技檔案管理的業務流程、組織結構、人員組成等實際情況，在功能設置上突出了查詢和管理兩個重要環節，對檔案管理，具有較強的針對性和適應性；在多樣性上，人機交互式檔案管理軟件系統在實現載體上，完成了由物質載體向網絡載體的轉移，初步實現了檔案管理上的“無紙辦公”；在管理手段上，初步實現了由手寫登記向電子化、數字化的過度；在管理內涵上，除了完成傳統的紙質和實物檔案管理外，還增加了電子檔案的管理功能。在可擴展性上，科技檔案管理軟件系統有較好的可擴展性，使得新功能可以較容易地集成到本系統中。

人機交互式檔案管理軟件系統，以實現檔案檢索、咨詢、存儲的數字化管理，提高檔案利用的自動化程度為目標，通過計算機和網絡技術在檔案管理中的具體運用，最大限度的減少主、客因素對檔案價值的不利影響，初步實現檔案管理上的“無紙化”辦公。

人機交互式檔案管理軟件系統通過計算機和網絡技術的具體運用，使檔案管理的自動化程度有了明顯提高。目前市場通用的檔案管理軟件因單機版設計而無法實現網絡化管理的局限，而人機交互式檔案管理軟件系統采用較為先進的B/S結構設計，使檔案管理網絡化、系統化成為現實。檔案收集、歸檔、借閱、查詢等各項工作不再是一個相對獨立的操作過程，而是同一個管理系統中的若干子系統，各子系統之間既相互聯系，又相互制約、互為條件。使用后任何一個用戶，只要有一臺聯網的計算機，再由系統管理員分配一個用戶名和密碼就可以通過計算機網絡對檔案實施檢索、咨詢，實現“無紙化”管理。

人機交互式檔案管理軟件系統采用關系型數據庫技術，能夠與目前實用中的諸多種檔案管理系統、特別是能與現有的眾多辦公自動化系統進行對接和嵌入，表現了較強的兼容性和可擴展性，為實現檔案管理自動化奠定了基礎。

選用的程序開發語言是一種基于WEB的開發語言，該語言程序的最大優勢在于，能夠更快地響應用戶請求。將該語言程序運用于檔案管理的業務流程、組織結構、人員組成等實際需求之中，在功能設置上突出查詢和管理兩個重要環節，完成檔案管理由物質載體向網絡載體的轉移，初步實現檔案管理上的“無紙辦公”。對企業檔案管理具有較強的針對性和適應性。

人機交互式檔案管理軟件系統采用B/S架構、SQL Server 2000關系型數據庫等設計原理。通過對局域網、萬維網進行內部、外部信息交換的研究，實現檔案信息從錄入到提交的全過程控制和管理。在突破了“多頁面之間參數傳遞技術”、“在B/S軟件結構下運用JAVA腳本實現樹形菜單”等技術難點之后，人機交互式檔案管理軟件系統便可運用計算機和網絡技術手段實現檔案管理和利用，滿足檔案的多門類管理的功能。

人機交互式檔案管理軟件系統可提高檔案管理的自動化水平，減少了主、客觀因素對檔案價值的不利影響。它是檔案利用和管理上的一次飛躍。它不僅可以避免傳統的檔案傳遞過程中對檔案價值的影響因素，可以最大限度地降低檔案保管條件對檔案的影響，而且初步實現在檔案管理上的無紙化辦公，以此為標志的檔案管理邁上了一個新的臺階。

同時，它還拉動了辦公自動化整體水平的提高。檔案管理是信息化建設的一個重要組成部分，是辦公自動化水平的一個重要標志。計算機和網絡技術在檔案管理中的應用，不僅提高了檔案管理的自動化水平，而且對推動整體辦公自動化水平有拉動和示范作用。

值得一提的是，它更創新了工作模式。管理部門與科技開發部門聯合開發，相互為對方找到了一個新的工作平臺，創新了一種工作模式。科技開發部門實現了技術優勢向工作效率和管理能力上的轉化，管理部門實現了管理水平和管理能力上的更新換代，促進了自身素質的提高，實現了“雙贏”。

作者供職于天津市高新技術成果轉化中心