圖書館文獻資源建設的新舉措:重點文獻入藏調研與補充——以東莞圖書館為例

李正祥,陳秀琴

(東莞圖書館,廣東 東莞 523071)

圖書館獲取文獻信息資源的手段很多,包括購買、受贈、交換、復制,等等。當然,建設一個結構合理、特色鮮明、文獻保障率高的館藏文獻資源體系,僅僅機械地采用這些方式顯然是不行的,必須不斷創新文獻資源建設思路。筆者一直工作在圖書館文獻資源建設工作第一線,長期致力于探索用科學的方法開展圖書館的文獻資源建設。在此,筆者以東莞圖書館為例,介紹一種文獻資源建設的新方法——重點文獻入藏調研與補充,欲與同行共享,并求商榷。

1 “重點文獻入藏調研與補充”之含義

所謂的重點文獻入藏調研與補充,就是先對我們認為是比較重要的文獻進行館藏入藏情況的調研,在此基礎上,根據本館的文獻收藏原則,對無館藏的文獻進行補充采購,對已入藏但數量不足的文獻補充所需復本。關于這項工作,有幾點需要說明:1)這里所說的重點文獻,不是經過權威機構的認定和規定,而是由東莞圖書館采訪工作人員自行確定的,相對東莞圖書館來說具有重要意義的文獻。2)從載體形式來看,一般是指紙本中文圖書,也有少量的音像制品。3)這項工作的開展,一般以年度為界限,在每年年初的幾個月里集中進行。

2 “重點文獻入藏調研與補充”之程序

2.1 重點文獻的界定

要進行重點文獻的入藏情況調研,首先必須搞清楚何謂重點文獻,哪些文獻才是重點文獻,這些重點文獻如何界定的問題。

2.1.1 內容的界定。我們認為,所謂的重點文獻是指近兩年來在社會上產生一定影響的文獻(包括中文圖書和部分音像制品)。從內容上來界定,主要是指以下幾個方面:1)獲得各種獎勵的文獻,如“冰心圖書獎獲獎圖書”“第二屆中華優秀出版物獎獲獎作品”“首屆中國建筑圖書獎獲獎圖書”“國家圖書館文津圖書獎獲獎圖書”“中國最美的書”“首屆(2008)中國法學優秀成果獎獲獎圖書”等。2)得到權威機構或專家認可、推薦的文獻,如“新聞出版總署向全國青少年推薦百種優秀圖書”“30年中國最具影響力的 300本書”“60年中國最具影響力的600本書”“五個一工程入選作品”“年度十大商業圖書”“年度十大家庭教育圖書”等。3)受到各種媒體好評的文獻,如“中華讀書報年度圖書之 100佳”“搜狐網‘讀本好書’年度好書”“鳳凰網年度最佳圖書”等。4)有關的暢銷排行榜圖書,如“2008年度中國內地人文社科類暢銷書”“2008年度中國內地文學類暢銷書”“當當網年度暢銷圖書”等。

2.1.2 時間范圍的界定。由于很多的評獎項目和排行統計是在年末歲終完成,因此,對重點文獻的收集大多也只能在年末才能得以實現。我們收集的重點文獻主要是指在過去一年出版并在社會上產生過一定社會影響的文獻,也可以是幾年之前出版但其影響是在過去一年才表現出來的文獻。

2.2 重點文獻的搜集

重點文獻界定之后,就是如何進行重點文獻的搜集了,這是重點文獻入藏情況調研與補充工作的重要環節,直接決定了該項工作開展的深度和廣度。搜集的渠道越廣、來源越豐富,那么我們得到的重點文獻就越多,這項工作就越有價值和意義。作為文獻采訪員,需要經常閱讀有關書目、書評,瀏覽相關網站的讀書頻道、網絡書店的銷售信息等,并有計劃、有選擇地記錄下我們需要的重點文獻或重點文獻的信息來源。根據我們的實踐經驗,這幾年搜集的重點文獻主要來源于《中華讀書報紙》《出版商務周報》《中國圖書商報》《文匯閱讀周報》《中華書目報·圖書館報》《中華書目報·社科新書目》《中華書目報·科技新書目》以及當當網、卓越網、搜狐網、新浪網、鳳凰網的讀書頻道等。

2.3 重點文獻文檔的建立

在對重點文獻進行搜集的過程中,有時候得到的是具體的文獻信息,而更多的是關于重點文獻的信息來源,這就需要采訪人員按照信息來源的提示,逐一查找具體的文獻信息,建立重點文獻文檔。文檔中的一條書目信息一般包括:書名、ISBN、出版社、出版時間、價格、開本、裝幀形式等。

2.4 文檔的整理

有時候,某一種重點文獻可能出現在多個重點文獻來源之中,所以在建立文檔之時,為確保文檔信息的完整性,我們應該如實按照標準格式進行記錄。待整個重點文獻文檔完成之后,再按題名對所有重點文獻進行排序,將重復的文獻集中在一起,這樣就很容易刪除重復的書目信息了。

重點文獻文檔雖然建立起來了,但并不是所有的重點文獻都適合于每一個圖書館收藏,所以,在對這些重點文獻開展館藏入藏情況調研之前,應先對他們逐一審核,排除一些不適合本館收藏原則和收藏范圍的文獻,這樣可以減少館藏入藏情況調研的工作量,避免不必要的人力和時間的浪費。

2.5 館藏入藏情況的調查

重點文獻文檔建立和整理之后,就要對其入藏情況進行調查,以確定是否有館藏,館藏數量多少;是否有預訂,如果有預訂,是向哪一個圖書供應商預訂的,什么時候預訂。記錄并掌握這些情況,將能極大地方便下一步的補充采購。

就調查方法而言,可以通過采購預訂系統進行批量查重,然后對照原始重點文獻文檔逐一核對館藏和預訂情況;也可以通過書名或 ISBN的途徑一條一條進行查重,并在該條書目后面記錄下館藏和預訂情況。前者可以保證查重的速度和效率,后者則確保了調研結果的準確性。

2.6 缺藏文獻的補充采購

根據調研的結果,對無館藏也無預訂的重點文獻即刻進行報訂,交與相關圖書供應商進行采購,并及時跟進。對有預訂記錄的重點文獻,可依據預訂的時間來判斷該文獻是否還在采購的過程中,并把這些有預訂記錄的重點文獻書目交由相關的供應商,以最終確認是否有貨,或者由他們再次進行采購。

3 “重點文獻入藏調研與補充”工作之實踐

2008年初,東莞圖書館采編部指派專人首次對2007年國內的各類重點文獻館藏情況進行了調研與補充采購,得到了東莞圖書館領導的肯定。2009年,該館總結上一年的工作經驗,一方面,注重對2008年度各種重點文獻信息及信息來源的搜集;另一方面,組織更多的人力參與到這項工作中來,建立了翔實、完備的重點文獻文檔,缺藏的重點文獻及時得到補充,而且還撰寫了調研報告。經過 2009年的實踐,“重點文獻調研與補充”工作日臻完善和規范,并逐步形成了一套切實可行的流程,為該項工作持續開展和常規化實施奠定了堅實的基礎。2010年是開展“重點文獻調研與補充”工作的第三年,雖然規模較 2009年有了一定的擴大,但由于有了一套行之有效的工作程序,因此效率也顯著提高。下面以 2009年為例,介紹一下東莞圖書館開展“重點文獻調研與補充”工作的情況。

3.1 重點文獻的信息源

2009年所調研的重點文獻,主要是來自以下信息源所包含的圖書:

(1)《中國圖書商報·閱讀書周刊》2008十大好書

(2)2008—2009中國十大家庭教育圖書

(3)2008年“茅臺杯”人民文學獲獎作品

(4)2008年度中國內地生活類暢銷書

(5)2008中華讀書報年度圖書之十佳作品

(6)2008中華讀書報年度圖書之 100佳

(7)搜狐網“讀本好書”2008年評選結果

(8)2008年《當代》長篇小說“五年最佳”

(9)21世紀年度最佳外國小說

(10)2008年和訊華文財經圖書獲獎作品

(11)2008年度十大圖書

(12)《父母必讀》與“紅泥巴讀書俱樂部”評選2008年度十佳童書

(13)改革開放 30年 30部優秀科普翻譯圖書

(14)“中華詩詞終身成就獎”獲獎作品

(15)《蟻囈》獲 2008年世界最美圖書特別制作獎

(16)30年中國最具有影響力的 300本書

(17)2008年度中國內地文學類暢銷書 TOP10

(18)2008年度中國內地經管類暢銷書 TOP10

(19)2008年度中國內地人文社科類暢銷書TOP10

(20)2008年度中國內地少兒類暢銷書 TOP10

(21)2008年十大商業圖書

(22)2008中國最美圖書獲獎作品

(23)第二屆(2008)中華優秀出版物獲獎作品

(24)第六屆華語文學傳媒獎獲獎作品

(25)第三屆中國圖書出版集團圖書獎獲獎作品(54種)

(26)2008年冰心圖書獎獲獎作品

(27)2008年十大股票圖書

(28)2008中國十大健康圖書

(29)第四屆(2008)“國家圖書館文津圖書獎”獲獎圖書

(30)首屆(2008)中國法學優秀成果獎獲獎圖書

(31)五個一工程入選作品(少兒系列)

(32)2008年度最佳少兒讀物

(33)2008年十大品牌童書

(34)2008十大員工培訓圖書

(35)鳳凰網 2008年度最佳圖書

(36)首屆中國建筑圖書獎評選作品

(37)新聞出版社總署第五次向全國青少年推薦百種優秀圖書

(38)第二屆“三個一百”原創人文科類圖書

(39)第二屆“三個一百”原創出版文藝少兒類圖書

(40)第二屆“三個一百”原創出版工程科學技術類圖書

(41)2009年《中國圖書評論》月度排行榜圖書

(42)深圳讀書月評選的 2008年十大好書

3.2 調研數據分析及補充采購結果

經過對1 744種重點文獻館藏入藏情況的調查和統計,東莞圖書館已入藏的有 973種,占所調研重點文獻的 55.8%;暫缺 515種,占所調研重點文獻的 29.5%;預訂而未到館的有 256種,占所調研重點文獻的 14.7%。一半以上的重點文獻已入藏,從一定程度上反映出東莞圖書館文獻采訪工作的成效。但是,仍有 30%左右的重點文獻沒有進入采訪人員的視野,甚至連預訂記錄都沒有,這也說明了今后的采訪工作需要進一步加大書目提供的力度和范圍。

截至 2009年 3月,東莞圖書館暫缺重點文獻共有 771種(包括有預訂但無法到館的),出版時間范圍較廣。其中主要集中在 2007年和 2008年,分別達到了 263種和 308種,占 34%和 40%。但也正是因為年份集中為我們的補充采購提供了方便,確保了較高的到貨率。這也說明,我們對新近出版的重點文獻的書目信息掌握還有所欠缺,在今后的工作中需要改善和加強。

4 開展“重點文獻入藏調研與補充”的意義

4.1 真正達到了圖書館文獻采訪工作的目的

文獻采訪工作并不是一種簡單對文獻實施購買的行為,它還包含有一個對文獻內容和書目信息進行“訪”和“求”的過程,要求對各種文獻出版動態、文獻的社會影響以及文獻書目等有所了解(甚至還要加以比較和研究),這樣,才能確保文獻采購的質量。“重點文獻入藏調研與補充”這項工作不論是對相關文獻社會影響力的關注、重點文獻信息源的搜集,還是對重點文獻館藏情況的調研,都達到了文獻采訪所要求的目標。其表現出了文獻采訪工作研究性的一面,是對文獻采訪行為的一個全面提升,而這也正是當前許多圖書館的文獻采訪工作所欠缺的。

4.2 為館藏文獻質量的分析提供依據

通過調研,了解這些重點文獻在東莞圖書館的入藏情況:哪些有入藏,入藏率有多少;哪些缺藏,缺藏多少,為什么缺藏;哪些需要補充,哪些不需要補充,等等。對這些情況的了解和掌握,以及文檔的建立,將為我們開展館藏文獻質量的分析、評價與研究提供相關的依據。

4.3 彌補日常采購之不足

在常規的文獻采購工作中,由于受新書書目來源以及一些其他因素的制約,有些受到好評、產生著一定社會影響的文獻并不一定能如期采購、入藏到圖書館,因而給我們的文獻采購工作帶來一些遺憾。通過調研,可以對缺藏的重點文獻進行補充采購,從而彌補采購工作之不足,提高采購工作質量。