試述醫院人事檔案信息化管理的必要性

王紅 王軼紅 武漢大學人民醫院

醫院人事檔案是人事部門對個人管理的重要憑證和工作基礎，是開發人才資源的寶貴信息庫，是醫院考察和選拔領導干部，加強醫院人才隊伍建設的重要依據。隨著網絡信息的全球一體化和人才流動速度的加快，把人事檔案管理從傳統的手工方式轉移到現代化層面上來，實現人事檔案管理信息化，是人事檔案事業發展的必然趨勢，是人事管理工作發展的必然要求。以檔案的原始材料為依據，建立完整、準確的人事信息數據庫，運用信息網絡技術，實現人事檔案管理自動化、實時化、網絡化，有效地為醫院的人才交流、科技進步和醫療水平的提高提供可利用信息，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。

醫院人事檔案管理工作的現狀

認識上的不到位，制約著醫院人事檔案工作的發展 醫院人事檔案工作的發展，不僅需要人事檔案工作者嚴謹、科學的工作精神，更需要醫院領導的大力支持。長期以來，相當一部分領導對人事檔案工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案不是醫院工作的重中之重，不能直接產生經濟效益，只是一項保管的事務性工作，只要不丟失、不泄密，能應付對外調（查）檔案就行了。由于領導對人事檔案認識的不到位，人事檔案管理工作發展緩慢，甚至停滯不前。

管理機制不健全，制約著醫院對人事信息的需求 人事檔案是醫院領導獲取人員信息的主要來源，由于檔案意識淡薄，導致人事檔案管理機制不健全，檔案人員收集、歸檔工作被動，有的應歸檔范圍內的檔案材料往往不能及時上交，甚至根本不交；有的檔案材料內容要么信息復重填寫較多，要么反映個人業務能力、工作業績的信息較少；有的檔案材料填寫隨意，內容前后矛盾等現象時有發生，都直接影響了人事檔案的規范性、真實性、可靠性和系統性，致使人事檔案信息混亂，無法滿足醫院對人事信息的需求。

信息化程度不高，制約著人力資源的開發與利用 從整體來看，大部分醫院人事檔案的基礎設施差，收集、整理、歸類、編目等工作仍然主要依靠手工操作，近年來，雖有部分醫院配備了專門的計算機，也開發了相應的人事檔案管理系統，但單機版的人事信息系統根本不能對人員數據信息實時同步更新和及時地維護，人員信息也僅局限于一些基本信息，只能滿足人事日常工作的基本需求，人員數據信息的不完整，致使許多工作仍處于傳統的手工操作狀態，不僅重復勞動多，還造成檔案查閱的不便，更談不上對人力資源的開發與利用。

醫院人事檔案管理信息化的作用

有利于醫院人事制度改革的深化隨著人事制度改革在全國各行各業的展開，醫院用人制度也在發生著變化，“聘用制”逐步取代“終生制”，人員流動頻繁，帶動了人事檔案轉遞的頻繁，這勢必要求人事檔案的轉移手續要更簡化、方便。而人事檔案管理信息化，就是要求電子文件歸檔，憑借網絡傳輸，保證人事檔案傳遞的便利、快捷、安全。在人員聘用期間，人員新增信息還可以以數據的形式及時傳輸到信息管理中心，使人員信息得到及時更新、補充，實現對聘用人員的時時監管。

有利于人事管理工作效率的提高一直以來，人事檔案管理主要側重于檔案的實體管理，檔案人員往往都是手工收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費時又費力。實現人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統的人工化向自動化、智能化、網絡化轉變，人事信息檢索查詢、統計分析等將變得更為快捷、準確。特別是網絡信息資源的共享特性，使得相關部門可根據一定的使用權限直接進入信息網查閱所需信息，給我們的人事檔案工作節省了大量人力和時間，管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開發和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。

有利于人事檔案紙制載體的保護人事檔案紙質載體是最原始的證據材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護顯得尤為重要。平時人事檔案利用率就非常高，如遇人事爭議、調資等特殊情況，翻閱次數就更多，加上反復拆裝，紙質檔案往往不堪重負。有了人事檔案信息管理系統，人員信息只需從數據庫中調取，除了在信息輸入時需要使用檔案原件外，很少再接觸原件，減少了檔案人員與原始材料的接觸，大大延長了檔案原始材料的壽命。

有利于滿足醫院對人力資源的需求 新時期人事檔案工作的要求是不斷提高人力資源的開發與利用，有效的人事檔案管理對分析醫院人力資源狀況是否適應醫院改革與發展的要求起著積極的重要作用。通過建立醫院人事檔案信息管理系統，實現了人事信息的智能檢索和網絡傳輸，不斷擴大人事檔案信息的內涵，不斷增強人事信息綜合分析的能力，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。

醫院人事檔案管理信息化的途徑

提高對人事檔案管理信息化的認識 “說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是長期以來人們對人事檔案工作態度的生動寫照。面對醫院跨越式的發展和人事制度改革的不斷深化，我們要不斷更新觀念，站在醫院改革與發展的高度，盡快建立醫院人事檔案信息化管理系統，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化地利用效力。同時，管理人員還要樹立服務意識，變封閉式管理為開放式管理，主動開發人力資源信息，將搜索到的人才信息及時傳遞給所需領導和部門，積極主動地為醫療、科研、教學、管理等各項工作服務。

夯實人事檔案管理的基礎工作 檔案材料的收集、鑒別和整理是人事檔案管理的基礎工作，也是人事檔案管理信息化建設的依據，信息數據的完整、準確完全依賴于人事檔案材料的完整。因此，我們首先應注重并做好人事檔案管理的基礎性工作，對人事檔案材料進行認真核查和甄別，使形成的材料客觀、真實、準確、全面，能真實反映每個人的歷史和現狀，做到“觀其卷，見其人”。另外，我們還要重視人員信息的收集，采取動靜結合、縱橫結合、定量與定性結合的方式，不斷充實檔案內容，為人事檔案信息管理系統數據庫建設提供有力的信息數據。

建立有效的人員信息數據庫 人事檔案信息系統最為關鍵的工作就是人員信息數據庫的建立，它是一項涉及很多環節，且頗費時間的系統工作，是一個漸進性的過程，需要投入大量的人力、物力和時間分階段、分層次、分步驟有序進行。建立人員信息數據庫，一要加大數據庫信息完整、準確，提高數據庫的查全率和查準率；二要完善數據庫的兼容性與通用性，實現數據信息的全面交換與共享；三要及時修改補充信息數據庫，確保數據庫信息的時效性、真實性和準確性。

加大信息網絡系統的建設與維護我們要以人事檔案管理信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，通過人事信息系統，完善財務工資系統、醫療保障系統、行政管理系統等，進而形成映射關系。人事檔案管理又是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，我們還要加大對信息系統的日常管理與修改維護，嚴格控制、管理設置使用權限，不僅要滿足各級人員對人事檔案信息的需求，還要確保人事檔案信息的安全與保密。

總之，實現人事檔案管理信息化，對醫院發展具有深遠影響，我們要與時俱進、不斷創新，切實做好人事檔案信息化建設工作，充分發揮人事檔案信息資源的優勢，為醫院的改革與發展提供必要的服務。

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2 樊曉宇.對醫院人事檔案信息化建設的思考[J].陜西檔案，2009(6):44

3 程海強.醫院干部人事檔案管理信息化建設初探[J].中國實用醫藥，2010,(5):251-253