檔案利用分析

王鳳

摘要：在檔案工作中，檔案利用工作是核心環(huán)節(jié)。同時，也是檔案搜集、整理、鑒定、保管工作的價值實現(xiàn)過程。沒有檔案的利用也就沒有檔案和檔案工作價值的實現(xiàn)。對檔案利用工作進行具體的分析，能夠反映檔案基礎工作各個環(huán)節(jié)的情況，同時為下一步利用者的利用方向提供借鑒和參考。

關鍵詞：檔案管理；編史修志；網(wǎng)絡檔案；

現(xiàn)在，我國各級國家綜合檔案館的查閱條件和環(huán)境基本上是：查閱室一般都在15－150平方米之間，查閱方式是電腦和簿式目錄相結合的檢索方式和單純簿式目錄檢索的方式。查閱主要是調卷，看檔案原件。檔案縮微膠片和檔案掃描件的使用還未規(guī)模化，直接電腦檢索、利用掃描件的方式目前還沒實現(xiàn)。雖然各檔案館館藏結構、檔案的數(shù)量、完整性、查檔的硬件設施等不同，查全率也不盡相同，查檔的側重面也會隨時間的改變而改變，但社會的永遠需求卻是不變的，這就要求保管的檔案盡可能完整全面。

一、具體步驟。

現(xiàn)以某省檔案館兩個年度的檔案查閱情況為例，從編史修志、學術研究、工作查考、個人待遇、其他幾個方面進行檔案利用分析，把分析結果反饋到文書工作和檔案的收集、整理、鑒定部門，把社會的利用需求告訴我們的工作人員，讓他們在工作中，時刻想著查檔的側重面是會隨時間的改變而改變，從而更好地做好基礎工作。

兩年利用的基本情況是：2003 年度利用單位370個，利用檔案、資料3759卷/冊，利用622人次。2007年度利用單位512個，利用檔案、資料5482卷/冊，利用834人次。

1、編史修志。編史修志2003年利用單位80個占全年利用率的21%。利用檔案、資料1366卷/冊占全年利用率的36%，利用檔案人次179，占全年利用率的28%，查到率96%。2007年利用單位112個，占全年利用率的21%，利用檔案、資料2018 卷/冊占全年利用率的36%，利用檔案219人次，占全年利用率的26%，查到率97%。

2、工作查考。利用情況是2003 年利用單位89個，占全年利用率的25%。利用檔案、資料435 卷/冊占全年利用率的11%，利用檔案人次104 占全年利用率的16%。查到率75%。2007 年利用單位84個占全年利用率的16%，利用檔案、資料462 卷/冊占全年利用率的8%，利用檔案117人次，占全年利用率的14%，查到率78%。

3、學術研究。2003年利用單位85個，占全年利用率的22%，利用檔案、資料1495 卷/冊，占全年利用率的39%，利用檔案人次205占全年利用率的32%。查到率97%。2007年利用單位117個占全年利用率的34%，利用檔案、資料2364 卷/冊占全年利用率的43%，利用檔案257人次，占全年利用率的30%，查到率97%。

4、個人待遇。2003年利用單位102個占全年利用率的27%。利用檔案、資料404卷/冊占全年利用率的10%，利用檔案人次114占全年利用率的18%。查到率45%。2007年利用單位177個占全年利用率的34%，利用檔案、資料544 卷/冊占全年利用率的10%，利用檔案人次200，占全年利用率的24%。查到率45%。

5、其他。利用情況是2003年利用單位15 個，占全年利用率的4%。利用檔案，資料59卷/冊占全年利用率的2%，利用檔案人次20占全年利用率的3%，2007 年利用單位22 個占全年利用率的4%，利用檔案，資料94 卷/冊占全年利用率的2%，利用檔案41人次，占全年利用率的5%。

編史修志是檔案利用的重中之重，不僅利用人次多，而且利用檔案、資料數(shù)量也多。但是，編史修志在檔案利用中的百分比有下降的趨勢，并不是編史修志的數(shù)量在減少，而是其他利用檔案的數(shù)量在增加。近年來的趨勢是以組織、單位編史的逐漸減少，而個人編史、個人文集和續(xù)寫家譜、家人傳記的卻在不斷增加，如趙宗復的家人和學生查檔寫《趙宗復文集》，個人編寫的紀實文學《解放太原》等。檔案的進一步的開放，更加促進平民化的檔案利用。

學術研究近年來單位個數(shù)和人次上在不斷提高，其主力是各研究機構學者、各大學教師、博士、碩士、大學生等。利用高峰多集中在每年的1月和7—8月的寒暑假期間，以利用命歷史檔案、資料居多。

編史修志和學術研究都是利用檔案數(shù)量、人次較多的。有時一兩個利用單位，就可使一種檔案的利用數(shù)量猛增。如2003年新聞出版局編《新聞出版史》，使得革命歷史、舊政權資料使用量超出近幾年平均量的三倍。在利用人次上，學術研究通常是一人多次，而編史修志是兩人或多人多次，其共同特點是使用檔案、資料數(shù)量大，查到率高（查到率高并不是所需材料都是齊全完整的，而是所需材料面寬，跨度大，大部分利用者總會或多或少找到一些自己所需的檔案、資料）。

工作查考是針對單位而言的。檔案是單位解決工作問題的參考依據(jù)，這幾年主要集中在解決土地、房產(chǎn)的擁有權，解決職工工資、工齡問題，勞動爭議等。

個人待遇是個人為解決工資、福利、榮譽、保險等。主要查閱內(nèi)容是職工招工手續(xù)、大中專學生分配派遣證、公學學生名單等。查到率低，常使利用者高興而來失望而去。工作查考和個人待遇檔案的共同特點是利用指向明確，一般只需一兩份文件，準確的話一般一至兩卷解決問題，雖利用單位多，但是利用人次、利用檔案數(shù)量卻不會成倍增長，大多是急事急辦，辦完結束。

其他指無法歸入上述幾類的利用，只是來了解，看看檔案館、檔案保管等情況的利用者。有回憶過去的老同志，也有家長帶來寫英雄故事作文的小學生等，雖然利用比重不大，但是可以反映出社會需求的發(fā)展趨勢。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案利用途徑。

1，館內(nèi)局域網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作。

局域網(wǎng)服務是指通過局域網(wǎng)提供已數(shù)字化的檔案信息資源的利用方式，這是基于網(wǎng)絡的最基本的檔案提供利用途徑。

這種途徑下，第一，將館內(nèi)的檔案目錄數(shù)字化，以提供查找檔案信息所需要的數(shù)字化目錄，并能為在更高一級別的網(wǎng)絡上提供利用打下基礎；第二，盡可能開展館內(nèi)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，通過各種錄入手段和方式將傳統(tǒng)載體的檔案信息轉化成數(shù)字信息；第三，為數(shù)字化檔案信息提供利用的網(wǎng)絡設置接口，以便在需要的時候能順利接入因特網(wǎng)，提升利用工作的層次和范圍。

這種途徑提供利用的信息通常應當是內(nèi)部信息，一方面：為了加快館內(nèi)工作人員查找相關信息的速度，另一方面：便于館內(nèi)工作人員之間的溝通與信息交流。所以，必須控制上網(wǎng)信息的范圍并對各類上網(wǎng)用戶的權限做出詳細的規(guī)定并在系統(tǒng)中予以實施。

依托黨政網(wǎng)展開黨政機關之間的提供利用黨政網(wǎng)是指黨政合一的機關局域信息網(wǎng)絡，也是電子政務的主干工程之一。它是獨立的，在物理上與互連網(wǎng)相隔離，從而充分確保了網(wǎng)絡和信息的安全。它的建設可分為兩個層面，先是黨政部門內(nèi)部利用先進的網(wǎng)絡信息技術實現(xiàn)辦公自動化、管理信息化、決策科學化，進而可以與社會各界利用互聯(lián)網(wǎng)信息平臺充分進行信息共享與服務。由于黨政網(wǎng)的構建目的明確，用途專一，因此得到了廣泛的應用。

這樣每一個檔案信息服務機構都成為全球性網(wǎng)絡上的一個站點，成為全開放、為全社會服務的網(wǎng)絡信息中心的一個部分，將極大地滿足全社會對檔案信息資源利用的需求。

2，安全保密問題很迫切。

網(wǎng)絡環(huán)境下迫切需要關注信息方面的安全問題，應注意未開放檔案信息的保密和安全。尤其是由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性、平等性，網(wǎng)站幾乎無法控制用戶對公布的信息的操作，因此必須控制所提供利用的檔案信息資源的范圍，不應公開的檔案信息資源一定要控制好，不得上網(wǎng)。

檔案各項工作的最終目的就是利用，在遇到要解決的問題時，如果有檔案做依據(jù)便可得到一個與事實相同的結果，也會使當事人信服。檔案的利用聯(lián)系著社會和千家萬戶。對檔案利用進行分析，可以找到我們工作中的不足，進一步完善我們的檔案工作，促進檔案工作的發(fā)展和社會的和諧發(fā)展。

參考文獻：

1，曹陽，《電子政務的重要實踐—四川黨政網(wǎng)建設》，《信息化建

設》。

2， 黃存勛等,《文檔一體化—網(wǎng)絡時代的文件與檔案管理》,成都：四川大學出版社。

3， 趙屹,《試論網(wǎng)絡環(huán)境與我國檔案信息資源開發(fā)》，《二十一世紀的社會記憶》，北京：中國人民大學出版。