CQLS集團內部控制問題初探

　　【摘要】 內部控制對加強集團企業管理是一個重要課題，而基于信息化環境下的公司內部控制與傳統內部控制在很多方面存在重大區別。文章則基于信息化管理的視角對來分析CQLS集團內部控制中出現的問題，希望能夠對改善集團型企業的經營管理狀況有所裨益。
　　【關鍵詞】 集團企業；內部控制；管理信息化
　　
　　伴隨著我國市場經濟建設的前行步伐，企業集團化的發展趨勢已成為中國經濟新一輪增長的顯著特點。隨著集團的興起，如何真正實現內部運作低成本和高收益，進一步適應市場變化、增強集團核心競爭力，不能不高度重視內部控制問題。同時，在現代社會中的計算機信息和網絡技術的推廣應用，對傳統的內部控制理論和方法帶來了巨大的沖擊，也為解決上述管理難題提供了可能，傳統內部控制理論是建立在工業時代的管理思想和經濟背景基礎上，其目標是實現查錯防弊，提高業務效率。而基于信息化環境下的公司內部控制與傳統內部控制在很多方面存在重大區別。信息化環境下的企業要求各個組成單元能夠根據信息作出相關經營決策和管理行為，實現自我新的優化，所以控制系統必須作出調整。筆者基于這種背景下展開對CQLS集團信息化環境下內部控制模式的研究與分析，以求為信息化環境下集團內部控制建立與完善提供有價值的參考。
　　
　　一、內部控制與信息化的關聯性分析
　　
　　（一）集團企業內部控制依賴于信息化
　　隨著集團企業的不斷發展，管理層對內部控制的需求日益強烈，內部控制的內容日益復雜，內部控制的流程也日益程序化，這種情況下，傳統內部控制手段的固有缺陷也就越明顯。經過認真分析，發現大家傾向于簡化內部控制的重要原因是內部控制的資源配置要求高，但是手段落后。即設計了高級的內部控制標準，卻運用手工處理方式。如果我們將手工方式視為傳統方式，將信息化方式視為現代方式，那么傳統的內部控制其實是忽視了信息技術的作用。實際上，集團企業內部控制工作中，有很大部分是可以借助信息化系統來完成的，但是由于對信息技術的認識不到位，所以限制了現代化內部控制的作用。
　　信息技術可以降低內部控制成本，提高內部控制效率。可以將人為控制轉變為程序自動控制，并使控制變得靈活可靠；可以完成手工條件下無法執行的復雜控制，增強控制功能；可以快速獲取和傳遞信息，自動整理有用信息，提高控制效率。借助信息化技術的內部控制擁有無可置疑的優勢，也具有不可替代性。因此內部控制的發展方向必然是和信息化技術相結合，大型的集團企業更需要借助信息化管理系統完成內部控制。
　　（二）信息化促進了內部控制的提升
　　管理信息化對企業內控環境、風險評估、控制活動、信息與溝通及內部監督這五個內部控制要素皆有不同程度的促進與提升作用。
　　一是信息系統使得動態和實時控制成為可能，內部控制也由以事后的監督檢查為主變為事前和事中控制模式，更好地體現出基于預測和預防的風險評估機制。在信息化環境下， 企業業務流程的自動化降低了業務處理過程中源于人員疏忽或舞弊的風險。
　　二是在信息化環境下交易授權更加安全，它改變了傳統的簽字和蓋章等授權方式，采用計算機口令和數字簽名等識別手段，減少了工作量， 提高了工作效率；業務記錄不再是書面的簽章、編碼、交叉索引等，而是通過登錄密碼、操作日志等技術手段進行自動記錄。
　　
　　三是信息化系統能使員工對稱地獲取企業內部信息，明確生產、管理目標，使每個員工都清楚地知道其承擔的特定職責；信息化系統為員工開辟了對外界顧客、供應商、政府主管機關的溝通渠道，提高了業務協同效率；信息化系統為員工開辟了向上級部門溝通的直接渠道，避免職工與企業之間的矛盾；信息化系統把企業各部門整合在一起，使企業信息得到有效共享，從而使管理層能及時掌握企業的財務、經營狀況，據此調整管理策略。
　　
　　二、信息化管理系統對集團內部控制五要素的支撐度分析
　　
　　對于內部控制來說，關注的是內部控制五要素；對于信息化管理系統來說，它是由辦公自動化、人力資源管理、財務管理、供應鏈管理等諸多子系統構成。而在實際應用中，不同的信息化管理系統對內部控制五要素的支撐力度不同，企業需要合理地搭配使用系統以發揮信息化在內部控制上的最大效用。基于這個目的，就信息化系統對內部控制五要素的支撐力進行分析。（表1所示，★越多的表示支撐力度越強）
　　從表1中，發現：從橫向上看內部控制的任何一個要素都有相應的信息化系統進行支撐，從縱向上看不同的信息化系統對內部控制的支撐重點各不相同。總體說來，信息化系統對集團企業內部控制的主要支撐作用在于控制活動，其次是信息溝通和監督，在內控環境和風險評估方面的作用相對較弱。
　　
　　三、CQLS集團內部控制現狀及問題分析
　　
　　（一） CQLS集團基本情況簡介
　　CQLS集團是由重慶市政府出資，將原重慶糧油集團以及全市300多家國有糧食企業通過資產重組整合而成的國有大型糧食企業集團，于2008年2月26日正式掛牌成立。CQLS集團的業務涉及糧油購銷、糧油制品、飼料加工、境內外優質糧油基地建設、糧油產品進出口貿易、倉儲保管、物流配送、房地產開發、旅游開發、酒店管理等多個領域；其中糧油、大米、面粉的“購銷加調存”為主營業務板塊，旗下擁有“紅蜻蜓”食用油、“人和”米、“仁吉”面粉三大品牌。
　　對于CQLS集團來說，主營業務的流程是非常清晰的，油、米、面從內外部生產工廠采購到內部的銷售公司，銷售公司完成商品從內部到商超、消費者的流通。
　　（二）從管理信息化維度分析CQLS集團內控現狀及問題
　　集團企業信息化系統管理框架一般主要包括七大體系，以下分別就這幾個方面針對CQLS集團的管理現狀及問題進行分析。
　　1.集團辦公自動化管理現狀及問題分析
　　2008年重組整合以來，CQLS集團以跨地區、跨行業和跨國經營的國際化、現代化的發展策略快速發展。但是，作為一個由糧食局轉制的大型國有企業，在集團行業多，地域分布廣，人員計算機應用水平參差不齊的情況下，集團辦公方式也呈現多樣性。有的單位手工式傳統辦公，有的單位使用了處理簡單事務的辦公自動化軟件，有的使用辦公軟件失敗后又進入手工辦公等等。導致CQLS集團的企業管理制度執行落實情況無法實時監控，指令、文件、通知不能及時上傳下達，工作流程效率低，集團辦公方式已經落后于CQLS集團業務發展的步伐。
　　2.集團人力資源管理現狀及問題分析
　　伴隨著CQLS集團的組織規模不斷在發展壯大、組織層次越來越復雜、管理幅度越來越大、產業鏈條越來越長。這就對其人力資源從業者素質以及管理手段與模式都提出了更高的要求。而從信息化對CQLS集團內部控制環境角度來看，人力資源管理主要存在以下幾個方面的問題。
　　（1）無法實現集團人力資源管控。CQLS集團人力資源的管理模式已經開始集團化運作，但其信息化管理手段依然停留在以手工為主要方式的傳統手工管理階段。集團人力資源制度與規范在下級成員單位難以徹底貫徹執行，機構間信息處理能力差，集團總部無法實時掌握下屬53個成員企業的人員數量、結構構成、年齡分布、薪酬總額、人員類別等信息，只能依靠成員企業主動上報，并缺乏對信息真實性進行檢驗的工具。
　　（2）職責盲區屢見不鮮。從治理結構來看，雖然CQLS集團建立了董事會、監事會、職能部門、分子公司等組織單元，并制定了基本的職能分工制度。但由于缺乏信息化系統的固化，在實際操作過程中，經常出現職能單元之間的工作職責交叉或空白，導致處理流程混亂，推諉扯皮現象屢見不鮮。
　　
　　（3）企業的人力資源戰略規劃留于書面階段。由于缺乏有效信息化工具的支撐，CQLS集團的人力資源戰略規劃僅僅停留于書面階段，人力資源部門從業者有80%的時間是用在事務性工作業務的處理上，有20%的工作時間是用在行政命令的執行上。根本就沒有時間去思考如何落實企業人力資源戰略規劃這一問題。
　　（4）人崗匹配名不副實。由于缺乏對具體崗位任職人員勝任能力的具體分析，導致不同崗位之間的任職要求相似度達到70%以上。這也直接導致CQLS集團在按崗選人時，無法量化分析崗位任職要求與員工實際工作能力的匹配度，員工不能勝任崗位要求或崗位要求超過員工工作能力的現象時有發生。
　　3.集團會計核算現狀及問題分析
　　CQLS集團會計核算基本處于各級公司間相互獨立與分散狀態。糧食集團設立多層級財務機構進行全集團會計核算，共建立三級核算體系：一級核算點1個：集團總部；二級核算點約50個左右，即集團下屬53個子公司；三級核算點約290個左右，即集團子公司下屬290個分、子公司及核算單位；全集團各個單位分別使用不同品牌軟件獨立進行核算。集團不能進行統一控制管理，相互之間業務協同非常困難，難以滿足集團對下屬公司的統一管理和控制。更談不上利用信息系統統一核算制度、統一內控制度。
　　4.集團資金管控現狀及問題分析
　　CQLS集團是由原重慶市糧食局及全市三十幾個區縣糧食部門通過資產重組整合而成的國有大型糧食企業集團，由于歷史原因造成CQLS集團資金管理散亂及資金使用效率低下的問題。
　　CQLS集團高層管理者力推全集團資金集中管理，但與內部多級法人資金分散占用之間的矛盾日益突出。一些集團旗下子公司隨意開立銀行賬戶現象嚴重。若一個戶頭上占用3～5萬元，幾百個戶頭就是上千萬。一方面是大量資金閑置、沉淀；另一方面卻又為籌集急需的小額資金而為難，拿不出錢來調劑子公司的資金余缺，銀行貸款余額居高不下，財務費用有增無減。這些情況使集團資金失控，投資隨意性大，沉淀嚴重，使用效率低下的問題日益顯露。
　　有些集團下屬二三級企業在資金流向和資金使用方面失控，集團企業難以及時掌握子公司的財務資金變動情況，資金管理有章無序，體外循環時有發生，給財務管理帶來極大的風險。
　　5.集團預算管理現狀及問題分析
　　CQLS集團按照市國資委要求建立了預算管理制度，但由于在手工狀態下進行，造成在預算編制，預算控制及預算分析與考核方面都存在效率低、隨意性大及執行不力的情況。書面制度與實際執行的兩張皮致使全面預算管理從某種程度上說淪為一種擺設。
　　6.集團供應鏈管理現狀及問題分析
　　CQLS集團主營業務是油、米、面粉產品的生產、儲備和銷售，在銷售模式方面主要是以幾大區域公司為中心，完成向超市、經銷商、終端客戶的商品流通。因此從供應鏈管理的角度來看，糧食集團的供應鏈業務可以分為分銷和零售兩大部分，這兩個部分的內部控制重點又有所差異。
　　在信息與溝通方面，由于職能劃分相對細致，因此在商品的銷售過程中，各個公司經常需要協同工作，信息的溝通成為了最大的挑戰。物流公司需要同時接收來自于多個區域銷售公司的配送指令，稍微安排不慎就將導致無法及時送貨，而目前糧食集團絕大部分是采用電話、傳真的方式進行送貨需求傳遞和計劃安排，非常容易造成疏漏、誤發等風險；區域銷售公司希望能夠了解到集團的可用庫存，以便指導市場銷售活動，但是在傳統的統計方式下數據存在滯后性，這總會給銷售公司帶來“信息誤導”。
　　在業務活動控制方面，各個公司直接是獨立結算的關系，公司之間的對賬和結算是很大的難題。在糧食集團內部使用了“銷售大票”作為內部結算的依據，但是由于公司之間確認發貨和確認收貨的時間有先后，業務部門和財務部門之間確認收入的規則也有所不同，因此經常發生單位和單位之間、部門和部門直接對賬不平情況。
　　在監督方面，龐大的業務量使得各個公司疲于處理日常事務，通過月底的盤點和統計再來做事后的分析，對于已經發生的異常業務和風險（如價格波動）沒有建立有效的預警機制和不良業務監督機制。
　　7.集團內部審計現狀及問題分析
　　在內審組織方面，CQLS集團雖然設置了內部審計機構，配備了人員，但因內部審計制度不健全，業務不規范，因而內部審計的作用未能充分發揮，企業領導對開展企業內部審計的必要性缺乏全面認識，對企業內部審計工作不夠重視，從整體上看，內部審計工作并沒有真正融入到CQLS集團的經營戰略中。
　　在內審人員素質方面，審計小組的專業素質不達標，限制了審計工作的開展。內部審計人員應具備財務、會計、企業管理、統計、計算機、、審計、工程、法律等各方面的知識，以保證執業質量。而目前CQLS集團內部審計人員素質偏低，有的只掌握某一方面的知識，難以發現深層次的問題。
　　在審計對象方面，目前CQLS集團內部審計大多是以已發生的事項為被審計對象，重點審查其會計資料的真實性和合法性，這樣使內部審計工作僅僅局限于事后審計。審計工作人員授權限制和審計管理工具落后，這兩大問題導致了多年來CQLS集團一直采用的是事后審計方式。
　　8.集團決策支持現狀及問題分析
　　在CQLS集團內部存在著大量的經營數據，但目前在數據分析方面的工作卻十分滯后。財務部門按照信息披露的要求做了相應財務報表的分析，業務部門按照業務部門領導的思路設計了“個性化”的統計表來分析各自業務單元的數據。總體來說分析模型落后、時效性差、分析工作量大，是CQLS集團在決策分析方面的最大問題。這些問題導致了數據分析結果很難為領導層的戰略決策提供信息支持，對于風險指標也很難實現及時預警。
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 中國證券監督管理委員會.上市公司信息披露管理辦法［S］.2007.
　　［2］ 李連華. 我國內部控制理論研究及其研究路線［J］.財經論叢，2007 （6）.
　　［3］ 謝志華. 內部控制、公司治理、風險管理：關系與整合［J］.會計研究，2007 （10）.
　　［4］ 陳志斌，何忠蓮. 內部控制執行機制分析框架構建［J］.會計研究， 2007 （10）.
　　［5］ 桑士俊， 吳德勝， 呂斐適. 公司治理機制與公司治理效率——基于公司治理成本的分析［J］.會計研究，2007 （6）.