我國會計電算化存在的問題與對策研究

　　摘要：隨著全球經濟一體化、網絡技術和電子商務的迅速發展，我國會計電算化正在向信息化、網絡化方向快速發展，在管理型會計軟件以及ERP的發展階段，軟件生產在操作系統、數據庫管理系統和關鍵應用軟件等方面沒有形成完整的自主版權產品，必須解決數據兼容性差、實現數據信息共享以及系統銜接等問題，才能促進財務軟件向更高層次發展，促進我國的會計電算化事業的健康發展。
　　關鍵詞：會計電算化；存在問題；對策研究
　　
　　一、前言
　　隨著計算機技術、信息技術以及信息技術的不斷發展，會計工作從傳統的記賬工作向復合型的管理工作轉變已成為必然趨勢，這種轉變要求會計業務技能和信息技術技能的提高，更重要的是要求會計電算化在內涵和外延上都要發生根本的改變。從服務層次和提供的信息深度看，會計電算化將由會計核算電算化階段逐步向會計管理電算化階段和會計決策電算化階段發展，依托企業資源計劃（Enterprise Resources Planning，簡稱ERP）等信息技術在會計核算中的不斷應用，走向一個新的發展高度。
　　自20世紀70年代末開展會計電算化工作以來，我國的會計電算化工作已實現由早期的結果型向過程型轉化。傳統的會計電算化系統屬于“資產=負債+所有者權益”的模式，根據手工核算原理設置結果型的會計科目，主要功能是記錄業務結果，而ERP財務強調財務與業務的實時一致性，記錄業務價值流的全過程。會計電算化在不斷向深層次發展的過程中，由于財務工作本身的特點，以及網絡技術和電子商務的迅速興起對會計電算化提出了更高的要求，使會計電算化在實際應用中出現了一些問題，對這些問題的解決對策進行研究，有利于促進我國的會計電算化事業健康發展。
　　二、我國會計電算化的現狀分析
　　經過多年的實踐和改進，我國的會計電算化工作已取得了長足的發展，會計工作基本完成了手工記賬向計算機記賬的轉變，會計電算化正在從簡單的會計核算系統向綜合的管理信息系統轉變，形成以會計軟件為核心，以管理、計劃、分析為一體的會計電算化管理信息系統。無論從會計電算化實踐還是會計電算化系統的開發，都受制于相應的制度規定、管理環境、軟件研發、基礎工作以及售后服務等因素的影響，所以必須及時解決在發展過程中出現的新問題，才能促進會計電算化向規范和科學的方向健康發展。
　　（一）對會計電算化從核算型向管理型轉化的重要性認識不足
　　許多企業領導者認為：會計電算化只是核算工具的改變，看不到其對會計職能、管理方法和管理流程的深刻影響，有的領導甚至認為會計電算化只是用計算機代替賬冊。不少財務人員只看到電算化代替了手工核算，提高了工作效率，根本未認識到建立完整的會計信息系統對于現代企業管理的重要性。
　　ERP系統以企業業務為中心，根據物流、資金和信息的連續運動，跨越職能領域的邊界，實現整個企業的信息集成，將設計、制造、銷售和運輸等，通過集成來并行地進行各種相關作業，為企業提供有關市場信息、產品質量、客戶滿意和績效考核等關鍵問題的實時分析。ERP財務系統與電算化系統在會計科目設置上存在較大差異，ERP財務的會計科目是管理型的，有利于實時監控、溯源查詢。在會計電算化的具體應用中，會計科目設置是從核算型的需要出發，是財務信息記錄、分類、匯總、統計的依據，沒有針對企業的管理要求和運行模式，對會計信息系統進行相應的設置和調整。因此，會計電算化應該適應ERP系統的需要，使ERP財務系統記錄業務過程中的價值流動過程，確保賬實的實時相符，為企業管理決策層提供更實時、更真實、更透明的企業運營信息，實現財務業務一體化。
　　（二）會計電算化在管理控制和決策支持方面的功能較弱，時效不強
　　在會計電算化的過程中，會計人員只需把會計數據以規定的要求輸入處理系統，計算機即可按照事先編制好的程序完成會計數據處理，并自動生成財務報告。會計電算化系統的信息處理一般都是對手工會計程序式職能的自動化，使會計人員從繁重的財務賬冊手工勞動中解放出來，滿足會計核算的要求。會計電算化系統的信息源基本依靠手工錄入或部分的數據導入，系統的結構總體要求是面向任務和職能的，主要體現在事后收集和反映的會計數據上，并未從根本上提高財務信息質量。
　　在ERP系統中，財務系統中只是企業管理信息系統的一個有機組成部分，與其他子系統有著密切的聯系，例如，分銷、制造子系統的業務數據，通過信息集成可直接傳入財務子系統。ERP財務系統與ERP其他子系統的有機融合，有利于財務做前瞻性分析與預測，把預測、計劃、決策、控制、分析、考核等功能集成到整個ERP系統之中，強調事前計劃、事中控制和事后反饋。這種管理模式體現了先進的計劃、控制和決策思想，保證了資金流與物資流的同步記錄和數據的一致性，改變了資金信息滯后于物流信息的狀況，便于企業實行事中控制并實時做出決策。
　　目前，會計電算化在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱，不論是時效方面還是針對性方面都難以展現作用。會計電算化系統中在業務流程的監控和與其他系統的集成方面都需要加以完善，才能提高會計數據處理的時效性和準確性，提高會計核算的水平和質量，使財務會計管理由事后管理向事中控制、事先預測轉變，促進會計電算化的發展。
　　（三）缺乏高素質的會計電算化人才
　　由于會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業知識，以前應用手工操作方式的會計和出納人員等經過短期培訓而來的電算化人員，以及通過了會計電算化考試的電算化人才，雖然掌握了一些計算機應用方面的專業知識，但不能靈活運用財務軟件處理會計數據的許多功能。許多在崗的會計人員雖經過計算機技術培訓，但與實際要求還有較大差距，不能熟練運用軟件處理的會計數據進行財務信息的加工處理，也就不能有效地滿足企業各方面對財務信息的需求。
　　會計人員知識不全面，但抑于計算機專業知識的局限，當計算機運行出現問題時，不能及時解決問題；計算機專業人員又對財務知識又不甚了解，不能夠把計算機知識和會計等財務知識融合在一起。缺乏高素質的計算機專業知識和會計工作經驗有機結合的復合型人才，將直接影響會計電算化工作的開展。
　　（四）軟件系統的安全性和保密性較差
　　在會計電算化系統環境下，電子符號代替了會計數據，磁性介質代替了紙介質，從而使會計信息安全易受到威脅。具體表現為：內部人員對原始信息進行非法篡改或泄密，造成會計信息虛假；磁性介質易受損壞，信息和數據存在丟失或毀壞的危險；電算化系統遭破壞，如硬件故障、軟件故障、非法操作、病毒等可能導致電算化系統陷入癱瘓，使會計信息質量受到影響。
　　目前，由于對會計電算化工作的安全性，保密性重視不夠，在實際工作中存在許多安全隱患。一些會計電算化的具體操作者未能按照一定程序操作，導致會計資料的丟失或錯誤的出現；就目前軟件廠家來說，所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版，真正研究數據保密問題的廠家屈指可數。另外，在進入系統時使用諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，不能真正起到數據的保密作用。系統的安全性更是不盡人意，一些單位財務人員對計算機病毒的侵入防范意識不強，未能采取有效措施防病毒和黑客的侵襲；系統一旦癱瘓，很難恢復原來的數據；會計檔案形成和保管過程中存在風險。由于在會計電算化的保密性、安全性方面存在不少問題，因而導致人們會計電算化數據可靠性發生質疑，造成不會用、不敢用的混亂局面，嚴重影響了會計電算化的普及和推廣。
　　
　　（五）軟件兼容性差，數據格式千差萬別
　　目前，許多會計軟件開發公司，都在強調突出自己的會計軟件開發模式和特色，由于財務軟件的開發未能實行統一的標準，再加之單位使用的財務軟件是各自向軟件開發商購買的，結果使會計電算化所用財務軟件比較混亂，就是同一行業的不同單位使用的財務軟件也不盡相同，兼容性差。
　　由于各個系統都是在不同的操作平臺和支持軟件下自行開發的，數據格式、結構、類型千差萬別，編程風格各異，各軟件公司技術保密，相互缺乏交流和溝通，沒有業界的協議，自然也就沒有統一的數據接口，很難實現數據共享和信息交流，使用方法上也存在差異，給用戶帶來不便，也導致了報表匯總、數據查詢、數據傳輸的不方便。會計軟件低水平重復開發現象嚴重，部分單位熱衷于自己研究開發會計軟件，不顧現實需要和自身技術力量，盲目開發出的會計軟件模塊少、功能低，版本升級無保障，軟件更新和提高無從談起。
　　（六）財務軟件開發與使的混亂狀態，不利于整體水平的提高
　　從目前企業會計電算化的應用現狀來看，由于受我國傳統的手工會計工作主要是事后核算的影響，我國實行會計電算化的單位大多存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象，會計電算化的使用還停留在記賬、算賬水平上，并沒有應用到企業全面管理活動中，也可以說會計軟件只是實現了它的會計功能，并沒有實現它的管理預測和分析功能。
　　由于當前許多財會軟件都著重開發賬務處理與報表管理，財會軟件開發時，對于其他諸如成本核算、市場預測等功能開發力度小，使得在處理此類問題時，需先將財會管理的有關數據輸出，經人工核算后再重新輸入，就是說從一個處理系統（模塊）到另一個處理系統（模塊），不能自動轉換數據格式，直接使用基礎數據。這不僅增加了工作量，而且因為由于人工核算、人工輸入等人為因素，必然會增加出錯的機率，使得軟件不能充分發揮它的管理功效和預測功能。所以我國電算化尚需挖掘功能，需要不斷向深度發展。
　　由于用戶會計電算化基礎知識薄弱，會計軟件經銷商為了自己的利益不得不負擔起對用戶單位操作人員的培訓、初始建賬等方面的責任。也就是說，銷售的數量和范圍越大，需要服務的對象和范圍也就隨之提高。這種“誰銷售誰負責”模式的結果嚴重影響了會計電算化向深層次發展。
　　三、我國會計電算化事業的發展建議
　　（一）不斷提高會計電算化在現代企業管理中重要性的認識水平
　　會計電算化的信息處理從形式上看是信息處理手段的變化，實質上卻是將計算機技術應用于會計核算工作中，改變了傳統會計的核算方法，擴大了會計數據領域，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術，推動了會計理論與會計技術的發展完善。隨著經濟的發展和網絡技術的發展，會計電算化將向規范化、標準化方向發展，與管理會計系統相結合，促進企業管理信息系統的建立和完善，“網絡財務”將成為會計管理電算化的終極目標。
　　ERP系統與財務軟件相比，更加注重的是企業管理的各個方面，基本思想是將企業的運營流程看作是一個緊密連接的供應鏈，包括供應商、制造工廠、分銷網絡和客戶等，目標是充分協調企業內外部資源，確立企業全面競爭優勢。ERP系統由于各不同模塊之間的數據傳遞而將整個系統連成了一個統一的整體，供應鏈上各個環節的信息高度集成，實時反映企業的運營狀況，為管理決策提供及時、準確的信息。
　　因此，ERP系統的財務部分將企業的需求定位在一個財務系統而不是一個賬務系統，在企業財務系統的框架和流程中結合考慮了制造管理和供應鏈管理的框架和流程。ERP系統不僅反映貨幣計量信息，而且反映非貨幣信息；不僅強調信息的可靠性，而且強調信息的相關性和及時性。企業在ERP的運用狀態中，資料是聯動而且隨時更新，相關人員可以隨時掌握即時的資訊，對企業內部各種信息的把握，以及對外部市場現狀及其變化資訊的“即時”了解，在當今信息社會里，是影響企業競爭力的一個很重要的因素，這也正是會計電算化在現代企業管理中重要性所在。
　　（二）在全面推廣ERP系統中逐步完善會計電算化的功能
　　實施ERP系統對企業生產經營全過程實施有效的管控。第一，企業各個部門實現了充分的信息共享，財務人員可以了解到采購、生產、庫存、銷售各個階段的詳細數據，對于每一作業的進行都可以在成本發生之前，預先通過對歷史資料的分析研究和依據技術方法測算，制定出未來某個時期內各種生產條件處于正常狀態下的標準成本，從而起著成本的事前控制作用；在ERP標準成本體系中，在產品、產成品和銷售成本均以標準成本計價，并同時記錄成本差異，極大地節省了成本計算工作量；同時，采用ERP成本管理，在通過庫存系統、工資系統、固定資產系統等相關成本數據或手工錄入數據后，系統就可以自動生成成本報表及成本差異分析表等，并保證各種數據的來源唯一性和正確性，提高了成本數據的精細程度和準確性。第二，企業各部門的負責人可以利用ERP系統隨時看到各自應承擔的各項費用情況，并且與預算進行比較，將實際水平與預算標準進行對比，及時地揭示和分析實際脫離標準的差異，并迅速采取措施加以改進，以加強事中控制。第三，事后隨即計算出實際與標準之間的差異，分析差異原因，查明責任歸屬，作為評估業績的尺度，正確評價企業的工作質量，并制定有效措施，為未來的管理工作指出努力方向。
　　在財務分析方面，財務報表是否及時詳盡，在相當程度上將影響到財務分析的有效性。由于ERP系統的支持，企業的數據庫中存儲了大量數據信息，財務人員應充分利用ERP系統提供的這一便利。在這種情況下，通過不同的報表處理模塊，以不同的核算方式和計算方法，可以隨時獲取基本財務報表、地區銷售狀況報表、特定產品的利潤報表等詳盡的財務報表，并隨時更新各類財務報表，及時進行財務分析，為企業決策提供更具時效性的資料。
　　在資金管理方面，ERP系統在實施過程中對企業的業務流程進行了重組，使資金的管理從傳統的事后算賬、做賬、統計、結算向前推進，充分實現了信息共享，財務管理應充分利用及時更新的數據信息，對企業各個環節進行實時監控，使之貫穿于企業業務工作流程的每一個環節，對資金流進行集中管理與控制，全面分析項目的盈利能力，有效發揮財務預警功能，使企業風險降至最低，使財務控制與財務監督更加有效，保證企業經濟效益的最大化。
　　（三）適應ERP系統的特點，建立健全有效的內部控制制度
　　在手工操作下，有不同的崗位責任制和內部牽制制度，保證了手工核算下會計信息的準確性、企業資產的完整性和安全性。計算機技術的使用電算化的會計人員，除了會計專業人員外，還有系統管理員和操作員等，按新的分工形式完成會計工作的運作。會計信息系統的內部控制分為制度控制和程序控制兩類：一是制度控制包括組織控制、開發和操作控制、檔案資料控制和系統維護控制等，一般是以管理制度的形式實行的，即由主管部門制定一系列規章制度強制或監督會計部門執行，從而保證會計系統軟件正常和安全運行，免遭外界干擾和破壞；二是程序控制是靠軟件本身尤其是會計系統軟件來實現的內部控制機制，這種內部控制機制往往比通過各種管理制度實現的控制更為有效。企業內部審計人員要定期檢查電算化部門的各項規章是否符合整個單位的基本政策和規定，對會計信息處理、記錄保存、報告產生和環境安全等相關的控制進行評價和驗證，并利用計算機輔助技術對計算機程序進行測試，以檢查會計信息處理過程的可靠性。
　　
　　會計電算化后的內部控制的重點將放在原始數據輸入計算機的控制。程序控制一般由數據輸入控制、人機交互處理過程控制、數據輸出控制以及計算機系統之間銜接的控制等方面組成。按不同的職責，劃分操作權限，設置操作密碼，杜絕未經授權的人員操作計算機軟件。健全計算機硬件和軟件的日常維護以及在排除故障時的管理措施，保證會計數據的完整性。
　　內控制度的建立必須遵循以下原則：不兼容權限必須分離原則，即對電算化權限嚴格控制，系統操作員以外的操作人員只享有操作權限；相互制約原則，加強對電算化系統數據輸人、處理、輸出的控制。明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍；內部防范原則，主要是針對個別人容易出現的個人壟斷現象以及對系統管理人員的監管控制問題進行防范。
　　（四）加大力度培養一批會計電算化的復合型人才
　　ERP的基本思想是將企業的運營流程看作一個緊密連接的供應鏈，其目標是充分協調企業內外部資源，確立企業全面競爭優勢。在ERP系統中，財務子系統只是企業管理信息系統的一個有機組成部分，與其他子系統有著密切的聯系。
　　近些年，會計電算化的推廣與普及，大大減輕了財務人員的工作強度，提高了會計的工作效率與工作質量，但急需加大力度培養一批會計電算化的復合型人才。第一，加強對在職會計人員的電算化知識培訓。包括初級會計電算化知識和一批真正具有中級會計電算化知識的人才，并在培訓結束之后，每年將會計電算化作為重點知識進行后續教育培訓。第二，更新培訓。計算機技術日新月異，新的應用軟件不斷涌現，操作系統不斷升級，財務軟件升級和新增功能等都要求不斷地適應需要，對會計人員進行再培訓，豐富相關計算機知識，完善會計人員會計電算化知識結構體系。第三，培養會計電算化骨干力量。加大人力資源投資力度，培訓具有較高計算機應用與維護能力，熟知財務軟件知識骨干會計人員，既可提高本單位會計電算化應用水平，又可在必要時在部門內開展不定期的培訓活動，帶動其他會計人員素質的提高，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。
　　（五）加強監督治理，增強會計電算化的安全性和保密性
　　就目前的計算機網絡技術上數據庫發展水平來看，完全有可能在會計電算化軟件中實現數據的實時共享，但目前許多軟件未真正實現數據庫高度實時共享，數據的實時共享性差。網絡會計實現了會計信息資源的共享，但同時也將自身暴露于風險之中，這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等。目前，會計電算化軟件的安全保密性弱，很多軟件中的數據往往完全暴露在所有用戶的面前，即使算不上“電腦高手”，也可以隨意查詢，修改數據，甚至有意地破壞數據。為了保證監督審核，應該規定凡是已經審核過的數據不得更改。如果出現錯誤，那一定是合理性問題，采用輸入“更正憑證”的方法加以更正，類似于紅字更正法，以便留下更改的痕跡。
　　會計信息系統的安全控制是指采用各種方法保護數據和計算機程序，以防止數據泄密、更改或破壞，主要包括：實體安全控制、硬件安全控制、內部控制、軟件安全控制、網絡安全控制、病毒的防范與控制和加強審計監督等。會計電算化賬務處理程序中，所考慮的是會計數據處理的目標，即獲得管理所需的各種會計信息。它的中間數據處理都可以認為是源于原始會計數據的加工處理，因此，從輸入會計憑證到輸出會計報表，一切的中間加工過程都由計算機控制，上一過程數據處理的結果又作為下一過程數據處理的來源，整個處理過程在會計軟件程序的安排下完成，具有數據處理“集中化”和“自動化”的特點。存儲于數據庫中的會計信息，可以根據需要按總賬或明細賬的格式輸出。
　　建立崗位責任制，明確電算化會計信息系統的人員職責分工，對各類會計電算化工作人員的權限資格進行嚴格的控制，保障電算化會計信息安全、有效、正常地運轉；建立操作治理制度，明確規定哪些人員能上機運行系統，哪些人員不能上機運行系統，確保有操作權的人對系統進行操作，避免非法操作對會計電算化系統的破壞等不安全現象的發生。為了提高網絡會計信息系統的網絡安全防范能力，應采用一些措施，例如，采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等；對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾；制定計算機機房管理規定，制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發事件的應急對策等等。
　　（六）提高充分運用網絡技術的系統功能
　　現行的會計軟件是基于原有的會計理論進行開發的，會計理論和會計電算化理論的發展對會計軟件的發展起著關鍵的作用，所以要對會計軟件有一個全新的定義，會計系統只是管理信息系統的一個有機組成部分，不是作為一個專門的系統開發的，它與企業的分銷、制造等子系統之間有著非常緊密的聯系，突破了“資產=負債+所有者權益”的模式。不能只考慮我國現行的會計體系，還應當考慮我國會計體系的發展趨勢，加強自身軟件的更新和完善，使得我國會計軟件能夠滿足現代跨國企業經營和企業集團化發展的需要，ERP系統的會計子系統與ERP系統的其他子系統融合在一起，會計子系統又集財務會計、管理會計、成本會計三者于一體，體現了先進的計劃、控制和決策思想。 ERP通過采購、銷售、生產、庫存與財務集成，實現了物流、資金流、信息流的統一，實現了數據的共享，通過實現內部信息資源的共享，簡化了工作程序，提高了工作效率，相關人員通過電腦就可以查詢企業的生產狀況、庫存情況和現有訂單情況，根據實際情況，就可以立即做出相應的決策，相關部門也可以立即采取行動安排新的工作計劃。互聯網技術將延伸財務及企業管理軟件的管理范圍和管理能力，使移動管理成為現實。
　　隨著企業之間更為激烈的競爭，要求企業注重運用科學的理論和方法改善其經營管理。我國的某些軟件開發公司推出了“網絡財務”戰略，為企業能適應時代要求的“數字神經系統”提供了初步解決方案，“網絡財務”將成為會計電算化發展新趨勢。通過充分運用網絡技術，幫助企業實現財務與業務協同，彼此共享，實現遠程報表、報賬、查賬、審計等遠程處理，動態進行會計核算的在線財務管理。
　　四、結束語
　　在市場經濟的激烈競爭中，誰能獲取更多有價值的信息并做出及時正確的反應，誰就能在競爭中擁有核心競爭力，信息成為了企業的生命線。ERP系統全面地提高了財務管理水平，使企業信息化數據實時更新成為可能，會計信息更加實時和有效，資金管理與其他事務處理可以同步監控。推廣應用ERP就是有效地促使我國企業管理朝著更加科學化、合理化和規范化方向發展的一種具體方法和途徑。如今，ERP在我國企業信息化管理中已處于核心支撐地位。ERP的引入帶來了企業管理的深刻變革，特別是對處于企業管理核心地位的財務管理提出了新的要求。
　　從發展的眼光看，企業應面對國際競爭迎接互聯網和電子商務的沖擊，詮釋新經濟時代企業生存和發展的全新規則，建立一套具有透明度、更加可靠，并且具有國際可比性的國際財務管理模式，提高企業參與國際競爭的綜合實力。會計電算化的發展必然促進我國企業管理信息系統的建立和完善。我國會計電算化從無到有，已經取得了很大的發展，但也應該看到存在的問題阻礙了我國會計電算化事業的發展。所以，對這些問題進行對策研究，有利于推動我國會計電算化理論研究，提高會計工作和會計信息質量的水平，促進我國會計電算化事業的健康發展。
　　參考文獻：
　　1、勵景源.我國會計電算化的發展趨勢[J].上