淺析建筑檔案管理重要性及措施

王 雁

（中建三局，湖北 武漢 43061）

1 建筑工程檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市快速發(fā)展，建筑工程越來越多，對加快城市建設(shè)，改善人民生活，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著十分重要的意義。因此，做好此項(xiàng)工作遠(yuǎn)非幾個(gè)人就能完成，而是要靠各責(zé)任主體及相關(guān)人員的共同重視。認(rèn)真做好工程檔案管理工作是非常重要的。

加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證；工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段，是城市建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物；工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)；工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)；工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴(kuò)建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑；工程檔案是城市防災(zāi)、挽災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。

建設(shè)工程檔案對防范自然災(zāi)害的破壞及破壞后的恢復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害、減少損失的重要手段之一；建筑工程檔案是工程建設(shè)過程中的真實(shí)記錄，客觀記錄和反映工程各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對工程后期檢測、維修、改建、擴(kuò)建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)作用、借鑒參考及工程科學(xué)技術(shù)研究等有著重要的作用。

①建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；②建筑工程檔案不僅對本身工程有指導(dǎo)利用作用，而且對其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復(fù)多次利用，是工程檔案活力和價(jià)值的體現(xiàn)；③促進(jìn)了建筑工程科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展。

2 工程檔案管理中存在的主要問題

由于種種原因，在工程檔案的質(zhì)量及管理中仍存在以下問題：

2.1 施工綜合管理文件原件不齊全

個(gè)別設(shè)計(jì)監(jiān)理建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復(fù)印件，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.2 工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全

為了急于滿足施工進(jìn)度的要求，建設(shè)四方現(xiàn)場驗(yàn)收后沒有按國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。

2.3 竣工文件編制不規(guī)范

有的原始資料不按分類要求成冊，成冊的缺少目錄或目錄不準(zhǔn)確有些分部工程存在使用代用圖的現(xiàn)象，而在竣工文件中有要求竣工圖一分部工程組卷，導(dǎo)致圖紙缺量較大。

2.4 施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗(yàn)收簽證資料不是開工前統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式，而是在施工過程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范、不便統(tǒng)一裝訂組卷。

2.5 施工原始資料書寫不規(guī)范

原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢字，甚至還有錯(cuò)別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期工程資料編制工作帶來極大的困難。

2.6 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

2.7 缺乏復(fù)合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

2.8 工程資料移交不及時(shí)不能按規(guī)定及時(shí)移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時(shí)間延誤，甚至導(dǎo)致工程資料丟失。

3 建筑工程檔案的管理措施

3.1 建立現(xiàn)場辦公制度

工程檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查，參加技術(shù)例會(huì)，了解工程進(jìn)展情況，做好詳細(xì)記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現(xiàn)的問題，能夠及時(shí)查出參考性資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動(dòng)做好對建筑工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，對登記在冊的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠(yuǎn)的工程，不但深入現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場勘查，了解工程的實(shí)際情況，在思想認(rèn)識上達(dá)成一致，再制定檔案整編方案，做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點(diǎn)工程服務(wù)的新路子，得到建設(shè)單位好評。

3.2 統(tǒng)籌部署，健全管理體系

建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應(yīng)盡早加入工程，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。在安排建筑工程施工時(shí)，針對工程檔案工作形成企業(yè)檔案館、項(xiàng)目檔案室、施工資料員的三級管理體系，做到檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。項(xiàng)目申請立項(xiàng)時(shí)即應(yīng)開始進(jìn)行文件資料的積累、整理審查工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)完成文件資料的驗(yàn)收工作，減少遺留問題，保證歸檔質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強(qiáng)的專職人員，負(fù)責(zé)文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定。并且對檔案管理人員進(jìn)行大量業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。，使其掌握建筑工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。

3.4 建立資料歸檔會(huì)簽制度

工程檔案部門不僅要同計(jì)劃、財(cái)務(wù)、工程等部門形成驗(yàn)收會(huì)簽制度，還應(yīng)與相關(guān)部門形成考察培訓(xùn)資料會(huì)簽制度，避免考察資料的流失，為工程項(xiàng)目日后使用提供方便。

3.5 拓寬新領(lǐng)域，擴(kuò)大收集范圍

對國家基建項(xiàng)目歸檔范圍所規(guī)定的合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報(bào)、質(zhì)量檢驗(yàn)單等各類文件資料，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，及時(shí)擴(kuò)大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運(yùn)作全過程。

3.6 有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立檔案檢索系統(tǒng)

提高各部門的檔案管理水平、檔案工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對檔案利用，藉以提高工作效率。

3.7 竣工驗(yàn)收備案與檔案管理工作結(jié)合

工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設(shè)行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來，委托各級城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理，對深化建設(shè)工程管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長期有效的監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。

結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一，因此，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項(xiàng)工作遠(yuǎn)非幾個(gè)人就能完成，而是要靠各責(zé)任主體及相關(guān)人員的共同重視。我們應(yīng)制定一些具體的措施，嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。

[1]阿倫·K·拉湯羅波;施曉成.建筑檔案的來源和保護(hù).美國明尼阿波利斯市的明尼蘇達(dá)大學(xué)圖書館西北建筑檔案館 館長【期刊】檔案學(xué)通訊1982-06-30