基于國家級示范高中評估的學校檔案管理探討

　　檔案作為記錄學生學習成長、教學進步、學校發(fā)展的重要文獻資料，對學校的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。目前開展的國家級示范性高中評選活動，有力激發(fā)了教職員工的創(chuàng)造熱情，促進了高中教學水平的整體提升。學校檔案工作是學校的一項基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志之一，因此，調(diào)閱學校檔案成為國家級示范高中評估的重要環(huán)節(jié)，通過閱檔，可以全面了解學校的教學、管理現(xiàn)狀，對學校方方面面工作進行全面、客觀、公正地評價。
　　一、高級中學學校檔案管理的重要意義
　　學校檔案是學校教學、管理活動記錄的載體，是進行教學、管理反思的重要平臺，同時也是國家級示范高中評估重要的考評項目，全面反映學校教學現(xiàn)狀的“大屏幕”，因此，加強高級中學學校檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。
　　（一）加強學校檔案管理是全面展示學校發(fā)展現(xiàn)狀的重要途徑。學校檔案伴隨著學校的建立而形成，并且隨著學校的發(fā)展壯大而不斷積累和豐富。學校檔案記載著學校的改革變遷、活動成果等的歷史過程，其真實性、原始性、直觀性，為研究學校的發(fā)展歷程，探索新的發(fā)展路徑，提供了最可靠的第一手資料。加強學校檔案管理可以通過檔案全面展示和反映學校的發(fā)展狀況，而且可以作為國家級示范高中評估的重要參考，雖然學校檔案在收集范圍、形式、對象等方面不能完全符合評估體系中各項指標的要求，但其中的部分材料與評估材料的分類相符合，如學科考試試卷、教師工作手冊、教師業(yè)務(wù)檔案等。因此，可以直接使用這些檔案資料組成評估材料，免去檔案拆卷、復印、裝訂等繁瑣的工序，有效地縮短評估材料收集、歸類、整理的時間，減少工作量，提高工作效率。
　　（二）加強學校檔案管理是創(chuàng)建國家級示范性高中的必然要求。學校檔案內(nèi)容十分豐富，真實地記錄了學校發(fā)展的歷史面貌。工作匯報、自評報告、發(fā)言辭等評估材料都必須參考學校檔案，學校檔案是各種評估材料起草、修訂和匯編的依據(jù)，是評估材料形成的基礎(chǔ)。諸如，高考成績統(tǒng)計表是依據(jù)近些年教學檔案中的考生人數(shù)及成績等數(shù)據(jù)統(tǒng)計而形成，可以從一個側(cè)面反映學校的教學質(zhì)量和水平；而從學校歷年的科研檔案中篩選出具有代表性的科研課題，經(jīng)過整理、匯編所形成的檔案材料，可以全面反映學校的教學科研水平。
　　（三）加強學校檔案管理是創(chuàng)新教學管理模式的現(xiàn)實選擇。在全面分析了解的基礎(chǔ)上建立高一新生在知識基礎(chǔ)、學習習慣、學習方法、個性特長、家庭環(huán)境、品德操行等內(nèi)容的學生檔案，并把檔案設(shè)在年級。以學生入學成績分段統(tǒng)計，參照全區(qū)期末調(diào)考分數(shù)和全市高考上線均值，設(shè)計各年級、各學科期末調(diào)考及高考四類上線目標，并分層分類分解到班級和學科，落實責任，一管三年。建立三年教學質(zhì)量動態(tài)跟蹤管理記錄袋的研究，環(huán)環(huán)相扣，步步為營，通過加強學校檔案管理，形成教學質(zhì)量管理動態(tài)化運作機制。
　　二、學校檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的主要問題
　　檔案管理工作是一種“幕后”工作，很難讓人看到成績，雖然近年來各級加大了對高級中學檔案管理的投入力度，各種設(shè)施進一步得到完善，但在看到取得成績的同時，還必須要充分認清存在的問題與不足，特別是要認清與國家級示范性高中評估要求之間的差距，不斷加強和改進學校檔案管理工作。
　　（一）認識不到位重視程度不高。一些學校，特別是學校的領(lǐng)導往往對教學的過程、教學的成效十分重視，而對檔案管理工作的重要性認識不到位，重視程度不高，一定程度上影響了學校檔案管理的實效。檔案管理工作缺乏科學的、嚴格的考評機制，檔案管理人員的積極性不高，檔案意識相對薄弱，客觀上導致檔案材料收集不完整、材料遺失或損壞、檔案室資金投入不足等問題，檔案管理人員缺乏責任感，工作標準低，檔案利用開發(fā)水平低。
　　（二）投入不足軟硬件設(shè)施滯后。由于學校對檔案管理工作重視不夠，導致學校對檔案管理的相關(guān)投入相對較少，檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完備，檔案管理相關(guān)標準沒有得到有效落實。即使有的學校硬件相對較好，但也普遍存在管理手段落后，傳統(tǒng)管理方式在檔案工作中依然占主導地位，缺乏利用信息化手段和技術(shù)來進行管理檔案的有效途徑。
　　（三）人才難保留隊伍素質(zhì)不高。學校檔案管理隊伍名義上是由分管領(lǐng)導、專職檔案員、各處室兼職檔案員組成，但在日常檔案工作中，檔案工作幾乎完全由專職檔案員承擔，而兼職檔案員沒有起協(xié)助的作用。兼職檔案員缺乏專業(yè)培訓，對檔案材料的收集、整理、保管等業(yè)務(wù)知識和技能相對缺乏；而且學校的分工調(diào)整，導致兼職檔案員時常被更換。以上因素影響了學校檔案的質(zhì)量，妨礙了學校檔案工作的開展。
　　三、基于國家級示范高中評估的學校檔案管理創(chuàng)新對策
　　搞好國家級示范性高中評估，是一項系統(tǒng)性的建設(shè)的過程，學校檔案建設(shè)要以評估為新的契機、新的起點，堅持“以評促改、以評促建、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”為指導思想，與時俱進，不斷推進學校檔案工作的改革與創(chuàng)新，促進學校教學管理水平的不斷提升。
　　（一）進一步解放思想，提高對檔案管理重要性的認識。要進一步解放思想，高度重視檔案工作。學校領(lǐng)導的重視是促進學校檔案工作的關(guān)鍵，只有對檔案的性質(zhì)、意義和歷史作用，特別是在對國家級示范高中評估的認識足夠深刻，進一步加強檔案管理工作，才能使檔案管理制度得到落實，才能為學校檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。
　　（二）進一步加大投入，加快學校檔案室現(xiàn)代化建設(shè)。要立足于積極開發(fā)檔案信息資源，為學校教育改革服務(wù)，加大投入，推進學校檔案室建設(shè)現(xiàn)代化。努力改革舊的檔案管理機制，建立檔案信息開發(fā)與管理機制，加大現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應用力度，不斷提高檔案信息化管理水平。同時，要大力推行ISO質(zhì)量管理體系，把檔案工作納入到學校年度工作計劃中，分層落實任務(wù)到處室，實行目標管理，在學校內(nèi)形成積極、主動參與檔案工作的氛圍，促使各處室按時按質(zhì)收集、移交檔案材料，確保檔案工作順利完成，推動檔案工作走上新臺階。
　　（三）進一步優(yōu)化管理，不斷提升檔案管理隊伍素質(zhì)。要全面提高檔案工作者的素質(zhì)，面對檔案員時常變動、兼職問題比較突出、業(yè)務(wù)水平低的問題，首先，創(chuàng)造條件讓兼職檔案員安心工作，確保檔案管理隊伍穩(wěn)定；其次，要加大培訓力度，采取有效措施，努力提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓兼職檔案員適應檔案工作的需要，更好地做好檔案工作；再次，加強繼續(xù)教育，使檔案員能夠及時掌握新技術(shù)、新知識，增強服務(wù)能力，更好地為教育、教學服務(wù)。