淺談電子檔案的特性及管理

　　隨著計算機和網絡技術的飛速發展，人類社會進入信息時代，黨政機關、企事業單位逐步實現了辦公自動化，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，就必須了解電子檔案的特殊屬性，并根據其屬性制定相應的管理措施。
　　一、電子檔案的特殊屬性
　　（一）內容與載體的可分離性。對于傳統的紙質檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現，則對傳統的檔案觀念提出了挑戰。內容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質檔案最重要的特性之一。
　　電子檔案是數字化形式，其內容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復制到另一載體，可以從這臺計算機傳輸到另一臺計算機。電子檔案的內容是以數字信號的方式存在于不同的存儲空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。
　　（二）對計算機系統的依賴性。正是由于電子檔案的生成是在計算機系統的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。其對計算機系統的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。
　　（三）快捷性、共享性、高密度性。在計算機環境中，文件的形式特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。
　　（四）不穩定性及不安全性。由于電子檔案內容與形式的獨立性，它具有比紙質檔案更不穩定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子檔案的生成形式是由實態變為虛態，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態并非完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。在檔案的真實性方面，電子檔案極易失真。在將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導致檔案信息失實。此外，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
　　二、怎樣做好電子檔案管理
　　（一）建立電子檔案管理制度。電子檔案從形成到開發利用，中間經過很多環節。任何一個環節的職責不清、制度不明或考慮不周，都可能影響電子檔案的原始性和真實性。因此，建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。
　　（二）要建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，并由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。
　　（三）要對電子檔案的存儲載體有嚴格要求，明確保護措施，避免因存儲載體原因而對電子檔案的原始性、真實性和完整性造成危害。
　　（四）要做好電子檔案利用時的保密工作。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的。由于電子檔案利用方式與所依賴技術的多樣化，導致了利用工作的復雜性。同紙質檔案相比，電子檔案利用過程中的保密性與安全性更加難以控制。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。從信息安全的角度出發，在電子檔案的利用中，可采取兩項措施：審核使用權限；劃分密級層次。
　　（五）保證電子檔案載體的安全。防光、防濕、防塵、防磁是妥善保管電子檔案載體的重要措施。電子檔案載體應避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度。
　　可采用去濕機、空調調節系統等設備調節庫內溫度和濕度，使環境溫度保持在17℃～20℃，相對濕度保持在35%～45%。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上。
　　（六）電子檔案和紙質檔案并存。紙質檔案便于長期或永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。在這種情況下，兩種載體的檔案會在一定時期內并存。現在普遍的做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。兩種載體檔案并存要特別注意兩種檔案內容上的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時應注意保證電子檔案與紙質檔案相符。