80/20法則與秘書(shū)時(shí)間管理

[案例]

一天早上總裁辦秘書(shū)Summer剛進(jìn)辦公室，老板就讓她起草一份上半年的工作總結(jié)，說(shuō)下星期開(kāi)公司董事會(huì)要用，明天下班前交給他。她估算了一下，總結(jié)得三四萬(wàn)字，有二三十頁(yè)。剛從老板辦公室出來(lái)，她還沒(méi)有坐穩(wěn)，老板又打電話(huà)過(guò)來(lái)，讓她通知公司副總、銷(xiāo)售總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)下午開(kāi)會(huì)商討工作；她剛放下電話(huà)，前臺(tái)就送來(lái)一份電傳，是新加坡恒鑫公司老總發(fā)來(lái)的，說(shuō)后天到北京，請(qǐng)公司幫他預(yù)訂酒店；看完傳真，老板又來(lái)電話(huà)，說(shuō)下月初到電視臺(tái)為《一周財(cái)經(jīng)觀(guān)察》做嘉賓因沒(méi)時(shí)間他不去了，讓她給對(duì)方發(fā)個(gè)電子郵件；她剛喘口氣，人力資源部的人又過(guò)來(lái)通知，讓她填寫(xiě)存檔新方法講座的報(bào)名表，明天下班之前為報(bào)名的最后期限。(選自譚一平《職業(yè)秘書(shū)實(shí)務(wù)》)

這是職場(chǎng)秘書(shū)每天最稀松平常的一個(gè)場(chǎng)景。對(duì)于一些沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的年輕秘書(shū)來(lái)說(shuō)，一上班就遇到這么一大堆毫無(wú)章法的雜事，難免會(huì)手足無(wú)措、顧此失彼，總覺(jué)得時(shí)間不夠用，恨不得生出三頭六臂。因而，一名稱(chēng)職的秘書(shū)必須學(xué)會(huì)管理好時(shí)間，學(xué)會(huì)巧妙地分配和掌握時(shí)間，讓自己從忙碌中解脫出來(lái)。

一、時(shí)間管理的概念

時(shí)間管理不是以時(shí)間為對(duì)象進(jìn)行的管理，而是針對(duì)時(shí)間進(jìn)行的自我管理和組織管理，是指在日常工作學(xué)習(xí)生活中始終如一、有的放矢地使用那些被實(shí)踐證明是行之有效的工作方法，進(jìn)而使組織、個(gè)人管理好自己工作生活的方方面面，最有意義地、最大限度地利用自己所擁有的時(shí)間。秘書(shū)工作紛繁復(fù)雜，時(shí)間對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)是最緊缺、最主要的資源，而時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是常數(shù)，我們不可能創(chuàng)造時(shí)間，也不能重復(fù)、儲(chǔ)存、增加、轉(zhuǎn)讓時(shí)間，只能在常數(shù)的狀態(tài)下，管理好時(shí)間這種重要資源，讓有限的時(shí)間發(fā)揮無(wú)限的效益。

二、80/20法則的要義

19世紀(jì)，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托注意到一個(gè)奇特的現(xiàn)象：19世紀(jì)的英國(guó)，大部分社會(huì)財(cái)富都流向了少數(shù)人手里。財(cái)富分配呈現(xiàn)出不均衡的狀態(tài)。帕累托從研究中歸納出這樣一個(gè)結(jié)論：如果20％的人擁有80％的財(cái)富，由此可以推測(cè)，10％的人將有65％的財(cái)富，而50％的財(cái)富是由5%的人所有的。這就是著名的80／20法則。這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時(shí)引起了世界性轟動(dòng)。

1949年，哈佛大學(xué)語(yǔ)言學(xué)教授吉普夫發(fā)現(xiàn)了“最省力法則”，他認(rèn)為：資源(人、貨物、時(shí)間或任何有生產(chǎn)力的東西)總是會(huì)自我調(diào)整，以求將工作量減少，而大約20％-30％的資源與70％-80％的資源活動(dòng)有關(guān)。“最省力法則”是對(duì)80／20法則的重新發(fā)現(xiàn)與闡釋。另一先驅(qū)羅馬尼亞裔美國(guó)工程師朱倫在《質(zhì)量管理手冊(cè)》一書(shū)中大力贊揚(yáng)80／20法則：“經(jīng)濟(jì)學(xué)者帕累托發(fā)現(xiàn)財(cái)富分配是不平衡的。這種不平衡在其他許多事情中也可找到：犯罪行為在犯罪分子身上的分布，意外事件在危險(xiǎn)過(guò)程中的分布等。帕累托的不平衡分布法則也能解釋產(chǎn)品品質(zhì)不良的分布。”從此人們開(kāi)始普遍關(guān)注周?chē)澜绲囊恍┥衩氐牟黄胶猬F(xiàn)象，并驚奇地發(fā)現(xiàn)：20％的人擁有80％的財(cái)富，20％的員工創(chuàng)造了80％的價(jià)值，80％的收入來(lái)自20%的商品，80％的利潤(rùn)來(lái)自20％的顧客……

三、80／20法則與時(shí)間管理

按照80／20法則，我們的時(shí)間不是不夠用，而是不會(huì)用，因此我們需要對(duì)時(shí)間的使用方式做出重新調(diào)整和分配。80／20法則告訴我們：

首先，我們應(yīng)為成效而工作，而不是為工作而工作。先要考慮，“我希望得到的結(jié)果是什么”，而不是一開(kāi)始就考慮做些什么工作，采用什么技術(shù)、手段。

其次，應(yīng)制定優(yōu)先的工作次序，把主要精力集中于少數(shù)主要領(lǐng)域和已經(jīng)決定的工作重點(diǎn)，有條不紊地安排工作。80／20法則說(shuō)明，在任何一組工作中，最重要的只占其中一小部分，約為20％，其余80％雖為大多數(shù)，卻是次要的，最重要的事情(主要的少數(shù))應(yīng)該先做，而不是先做那些次要的事情。它實(shí)際上與秘書(shū)工作中的ABC工作法是一致的。ABC工作法是指按工作輕重緩急排序，把要做的工作分為四類(lèi)：既緊迫又重要且不需花費(fèi)太多時(shí)間的事情、重要但不緊迫的事情、緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情。

四類(lèi)工作中A類(lèi)就是占20％的確實(shí)非常重要的事情，這20％的工作一般是你現(xiàn)在必須馬上處理的工作，其余的80％則是今天完成即可或者明天完成也可的工作。哪些工作應(yīng)歸為哪一類(lèi)，秘書(shū)自己一般心中有數(shù)；一些從上司那里分派下來(lái)的工作在分類(lèi)時(shí)應(yīng)多想清楚；如果沒(méi)有把握，在接受上司指示時(shí)最好問(wèn)清楚上司希望在什么時(shí)候完成。

美國(guó)通用汽車(chē)公司前總裁莫瑞要求秘書(shū)把呈遞給他的文件放在不同顏色的文件夾中：紅色代表緊急，綠色代表立即批準(zhǔn)，橘色代表的是今天必須注意的文件，黃色代表的是在一周內(nèi)批閱的文件，黑色表示必須他簽名的文件。這是ABC工作法在實(shí)際中的完美運(yùn)用。

再次，效率優(yōu)先。除了時(shí)間投入的量要遵循80／20法則外，還要考慮時(shí)間的質(zhì)。因?yàn)橛行实囊恍r(shí)要大于無(wú)效率的三小時(shí)，20％的時(shí)間能創(chuàng)造出80％的價(jià)值。人與人是不同的，有人早上工作效率高，有人晚上工作效率高，有人下午工作效率高。作為一名秘書(shū)，在完成有時(shí)間要求的工作任務(wù)的前提下，應(yīng)找到自己效率最高的時(shí)間段，在效率高的時(shí)間段做重要的事情，最大限度地提高工作效率。

當(dāng)然要想保證20％的時(shí)間創(chuàng)造80％的價(jià)值，在整個(gè)時(shí)間管理中集中精力十分重要。有人做過(guò)實(shí)驗(yàn)：一小時(shí)集中精力工作與兩小時(shí)工作但中間被其他事情打斷二十分鐘的工作效率對(duì)比，結(jié)果表明：不被打擾的一小時(shí)的工作效率更高，也做得更好。由于秘書(shū)工作繁雜多變，秘書(shū)在工作中往往會(huì)不斷被打擾，常常處于同時(shí)處理幾項(xiàng)工作的狀態(tài)，要集中精力做一件事很難，因此需要把那些不太緊迫而又很重要的事情放到能集中精力的時(shí)間段和場(chǎng)合。如本案例中董事會(huì)的工作報(bào)告時(shí)間上不算緊迫，但需要集中精力構(gòu)思潤(rùn)色，因此需要放在一個(gè)可以集中精力思考的時(shí)間段，比如老板及公司的同事大多外出公干的時(shí)間，甚至可以是晚上回家后的時(shí)間。

最后，學(xué)會(huì)利用零碎的時(shí)間。我們每天都有大量的零碎時(shí)間，這些時(shí)間利用起來(lái)就可以做那些80％雖為多數(shù)但不重要的事情，如案例中存檔新方法講座報(bào)名表的填寫(xiě)及給電視臺(tái)的郵件等。這些可以等待的工作，應(yīng)做到日清日畢。

掌握80／20法則，有助于我們對(duì)時(shí)間的付出與回報(bào)進(jìn)行全面理性的分析，發(fā)現(xiàn)時(shí)間使用中的誤區(qū)，并對(duì)時(shí)間的使用方式做出調(diào)整和分配，從而使自己能夠在20％的時(shí)間里創(chuàng)造出80％的價(jià)值，用20％的時(shí)間帶來(lái)80％的回報(bào)。

（摘自《秘書(shū)之友》）