ERP系統中如何做好資產核算基礎工作

［摘要］ 固定資產在企業生產經營中處于重要地位，在企業資產總值中所占份額最大，具有類別多、投資大的特點，其管理、核算及涉稅政策都較為復雜。借助ERP強大的系統工具，可以優化業務流程，簡化固定資產的核算和管理，及時、靈活、全面地查詢固定資產信息并賦予系統固定資產的分析功能，而這一切都取決于在ERP系統中做好資產核算基礎工作。

［關鍵詞］ ERP；會計核算；資產事項； 存在問題；改進措施

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 10. 004

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）10- 0006- 03

在企業資產總值中，固定資產所占份額最大，具有類別多、投資大的特點，其管理、核算及涉稅政策都較為復雜。借助ＥＲＰ強大的系統工具，可以優化業務流程，簡化固定資產的核算和管理，及時、靈活、全面地查詢固定資產信息并賦予系統固定資產的分析功能，而這一切都取決于在ＥＲＰ系統中如何做好資產核算基礎工作。ＥＲＰ系統中對資產業務的具體操作有四大類：增加資產、減少資產、轉儲資產（合并、拆分、修改折舊年限及資產類別）及修改資產主數據信息（不涉及折舊相關要素的字段）、計提資產減值準備等事項。筆者下面將逐項闡述如何做好資產核算的基礎工作。

一、增加資產

對于增加資產可簡單概括為“三四五六”。關鍵是提供正確的基礎數據，要注意以下幾個問題：

１．“三復查”

在接到各單位提供的轉增資產基礎信息表開始ＥＲＰ系統操作時，重點復查在建項目是否結清、主數據各字段是否有誤、轉增資產憑證尤其是業務類型是否符合要求。

（１）在建項目未結清時要追本溯源，甚至要與公司項目管理部門聯系核實。

（２）資產號與資產類別不對應時，要究其原因，通過ＥＲＰ系統的總分類賬戶余額菜單和資產余額的資產號菜單兩個途徑對分類的“資產原值”分別查詢，如結果不一致，則明顯是由于個別資產的資產號與其資產類別不對應而造成的。

（３）業務類型應用不準確，如中石化總部業務類型通用模板對資產重分類調整規定業務類型為Ｚ９１（當年）及Ｚ９３（以前年度），我們理解資產只有在大類調整中（如５０１００類調整到６０１００類）才會用此業務類型，而對于小類別調整（如０５１２類調整到０５０８類）就不用此業務類型。ＢＯ報表取數出錯這種情況在暫估資產正式轉增資產時常見，正確的做法是：以上這兩種情況均要按資產重分類使用業務類型。

２．“四對標”

即資產類別、折舊年限、生產裝置、成本中心四對標。準確對標就能保證核算規范、分析可靠。

（１）中石化總部財務部資產處對資產類別、折舊年限及殘值率有標準檢索目錄，對標首先對應到大類。如儀化股份公司作為煉化企業，５類機器設備一般對應到０５０７類（合成纖維原料生產裝置）、０５０８類（合成纖維聚合物生產裝置）、０５０９類（化學纖維設備）、０５１０類（化學纖維加工產品設備），如果資產對應到０５０６類（合成橡膠生產裝置）或０５１１類（化肥生產裝置）就是明顯錯誤，對此應有職業敏感。又如煉化企業５類機器設備一般折舊年限為１４年，配套發電設備一般折舊年限為１８年或２０年，殘值率均為３％。

（２）生產裝置與成本中心的標準對應關系應與成本核算模塊保持一致，適時更新。尤其要注意各裝置中公用成本中心不應對應到某個具體生產裝置上，這樣才能保證ＥＲＰ 系統中月末公用工程的能耗分配分攤循環正確無誤。

３．“五核對”

具體表現為：資產號與資產類別核對，即０２類資產的資產號必須是“２*”打頭、０５類資產的資產號必須是“５*”打頭；生產裝置與成本中心、資產組號核對，這三者有內在的對應關系；資產價值與在建工程結算額核對，某項在建工程余額與其轉增資產價值必須完全一致；資產類別與折舊年限核對，兩者之間有必然的對應關系；次級資產與主資產核對，次級資產是主資產的附屬資產，價值量較小（一般原值低于２ ０００元）或在生產過程中不能獨立發揮作用。如泵的電機、管道的接頭、風機的高強平頭十字螺釘，次級資產與主資產在資產類別、序列號（所在地點）、庫存注記、資產組號、成本中心、生產裝置等方面必須一致。

４.“六詢問”

這在轉增資產經辦人員提交新增資產信息表時非常重要。當面問清資產狀況而且不限于書面表格內容，可以及時揭示問題，提高ＥＲＰ系統操作準確性。主要詢問內容如下：

（１）是否是你單位資產。因為資產管理與使用統一才能體現責權利的結合，分清資產來源與歸屬，有利于實物資產專業化管理，有利于生產裝置成本費用準確核算。如公用工程資產均為各單位生產裝置配套使用，但這些資產發生技改、更新時經常與各單位的技改、更新項目同步進行，甚至在同一車間班組內。又如物流中心在各生產廠均有倉儲設施，雖然在各生產廠界內，但這些倉儲設施的更新、土建項目所形成資產與各生產中心無關。

（２）進項稅是否計入資產價值。由于轉增資產的經辦人員大多來自各單位運行保障室，他們對國家財稅政策不太了解，尤其在２００９年新稅制出臺后，對進項稅是否計入資產價值感到困惑，這就需要我們宣講政策，讓他們明白稅法改革對資產價值和公司效益帶來的影響，好在以后的工作中積極配合，共同把公司資產管好。

（３）更新改造項目中的老資產是否報廢處置。更新改造項目應關注老資產的去處流向，原則上老資產應在轉增新資產的同時辦理申請報廢手續，走報廢業務流程。如尚有利用價值，則作為備臺，應報公司設備管理部門備案，同時做好臺賬登記工作，避免老資產無人過問，發生資產流失事件。

（４）能否獨立發揮效用。它將決定資產初始入賬是否準確，因它是區分主資產和次級資產的數據依據。特別要注意：當主資產報廢時，所屬次級資產不宜升級為主資產，而是要明確其所屬次級資產的歸屬。它可以隨同主資產一起報廢處置，也可對應到另一條主資產下作為其次級資產繼續存在。

（５）是某條生產線專用資產還是幾條生產線公用資產。一般裝置公用資產會對應多條生產線，因公用資產的折舊將攤入各生產線，所以它們不會對應到具體某個裝置上，而是統一作為公司其他資產，即資產主數據中的裝置代碼為其他資產。

（６）服務合同是否做好。這涉及轉增資產的前一道工序，就是從項目成本結算到在建工程資產都應做好服務合同。

二、減少資產

減少資產的核算操作和核銷流程比增加資產復雜些，不僅要細心，還要有足夠的耐心。因為一項資產從進入報廢流程到取得中石化總部核銷批復可能需要數月甚至一年的時間，但不包括以下兩種特殊情形：一是各生產中心有繳款收入卻無資產核銷，即多年前資產已經核銷、未處置，可今年處置產生了變價收入，我們就要追溯核實此資產在某年某月確實已經核銷的記錄；二是各生產中心申請資產核銷卻無收入，即報廢資產以前年度作為廢舊材料出售，收入已作為其他業務收入入賬，而今年突然申請資產核銷卻既無實物也無收入。以上兩種情形都不能立刻確定報廢資產，需要核實后再作相應的處理。減少資產核算操作和核銷流程，一般應注意以下幾點：

１．確認此資產是否存在

因為受流程長、時間久、環節多、信息傳遞慢等因素影響，各中心偶爾會出現重復申報的情況，這就要求我們對走完內控審批流程的資產清單，一定再到ＥＲＰ系統中確認資產是否存在。

２．看資產是否符合報廢或轉讓條件

主要包括實物資產技術鑒定狀況、手續是否完備、提前報廢資產的當月折舊是否已經計提、轉讓資產是否經過會計師事務所（資產評估師事務所）評估、資產凈值審批是否在公司內控權限范圍內等。

３．減少資產的涉稅處理

財務人員應掌握相關要點并指導有關部門辦理手續，盡力做到合理避稅。

（１）界定減少的資產，首先要明確兩個概念。①財稅字［１９９８］６號文件規定，舊貨是指進入二次流通，具有部分使用價值的舊生產資料和舊生活資料。如果固定資產不再具有使用價值，即不符合“舊貨”的概念，對于這部分不再具有使用價值的固定資產出售時應將其作為銷售廢舊物資而非舊貨。②符合財稅字［１９９８］６號文件規定的“舊貨”的概念，銷售的固定資產如果仍有使用價值，符合《財政部國家稅務總局關于舊貨和舊機動車增值稅政策的通知》（財稅［２００２］２９號）文件所規定的“應稅固定資產”條件，則根據該文件的規定按４％征收率減半征收增值稅。

（２）在處置過程中應注意，從廢舊物資招標環節開始，標的物要規范列示處置資產名稱、材質、數量等，而不能將標的物標明為碳鋼、不銹鋼、銅管等材料，變賣收入的進賬單及開票申請也要規范標注資產名稱，單位以臺、套、件計量，而非以噸、米計量，憑證及發票后要附處置的資產清單備查。

（３）根據《國家稅務總局關于調整增值稅納稅申報有關事項的通知》（國稅函［２００８］１０７５號）第一條的規定，自２００９年１月１日起，對增值稅一般納稅人申報抵扣固定資產進項稅額的，需要按月填報《固定資產進項稅額抵扣情況表》。若有２００９年及以后購進機器設備類資產報廢或轉讓的，要在ＥＲＰ系統中按資本化日期檢索出此類資產。只有提前了解相應規定，完整提供所需資料并履行相關手續，才能使企業真正受益。

三、資產轉儲及主數據修改

在資產轉儲及主數據修改方面，我們的做法是：資產調撥及資產主數據有誤時，如資產合并拆分、資產號變更、折舊碼變更、折舊年限變更、資產類別變更及價值量變更等，均應形成有ＳＡＰ號的憑證，作資產轉儲處理；如資產組號、生產裝置、成本中心、資產描述、使用情況、經濟用途等變更，則直接修改資產主數據，書面修改申請備查，不形成有ＳＡＰ號的憑證。

對資產暫估核算要強調暫估資產（殘值率３％的資產且資產價值大于暫估值）正式轉資后折舊的處理：除調整原值、原暫估時已計提折舊額不動外，其新折舊額＝（新原值×０．９７－暫估折舊）×使用年限。對涉及資產重分類的問題，可參照上述資產增加的不同業務類型處理。

四、計提資產減值準備

有兩種情況我們要計提資產減值準備。一是報廢資產，中石化總部資產處置管理規定（石化股份財［２０１１］３０號文）中明確規定：企業進行資產處置應當遵循“零”價值管理原則，企業在按照規定權限經過資產處置行為批準后，必須對報廢的實物性資產、核銷的不良債（股）權，在留足可回收殘值后，全額計提減值（跌價、壞賬）準備。中石化總部這一規定是“三重一大”集體決策的具體體現，目的在于規范資產處置行為，防止國有資產流失，杜絕出現賬外賬、賬外資產。二是報廢資產外的其他有減值跡象的資產，要經過中介審計后按內控權限逐級上報審批。

對計提資產減值準備在ＥＲＰ系統操作中要注意3個方面：

（１）當月折舊計提在先，減值計算在后；或在計算減值準備金額時，扣除本月應計提折舊金額。

（2）留足殘值，比較資產凈額與預留殘值的差額，利用取整函數ＲＯＵＮＤ（）準確測算每項資產減值額，尤其要防止尾差（小數點后３位及３位以上）導致ＥＲＰ系統報錯。

（3）關注當年新增資產計提減值合理性。２０１０年筆者收到各生產中心上報的3次資產報廢前減值申請，逐一核實后均取消了該事項，或轉作備臺或修舊利廢處理，重點關注當年新增資產計提減值符合謹慎性原則，也是防止資產流失的重要途徑。

ＥＲＰ系統作為新管理工具的應用，為企業提供了豐富的管理信息和強大的管理功能，但在實際操作中，筆者認為若能充分利用其固有功能并加以開發，將對公司資產管理帶來新的變化。如ＥＲＰ系統中的訂單處理模塊具有強大的查詢和統計功能，目前訂單處理模塊主要應用于計量某項費用或某個項目支出，若將訂單用來歸集固定資產中的主要生產設備的產量與其成本費用配比，對生產設備的產量、費用、成本等指標就可以統計分析。又如目前僅實現了固定資產數據的增加、減少和修改等信息的錄入和核算功能，固定資產的歸口管理與現場管理職能所需的數據信息大多數仍在線下采集，若能及早開發條碼系統，做到與ＥＲＰ系統的無縫銜接，實現固定資產的網上審核和簽章功能，將徹底實現無紙化辦公。再如隨著中石化總部資產報表的不斷完善，可以系統地開發一些客服化的報表工具，降低對賬難度和出錯風險。此外，提高ＥＲＰ系統操作人員的業務素質、合理劃分權限、及時修訂操作手冊、定期考核培訓都是很必要的。

主要參考文獻

［１］中國石化企業會計基礎工作研究課題組．ＥＲＰ環境下企業會計基礎工作研究［Ｍ］．北京：中國財政經濟出版社，２００８．

［２］中國石化儀征化纖股份有限公司ＥＲＰ系統建設項目組．中國石化儀征化纖股份有限公司ＥＲＰ系統ＦＩＣＯ模塊管理制度及用戶手冊［Ｓ］．２００３．

［３］鮑茂紅．固定資產增值稅改革對固定資產會計核算的影響［Ｊ］．會計師，２０１０（４）．