淺談ERP物資管理在企業管理中的作用

[摘 要]ERP是將企業所有資源進行整合集成管理，簡單的說是將企業的三大流物資流、資金流、信息流進行全面一體化管理的管理信息系統。它是一個在企業范圍內應用的、高度集成的系統。它使數據在各業務系統之間高度共享。尤其是物資管理業務流程實現了全方位的自動化。

[關鍵詞]ERP 物資管理 企業管理 作用

為了保證企業資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性，提高經營效率，以及貫徹執行公司規定的管理方針，實現原材料庫存和財務的統一，實施ERP后，企業的會計電算化程度大大提高，減少了人為因素造成的差錯，會計核算的準確性和可靠性得到了保證，會計數據處理的速度加快了，更重要的是能夠實現各部門數據共享，同一統計口徑，滿足企業經營管理的需要。

一、現存物資管理的弊端

原材料的采購單、入庫單、領料單在各個相關部門之間流轉，數據需要部門間通過單據、手工報表等進行傳遞。月末由物資管理部門專設的收款員集中歸集分配給各分廠材料員，進行庫存核算后，再將各部門領料單傳遞到各成員企業財務部門，據以進行分類、運算和費用分攤，各部門都形成了一個信息孤島，有用的數據無法得到充分的利用。形成了信息嚴重滯后、閑置資產不能及時處置、物資管理費時費力，效率低、全方位管理不到位，削弱了會計監督功能局面

二、實施ERP物資管理在企業管理中的作用

1.在財務管理上的作用

（1）ERP能在收、發、存各個環節設置關口，實現財務的透明化管理。由于ERP的物資管理從生產需求開始，到采購計劃、詢價、價格審批、付款、入庫及庫存系統實現數據共享，可時刻跟蹤采購計劃、訂單的完成情況和供應商的供貨情況，超量采購或沒有計劃的采購都需由主管領導核實同意后方可入庫。同時從物資流和資金流兩條線出發，各業務環節相互對應和相互協調，通過信息系統使數據相互勾稽，增強可跟蹤性和可回溯性，最終財務、采購、倉庫各部門信息共享。

（2）合理正確的庫存占用，為企業的全面預算提供了支撐點。企業的物資按類編制物資編號，系統中的庫存物資明細賬能清楚反映庫存信息，成員企業臨時急用物資只需電腦查尋，即可知道是否有庫存，減少了庫存物資的呆滯品，生產用料和采購都能根據準確的庫存數據進行調配，加強了企業對庫存材料的利用率，為集團原材料的預算在數量、金額上提供了數據支持。

（3）規范物資管理內部控制制度。梳理了物資核算收、發、存工作流程和關鍵控制點，為實現ERP管理目標奠定了堅實的基礎。ERP實施的過程，也是企業規范操作流程、實施流程再造的過程，它是一個龐大的系統工程，需要許多部門的直接參與，需要各個相關的業務部門進行充分有效的溝通，并對現有的工作流程進行或多或少的改變，使各部門的統計數據保持準確性和一致性。

（4）會計人員的工作重心由核算向財務管理轉變。企業實施ERP管理以后。由于所有物資核算的原始數據都是從業務前段即SAP中錄入，再傳輸到FMIS財務系統，月末對賬時間由原來的2天~3天減少到半天。會計人員從繁瑣的記帳、對賬工作中解脫出來，工作重心也從核算型向管理型轉變。

2.在資產管理上的作用

（1）物資管理信息實現了實時共享，加強對企業各類物資需求的調度，杜絕物料需求計劃不準確、采購部門盲目采購的情況，規避了采購風險。同時，所有的庫存材料信息都在系統中有所反映，能隨時查詢輸出。

（2）ERP的實施完善了企業原材料的業務處理流程，把采購業務、庫存業務與會計核算有機結合成一個整體。由采購員編制采購計劃單，輸入發票及入庫單信息，貨到后由倉庫保管人員驗收并在系統中確認入庫。實現了庫存管理、計劃管理、采購管理一體化的目標。

（3）強化庫存日常事物管理，重視庫存成本，實現最佳庫存儲備。對驗收入庫、領料、庫存更新、庫存查詢和材料明細核算進行系統管理；各項庫存物資的收、發、存都處于實時監控中，有利于及時發現問題，管理者可直接分享相關數據、從不同角度去讀取信息，更及時全面的對庫存物資進行調控。

（4）提高業務效率，使業務管理規范化，基礎數據關系到整個企業的信息流轉能否通暢，系統將一些非常重要的基礎數據進行了統一，以工作流程方式自動傳遞，避免了重復抄寫和錄入的失誤，保證了實物資收、發、存的正確性、及時性，也為保證賬實相符奠定了基礎，從而加強了會計監督職能。

3.ERP在物資核算上的作用

（1）ERP的實施改變了企業物資核算的環境。實施ERP后，數據信息從源頭錄入，實現共享。會計部門選定所需信息，發票校驗過賬自動生成會計憑證，通過生產工廠和基建工廠系統取出相關成本數據后，系統就可以自動進行成本計算， 同時還能利用SAP和FMIS兩個子系統完成各種財務分析、編制各種報表，并保證各種數據來源的惟一性，確保數據之間的勾稽關系正確性，之前需要由幾個部門按預定的步驟完成的業務，現在可以集中在一個部門完成，可隨時網上處理會計信息。

（2）ERP系統改變了物資核算的業務處理方法和處理程序。ERP財務管理子系統中，賬簿、報表所需的數據是以數據庫文件的形式保存在光、電、磁介質上的， 因此，在ERP系統中少了書面形式的基本會計資料，會計業務發生時，有關該項交易的相關信息由業務人員直接查看這些需要的賬簿或報表，只要執行相應的會計信息生成和輸出功能，系統會按事先設計的程序從數據庫文件中取得數據進行自動篩選、分類、計算、匯總，然后按照統一的會計制度規定的格式輸出憑證、賬簿和報表。原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分由ERP系統自動完成。原來書面形式的各類會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上，會計的業務處理方法和處理程序變得簡單。

（3）實施物資采購管理系統可以將控制力度加強到每一筆業務。由于客戶最初的信息資料由對客戶最熟悉的業務員錄入，使應付賬款客戶竄戶、重復開戶的概率降到最低，對應付賬款賬齡分析、欠款分析及與客戶對賬均可達到最佳狀態。材料入庫時，原材料明細與在途材料明細一一對應，在途材料構成、庫存材料構成一目了然，降低了采購風險，有利于加強對業務員的考核。