ERP系統下工程核算的實現方式及問題分析

摘要 本文從財務角度對ERP R／3系統中PS模塊在工程項目管理中的實現方式和可實現的功能進行介紹，并對應用過程中存在的的不足進行了分析，提出解決方案。

關鍵詞 ERP PS 核算 問題分析

企業資源計劃(Enterprise Resources Planning，ERP)是一套現代化的企業管理理念。ERP系統是基于ERP企業管理理念上高度集成化的計算機系統，幫助企業實現自動化的新型企業管理模式。ERP系統包含財務及管理會計(FI及CO)、生產計劃(PP)、銷售管理(SD)、物料管理(MM)、人力資源(HR)、項目管理(PS)等子系統。工程項目管理(PS)系統通過先進成熟的計算機網絡及通訊技術建立了一個規范、準確、高效的項目資源管理信息系統，實現了工程項目從立項到工程結算整個管理過程。

一、PS系統在工程項目管理中的實現方式

PS系統通過標準流程維護來實現工程項目管理。從圖中，可以看到，PS包括了工程項目管理的全過程，實現了工程項目資源管理的有機統一。

1 投資總概算分配。

對于企業來說，每年的投資項目不止一個，如何有效地管理這些項目，使投資控制在當年預算內，是工程項目管理的重要內容，運用PS系統就能高效、簡捷地解決這一問題。系統提供了創建投資結構的功能，可以按投資結構進行投資總概算分配。

2 項目立項。

項目得到審批后，按照既定的編碼規則將投資項目下達到在ERP系統中，并與投資程序進行掛接，同時維護項目預算。

3 項目執行計劃。

該流程包括：WBS層次細分、WBS預算細分、項目料單輸入、服務采購安排。項目細分工作分解結構即細分WBS，是PS系統管理工程項目的關鍵。WBS，即Work Breakdown Structure工作分解結構，是一個劃分等級的模型，作用是定義項目范圍、構建項目任務的層次結構模型。它將項目分解為不同層次的更小的更易管理的單元，可以對這些單元進行預算、計劃和控制。一般將項目建筑工程費、安裝工程費、設備購置費及其他創建四層WBS。

4 項目實施。

在項目創建后，項目管理部門就可以具體細分每WBS層概算，然后創建工程網絡結構。網絡結構，即Network，用于描述項目流程，是項目的執行過程。它代表了一個任務的邏輯性順序，其主要由作業構成，其主要包括物料需求作業(內部作業，作業，即Activities是指項目過程中的具體工作安排)和服務需求作業(外部作業)。在網絡下達、保存后，對于網絡上的內外部作業會分別生成一個“預留(是一種需求，內部預定，倉庫發貨的憑證)”和“采購申請(即采購計劃)”。

對于“預留”，即物料需求作業，由物資倉庫保管員向“預留”進行發貨，發貨后即計入工程項目成本，同時形成集成記賬憑證，“借項目成本，貸原材料”，物資保管員按規定每兩天將出庫單據送交財務處，工程核算會計檢查發料情況。對于“采購申請”即服務需求作業，由項目管理部門與施工單位簽訂合同后，將合同信息維護進系統，即創建采購訂單(采購合同)執行合同內容，并進行服務接收，對供應商提供的服務、勞務進行數量上的確認。同時形成集成記賬憑證“借項目成本，貸應付暫估”，供應商開具發票以后，由項目管理部門拿發票及其他單據，如合同，決算單據等到財務部門進行發票校驗，形成“借應付賬款一某單位，貸應付暫估”，如有質保金等，財務部門在進行付款時不予支付，做掛賬處理。對于一些如差旅費、培訓費等費用或是沒有做采購訂單的，由財務直接借記到項目成本中，貸記現金、銀行存款等。

5 項目結算。

項目成本只是過渡科目，財務部門應維護項目結算規則，月末將項目成本全部結轉到在建工程。維護好結算規則，是搭建好項目成本與在建工程科目之間的橋梁，其實現方式是：(1)創建在建工程主數據，一般分別對應以下會計科目：在建工程－建筑工程、安裝工程、在安裝設備、不需安裝設備和其他支出；(2)維護WBS的結算規則，即每一WBS對應在建工程主數據實現100％結轉，如將某一項目的WBS建筑工程費對應到在建工程－建筑工程，按100％比例結轉。

6 項目關閉。

項目關閉是在項目全部結算完后，在線上對項目進行的操作。項目一旦關閉。任何在線上對項目的操作都是不允許的。這樣才能保證項目的可控性。

7 工程轉資。

工程項目完工后，財務部門根據項目管理部門對形成的建筑工程費用、安裝工程費用、設備購置費用和其他投資按一定的分配規則分配到單項資產進行轉資。

二、PS模塊在工程項目管理中的優勢

1 實現了投資的完全控制。

PS系統只允許按前期工作程序報批并下達項目計劃，增強了計劃的嚴肅性，避免了計劃外項目的發生；項目實施過程中，系統會及時、自動監控項目的實際成本發生，超預算時及時反饋信息，并可設置中止業務處理；項目轉資后，也會實時反映在系統中，計劃管理部門可以及時進行項目關閉，避免項目計劃外成本的發生。

2 實現業務處理的標準化和規范化。

PS系統本身是通過后臺配置來實現系統的標準化。伴隨著系統的標準化，系統中所有的數據和業務部門的業務流程也相應的實現了標準化，這種標準化帶來的是規范的命名、操作。使得工程項目管理這個復雜的過程變得易于控制、組織、管理和監控。

3 PS模塊嚴格針對項目物料產生需求，產生的需求在系統上實時反應到物資采購部門，有利于控制工程材料成本和提高物資需求準確度，防止工程余料的發生。

三、PS工程項目核算的不足及解決方法

目前，企業采用PS模塊對工程項目進行核算的不足主要表現在：

1 尚不能按最終形成的單項資產進行歸集核算，可能導致單項資產成本歸集不合理。

這主要是基于PS模塊目前的配置，工程部門只能按項目建設單元控制成本、創建網絡，系統不支持按單項資產創建網絡。同時，由于合同的簽訂大多是按建筑、安裝單元劃分的，在目前系統操作中，尚不能核算到每項資產多少費用；再者，如通用材料，也不可能實現知道具體用到某項資產上。另外，基于目前轉資時資產的不同的分配方式，都可能造成單項資產在成本歸集時不完全合理，造成單項資產多記或少記。

2 初始項目信息不規范，易造成會計核算建設成本歸集不準確。

初始項目信息一定要嚴格按編碼規則編寫項目名稱。項目一般要創建四層WBS元素，即建筑、安裝、設備、其他，不能少建，如將設備更新項目只創建設備層，就容易造成安裝費只能計入設備層的現象，使項目成本歸集不準確，造成以后轉資時固定資產價值不實。不利于資產的后續管理和分析。

3 項目WBS層的預算分配極易不合理，容易導致成本歸集不實。

PS的預算控制實質上是通過逐層的分配預算來控制底層WBS的預算，各層間的關系是上層預算大于等于下層的預算之和。由于需分配預算的WBS很多，如在下預算時未做通盤考慮，極易造成預算分配不合理，隨意調整又容易造成預算管理不嚴肅，不規范，就會導致項目核算工作效率低下，也可能導致項目成本歸集不準確，出現哪里有預算就往哪里放的情況。

基于以上分析，筆者認為可以嘗試以下方法進行改進：

1 若要達到按單項資產核算的目的，首先要改變PS的模式配置，改變目前系統中主要以WBS為主要結構的配置，而要選擇以資產組和資產為主要結構的配置模式，在資產組下，按工程管理部門編制的《實物清單》細分單項資產，在單項資產下再細分WBS，創建相應的網絡，完成相關的作業。

月末，在由項目成本向在建工程結轉時，只對應項資產建立在建工程主數據，轉資時，對應在建工程主數據建立固定資產主數據，實現平行結轉。另外，系統要提供以WBS即建筑工程費、安裝工程費、設備購置費及其他為主要查詢對象的查詢功能，從多管理角度核算工程項目。

2 建立一套嚴格的保障運行機制。

PS系統運轉是一個涉及多部門、多層次的關鍵性、全局性的工作，是一個梳理、優化、規范管理的過程，會碰到很多矛盾和沖突，這就要求建立一套嚴格的保障運行機制，通過制度來加強系統操作的規范性及預算的嚴肅性。

3 建立一支高素質、復合型人才隊伍。基于系統的綜合性和復雜性，沒有一支高素質的人才隊伍是難以勝任的。一方面，企業應將系統關鍵用戶做為企業的重要財富，保持隊伍的穩定；另一方面，要適時加強培訓工作，保持良性循環，使人人都成為系統操作的能手，最大限度的發揮系統功能。