信息化時代電子檔案和紙質檔案長期并存的思考

摘 要:本文從紙質檔案和電子檔案的特點出發，通過對紙質檔案與電子檔案的對比分析，明確二者互相依存，相互兼容，協調發展的關系;分別從實行“雙套制”管理模式、建立科學合理的管理制度、檔案保管設施的改進與調整、增強檔案管理職業素質等方面論述了兩者并存態勢下，開展檔案管理工作的策略。

關鍵詞:紙質檔案 電子檔案 長期并存

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)03(c)-0224-02

隨著計算機的普及和電子信息技術的飛速發展，信息化技術在檔案工作中得以充分應用，改變了傳統檔案事業的管理模式和工作方式，在傳統的辦公過程產生的紙質文件已逐步被電子文件所取代，打破了紙質檔案一統天下的局面，出現了紙質檔案和電子檔案共存的現象。根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協調發展的狀況將會在檔案管理工作中持續相當長的一段時期。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，促進檔案管理多元化發展，完成檔案的手工管理向現代化管理過渡，成為擺在廣大檔案管理人員面前的一項重要課題。

1紙質檔案的特點

紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發明造紙以來，這種傳統的檔案介質一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

1.1 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統一，構成了紙質檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現在檔案信息的原始真實性方面，也體現在其存儲介質的原始依附性上。在傳統介質上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

1.2 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。

1.3 信息存儲介質的耐久性

實踐證明，紙張、膠片最適宜檔案文獻的長期保存，它具有較強的耐久性，盡管在一定條件下會發生水解和氧化反應，但只要我們注意排除其發生化學作用的必要條件，就可以使紙質檔案的壽命延長到上百年甚至更長時間。

但是，隨著電子文件的產生，電子檔案的建立，紙質檔案相對也有了不足之處(1) 投入人力多，特別是歸檔、立卷、裝盒等， 工作量較大，工作效率低;(2)同一時間、同一地點只允許一人使用，不能信息資源共享，具有信息的獨占性;(3)相同成果占用空間量大，給管理工作帶來不便，管理手段相對落后。

2電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案現代化的顯著標志。電子檔案以其現代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優越性，主要表現在如下幾方面。

2.1 檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環節。

2.2 檔案信息生動形象性

隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態，形象生動地再現歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化再現。

2.3 信息存儲與利用的迅速準確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

2.4 信息資源共享性

電子網絡系統提供了全方位的檔案信息，可以隨時更換檔案信息內容，可以得到最新的檔案信息，并且可以擺脫時間和空間的制約，在同一時間，不同地點共同享有檔案信息，從而獲得第一手資料，大大提高信息的準確性和實效性。電子檔案縮短了查檔時間，提高工作效率，大幅度地降低工作強度。

相對紙質檔案，電子檔案也有自身的弊端，主要表現在:(1)由于電子文件可修改、可復制，而且修復后不留痕跡，所以它的原始性和合法性難以確認。(2)電子檔案對環境的溫濕度、抗破壞、抗病毒、防磁性等條件要求很高，電子檔案的存儲介質如軟盤、光盤的物理壽命遠遠比不上紙張，造成是失真、保管困難。(3)電子檔案易受到計算機病毒的感染，造成無法挽回的損失。(4)電子檔案的依賴性和不識別性，造成電子檔案不能直觀閱讀。(5)電子檔案的共享性，容易造成泄密，不安全。

3并存時期檔案管理工作的發展策略

既然紙質檔案與電子檔案長期并存是檔案管理發展過程中的必然現象，對于檔案管理實現優勢互補、提高工作效率具有重大意義，那么如何讓兩種不同介質的檔案在并存期發揮更大的作用呢？我淺談幾點認識。

3.1 實行“雙套制”管理模式

“雙套”制即電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。即:在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、保管和利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，做好信息儲存在不同載體之間形式的轉換。例如在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性;或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

3.2 建立一套科學合理的管理制度

由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

3.3 實行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化。由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用，因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任。

3.4 檔案保管設施的改進與調整

無論是紙質檔案還是電子檔案，都需要具備相應的保管條件和設施來維護其完整與安全性。紙質檔案是以“件”作為最小保管單位的，由于其存儲信息量小，形成的案卷較多，因此會隨著時間的推移檔案日益增多，從而給庫房增添壓力。而電子檔案所采用的存儲介質主要是磁盤、磁帶和光盤，目前主要以光盤為主，由于光盤信息存儲量大，存放空間小，不僅減輕了庫房壓力，而且節省了大量檔案管理成本。因此，在紙質檔案和電子檔案并存的情況下，如何改進和調整檔案保管設施，是一個值得持續關注的課題。

3.5 增強檔案管理人員的職業素質

長期以來，檔案人員一直習慣于從事以紙質為存儲介質的傳統管理方式，如今面對現代化技術催生出的電子檔案，檔案工作者要適應時代的要求，隨時地對自身的知識進行充實、調整，使自己的專業素質及時地改進與提高，適應檔案管理現代化的發展。進一步探索、總結紙質檔案與電子檔案并存時期的檔案管理規律，推動檔案管理向更高的層次發展。

總之，電子檔案同紙質檔案并存將是長期的，它們可以各自發揮優勢，互避弱點，相輔相成，相得益彰。作為檔案工作者要以建設數字化檔案館為目標，以紙質檔案與電子檔案配套管理為重點內容，把檔案資源信息化建設工作推向一個新的階段，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。

參考文獻

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