淺談科技信息管理系統(tǒng)研發(fā)

摘 要:現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及自動化技術(shù)的長足發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)辦公自動化(OA)提供了物質(zhì)和技術(shù)保證[1]。OA的實(shí)現(xiàn)，使傳統(tǒng)的手工為主的辦公方式和辦公手段向科學(xué)化、規(guī)范化、高效化和信息化轉(zhuǎn)變。科技信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)了科技管理的無紙化辦公和資源共享，提高了資源率利用率和工作效率，為企業(yè)提供了一個準(zhǔn)確、精細(xì)的科技信息傳輸平臺。

關(guān)鍵詞:信息管理系統(tǒng) 辦公自動化 信息傳輸

中圖分類號:TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)03(c)-0022-01

隨著Internet在國內(nèi)的迅速發(fā)展，全國大多數(shù)企業(yè)都建立了自己的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并與Internet連接。鶴煤集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)建立多年，硬件設(shè)備也不斷升級，為企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的條件。但企業(yè)受制于人員知識結(jié)構(gòu)、思想觀念等多方面的原因，許多辦公事務(wù)仍處于落后的手工方式，雖然少數(shù)部門使用了適合本部門的管理系統(tǒng)，但是各部門只是分別處理各自的業(yè)務(wù)或無法異地讀寫數(shù)據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的高效協(xié)作。

1 開發(fā)背景

科技信息管理是一項(xiàng)細(xì)致而又繁瑣的工作，從科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、審查、實(shí)施到項(xiàng)目的完成總結(jié)及鑒定以及科技成果的分類登記，工作量相當(dāng)大，而且人工操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又浪費(fèi)了大量的紙質(zhì)材料，一旦查詢起來無從下手，工作效率較低，信息傳遞和工作交接容易出錯，上級和下級之間無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時(shí)溝通，因此，有必要建立鶴煤集團(tuán)公司的科技信息管理系統(tǒng)，以改善企業(yè)辦公環(huán)境，提高公司的科技管理運(yùn)作效率。

2 開發(fā)目標(biāo)

鶴煤科技管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)上要達(dá)到以下目標(biāo):

(1)建立一個功能豐富、操作簡單的網(wǎng)絡(luò)平臺，充分利用Internet技術(shù)，使系統(tǒng)的全部功能可以在WWW瀏覽器內(nèi)進(jìn)行操作;

(2)滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高效處理日常事務(wù)工作的需要，有效地協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)順利完成各項(xiàng)工作任務(wù);

(3)采用合理的工作臺流程方式處理影響工作效率的各個環(huán)節(jié)，最大限度地避免人工傳遞實(shí)物工作;

(4)為實(shí)現(xiàn)真正的協(xié)同工作提供保證，擺脫部門間或上下級間協(xié)作時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)的互相等待的狀況。

總的來說是為企業(yè)科技管理業(yè)務(wù)提供一套辦公解決方案，構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)庫和先進(jìn)的開發(fā)平臺上，利用現(xiàn)有的軟件，開發(fā)一個具有開放性體系結(jié)構(gòu)的、易擴(kuò)充的、易維護(hù)的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息錄入和查看功能，企業(yè)的決策管理層提供準(zhǔn)確、精細(xì)的科技信息。在此平臺上通過協(xié)作，提高資源利用率和工作效率，規(guī)范部門之間的協(xié)作辦公，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

根據(jù)開發(fā)目標(biāo)的需求開發(fā)的基于Web的鶴煤科技管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系采用了Browser/Server(瀏覽器、服務(wù)器)結(jié)構(gòu)，用Access2000作為后臺數(shù)據(jù)庫，最終用戶界面系統(tǒng)為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，為標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)完全采用國際互聯(lián)網(wǎng)的標(biāo)準(zhǔn)[2]，系統(tǒng)負(fù)載輕，開放性好，系統(tǒng)維護(hù)省級方便，辦公用戶的操作比較簡單管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對公司的科技計(jì)劃、項(xiàng)目、成果、專利、會議等進(jìn)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理。

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表主要分為一下幾個部分:計(jì)劃管理、成果管理、鑒定項(xiàng)目管理、項(xiàng)目申報(bào)管理、專利管理、專利統(tǒng)計(jì)等6個部分。系統(tǒng)整體模塊關(guān)系如圖1。

4 數(shù)據(jù)庫的功能

科技信息管理系統(tǒng)基本功能為:實(shí)現(xiàn)對公司科技計(jì)劃、項(xiàng)目、成果、專利、會議等進(jìn)行管理，公司中本系統(tǒng)管理者能存儲、管理和查詢公司科研信息和個人科研信息，本系統(tǒng)使用用戶則可以檢索公司提供的授權(quán)信息和自身用戶科研信息。

(1)用戶管理 系統(tǒng)具有可靠的安全性，用戶被分為一般用戶(只能修改、查看和增加屬于自己的資料)、管理用戶(能查看任何資料，但要進(jìn)行修改必須經(jīng)過授權(quán))和超管用戶(具有所有權(quán)限)，用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限登陸管理系統(tǒng)并進(jìn)行權(quán)屬內(nèi)的操作。

(2)計(jì)劃管理包括一下幾個表:國家項(xiàng)目、省科技廳、省工業(yè)局、省安監(jiān)局項(xiàng)目、公司項(xiàng)目以及其他項(xiàng)目。用戶可以錄入信息、增加數(shù)據(jù)，可以根據(jù)關(guān)鍵字來查詢有關(guān)信息。

(3)成果管理包括以下幾個表:國家項(xiàng)目、省部級成果、省工業(yè)局或省安監(jiān)局項(xiàng)目計(jì)劃、市廳級成果、煤化集團(tuán)成果、公司級成果、鑒定成果。

(4)項(xiàng)目申報(bào)

用戶(被授權(quán)的一般用戶)可以通過系統(tǒng)登陸進(jìn)行上傳文件、刪除上傳的文件和文件下載等操作。

本系統(tǒng)基本滿足了鶴煤公司科技信息管理的需要，實(shí)現(xiàn)了在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上今夏科技信息管理，系統(tǒng)使用方便并具有一定的安全性，可長期、安全、穩(wěn)定、可靠地運(yùn)行，用戶接口良好，使用方便。

5 科技管理系統(tǒng)應(yīng)注意的問題

辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享、提高辦公效率和管理水平。信息資源是一個不斷積累和不斷更新的過程，需要公司各部門及時(shí)將各類信息發(fā)送到系統(tǒng)中，并保證信息的準(zhǔn)確性。公司各部門員工要充分重視和加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和培訓(xùn)工作，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而推動辦公自動化更好更快發(fā)展。

6 未來展望

辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，我們應(yīng)不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，時(shí)刻關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展，在理論知識的指導(dǎo)下，將新的、先進(jìn)的技術(shù)引入到辦公自動化系統(tǒng)中，使其更加完善、成熟，更好地為公司和單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，進(jìn)一步推動無紙化辦公進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]譚章祿，李學(xué)芳，等.煤炭企業(yè)信息化建設(shè)淺議.煤炭經(jīng)濟(jì)研究，2003，5:37-38.

[2]局域網(wǎng)組網(wǎng)理論與實(shí)踐教程.電子科技大學(xué)出版社，2001:123-258.

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文