如何管好你的老板

現代社會單純從相處時間上來算，大老板與助理在一起的時間，有些已經遠遠多于與自己的配偶在一起的時間。

助理能夠長時間追隨老板，越來越成為高端人才市場特別需要的一種特質。

但是現實的情況是，一邊老板們感嘆找不到一個稱心如意的助理，一邊是助理們抱怨，為何頻頻遭遇霸王上司。

一位好老板如何能與一個忠心耿耿的高級助理相遇并且維持長期的默契關系，那其中的曲折情節并不比電視劇中的愛情故事來得少。

一家國際企業的總經理特別助理招聘啟事

職位：總經理特別助理 (需求人數：1 人)

職務說明：當特助事情很多，跟秘書的性質差不多，不過現在不流行秘書，感覺層次較低。

1.

安排好老板的時間

不要讓他亂跑，也不要讓他太閑，最好多見一些客戶，少在公司開會。

尤其要讓重要人員知道老板在哪里，不然，員工會很辛苦，工作也沒進度。

助理心得：

老板一閑下來就會找你麻煩，最好把行事歷排到滿出來，助理才會輕松。

2.

幫老板記住細節

老板記性很好，只是細節沒法記好，你要幫他記住細節，提示他。

尤其是他做過的決定，不要讓他一直重復提。

助理心得：

老板通常記性真的很好，不過當助理記性要更好，當老板提到“上次那個XX單位姓什么的啥處長”時，當助理的馬上要把處長的全名說出來并且給上所有的個人聯絡信息檔案，所以平時名片建檔工作實在太重要啦！

3.

過濾掉不必要的電話

不要讓老板一直講電話。門口有總機，大多數的閑雜人等總機會幫你處理。所以，能到你面前的客人，你要能分辨是不是老板一定要見的，這樣老板才有時間批閱必要文件跟做其它必要的事情。

助理心得：

睜眼說瞎話的技巧一定是最重要的技能，比任何外語能力都重要！“嗯，老板不在……”其實老板在里面穩穩坐著只是不想接這通電話。

4.

管理好老板的辦公室

桌上隨時有杯溫茶，讓訪客來時覺得老板工作井然有序，具有雍容氣度，不是忙成一團亂的小主管。

助理心得：

不但要泡茶，還要提醒他：老板記得喝茶啊！

5.

溝通好生產和營銷部門

請協調好這兩個單位的配合，不要事事讓老板出面處理，傷了大家的和氣。

助理心得：私下運作部門和諧是門藝術，還好我們這里有不敗的副總來做這件事。

6.

不要幫老板做決定

“不需要”遵循經營方向，擬出各項策略性規劃，并協助各部門策略執行追蹤并提供建議。

你只要負責內控老板及主管、計劃行程及工作進度、稽核決策跟項目完成就好。特別是營銷、生產及財會不是你的專長，只要幫老板留意，不要幫老板做決定。

助理心得：

不要在老板耳邊碎嘴！想要當師爺也要有種格調才行。

7.

當好老板的門神

對內對外你都是個門神，不必要的人、事、物都不要讓老板煩心。當老板的位置高，看事情的眼光高且遠。你要讓總經理像菩薩一樣，不管小恩小怨等世俗小事，管好公司的大方向。

現身時要讓員工如沐天恩，出門時讓路人甲們覺得佛光普照就好。至于，哪些事是小事你要有判斷能力，不要事事問菩薩。

助理心得：

門神vs.菩薩實在太貼切，科學點也可以說是氣象站主任播報員的工作，隨時來向詢問天氣的同事說明今天的氣象狀況。

8.

記住老板在意的日子

老板也是凡人，有親戚、朋友，更多事業伙伴，還有無數的對手。重要人物的生日、紀念日等要快快弄清楚，尤其老板的家人的重要日子，最好一兩周前就提醒老板，除了特別交代的人物之外，其他都是你要幫老板打點好的。

助理心得：

哪怕忘了老爸老媽生日、自己的戀愛結婚紀念日，也不能忘了老板在意的每個日子，還要準備禮物卡片幫忙出主意……

9.

管好老板的健康

盡管老板很年輕，但也要管理好老板的健康，提醒他吃飯，泡好茶時換掉桌上的冷水。

必要時建議他出門旅行，不要讓他參與危險的活動。

助理心得：

老板的健康就是助理的幸福！總不希望天天拎著暖瓶到醫院陪老板上班吧，老板的健康檢查報告要看得比自己的仔細，牙痛要叮嚀４小時吃一次藥，聽到一聲咳嗽就泡枇杷膏……

10.

管好你自己的健康

管好你的健康，不要讓老板擔心，讓人事主管擔心，還有讓無辜的可能代班人擔心。

助理心得：

秘書的健康，代理人比你自己還關心，誰也不想當代理助理吧！

依附型拍檔

助理很像一棵藤蔓，依附于大樹之上，因此這個職位不允許有太多的主見，但是可以圍繞著大樹做一些小小的發揮。

張桓是尚道女性營銷有限公司的總經理，隨著公司快速發展，他很快發現自己的時間被分割得支離破碎，于是有了找助理的想法。專門的獵頭公司為他推薦了五位助理，但是都不合適，張桓覺得找助理需要講究眼緣和感覺，如果一開始就很反感，那就很麻煩了。因為無論是出差、處理工作、分配任務，兩人需要經常在一起。

后來張桓通過熟人終于物色到一位可靠助理，朋友的妻子，形象良好。之前在“四大”之一的“德勤”會計師事務所工作過6年，專門幫助洋老板處理一些事務性的工作，大到安排行程，小到喝茶、住賓館、有什么愛好、吃什么東西。盡管還負責校園招聘以及公司內部活動等，但是這類工作的成長空間依然有限。

來到新公司，助理跟著張桓接觸了很多客戶，視野逐漸開拓起來。現在也肩負著一些與新客戶溝通洽談的工作。不過老板和新助理之間初期的磨合自然不可避免，臺灣一家雜志希望采訪張桓，硬是被新助理給攔住了，湖南衛視想跟張桓的公司合作，新助理將公司的財務數據一五一十地告訴對方，張桓有些生氣。但事后一想，也不完全是新助理的錯，她畢竟在“四大”那樣公司待了6年，養成了職業習慣。張桓只能告訴她，以后涉及到公司機密的數據，都必須經過他的審查。

對于新助理，張桓非常滿意的一點就是，即使不帶她出差，她都會和接待方安排好自己的一切，非常細致。但是讓張桓感到頭痛的一點就是，有時候公司部門的東西需要張桓來看，助理就代表那個部門和他溝通，告訴張桓什么時間內必須審批。如果張桓沒有回復，這位助理就會不斷地發短信。

“不得不承認她很認真”，水瓶座的張桓平時就對自己有一個反思：“想法特別多，經常天馬行空，說得好就是比較靈活，說得不好就是不夠嚴謹。”這樣倒是恰好可以與新助理平衡一下。

很多老板在挑選助理的時候，都愿意培養助手，而不是培養競爭對手。所以在張桓眼里，其他的職位的負責人完全可以獨當一面，可以形成自己的價值體系，但助理這個職位更多像是依附于一棵大樹上的藤蔓。

他并不擔心新助理會離開，因為現在創業的好時機已經過了，很多人更多是加入一個平臺，而不是從零開始。另外，有些人的性格屬于管理型，而不是開拓型。所以讓這種人來守業，做到規范可以，但讓她從零到一很難。

伙伴型拍檔

外人都說是諸葛亮拯救了劉備，但是《三國演義》里面張飛也說了，如果沒有劉備也沒有了諸葛亮。

如果老板和自己得力的助理長期能彼此產生默契和信任，助理就不再是一個料理雜事的人，而是一個為老板本人和他的事業著想的合作伙伴。

BAISI（百絲）服飾有限公司的副總經理莫潔婷和自己的老板就是這樣一種關系。剛進入百絲時，莫潔婷做的是行政助理工作，由于太有主見，跟老板在企業方向上有些不同，還沒做夠一年就負氣離開，去了幾家公司，創了業后才知道老板不是誰都能做的，自己還是比較適合當輔助的那個人。

她主要幫老板管轄著幾個新興部門，其中有會員俱樂部、會所、一家貿易公司以及整個公司的內刊。因為自己做事的風格屬于親力親為型，所以她不太習慣很私人的那種助理，自己操心太多，會讓貼身助理很難成長。盡管老板多次要把她升為公司副總裁，都被她拒絕了，一來覺得自己資歷不夠，二來覺得做副總裁壓力又大。

但是對于給老板斟茶倒水之類的事，她一概不做。如果老板在辦公室，她就不會幫他代收文件，而是讓那些主管自己去找老板，因為她覺得自己的老板還很年輕，才40歲，而且也是一個挺有主見的人，這樣做的話會讓他更有存在感。

但是由于工作實在太多，她也不得不開始找一些人幫她打下手，在她看來，要找到一個完全符合自己需要的助理是一件很難的事，找到合適的助理需要一些緣分，而她自己跟老板就非常有緣。因為和老板性格非常相似，她知道老板想要的是什么，即使老板不說出來，她也能做到他想要的效果。

直到她從平面設計部調了一個女孩過來，她才有了真正意義上的助理，這個女孩什么都幫她做，現在完全可以獨當一面了，于是莫潔婷就把俱樂部的管理交給她，“當她成長之后，我就不會再看著她那么多了”。

而自己和老板就是屬于相似又互補型。老板比較擅長處理飯桌上的關系，而自己則會幫他經營好接下來的長期關系。“老板不用擔心我會走，因為即使我走了也會幫他做。我把他當成一個朋友，才會有心思去幫他弄。之前我自己也創過業，對于和老板的關系，莫潔婷形容就像是朋友知己，或者是伯樂，而自己和下屬也是如此。她希望下屬和自己一樣，自省能力比較強，自我成長得更快。

她非常欣賞忠誠、能體諒人的助理，最無法忍受的則是下屬做錯事而不去總結。“如果下屬做錯事或有什么讓我不滿意的，我一般都不會對他們發火，會不高興，但是不會馬上說，而是隔了一段時間后才把他們叫過來告訴他們哪里做得不好。” 對于如何做好助理，她的建議是，勤奮一點，自己多去探索和嘗試，成為一個有素質、有職業道德的人。

對于下屬，她總是這樣告誡，“只要你不是掛主管的名，你都是我的助理，我叫你做任何事情你都得去做。但是如果你在我這里差不多兩年我還升不了你職位的話，我覺得你差不多可以走了。”我覺得每個人都有他存在的價值，需要有更高的平臺去實現，哪怕是助理。

馬云公司里的“御用閑人”

助理是一份特殊的職業，不同的助理之間也有著天壤之別。明星企業家馬云的助理陳偉最近寫了一本書叫做《這才是馬云》，對自己的職位有一個形象的描述：有一種細菌很想飛，可又沒有翅膀，于是它潛入青蛙產的卵里。由于細菌的侵入，孵出的蝌蚪和青蛙都是殘疾的，很容易被老鷹吃掉，于是細菌如愿以償地感受到了飛翔！

陳偉從浙江大學信息與電子工程系畢業后，無所事事，參加了一個叫“杭州英語俱樂部”的學習機構，結識了在那里教英語的老師——馬云，馬云當時是杭州電子工業學院的英語教師。后來一個偶然的機會又認識了來夜校采訪的中央電視臺編導樊馨曼，以及她的愛人張紀中。

沒想到，隨后的職業生涯就被這兩個人“肆意篡改”。3年后，馬云開始創業，英語俱樂部解散。2005年，陳偉開始給張紀中做助理兼劇組制片，2008年又加入阿里巴巴集團任馬云的助理。

“我不會給不熟悉的人做助理”，所以，陳偉覺得自己不會遇到適應新老板的問題，每當別人問起助理的主要工作，他會開玩笑說自己是一個“御用閑人”。

身為明星企業家的助理，陪同老板到各地去參加活動、開會、考察或接受采訪自然是家常便飯。在公司每天的“必修課”也就是拆看所有給馬總的來信，接聽各種陌生電話，或者是“接見”“不速之客”。

有些很激動的電話，一上來就問：“您是馬云先生嗎……”陳偉就知道，馬云在外被人圍堵要名片的時候，把唯一很熟的電話號碼報給了人家。

有青年直接上門要求面見馬云，遞了一封信給前臺，并開口要史玉柱、柳傳志等一起來開會，討論世界經濟問題，陳偉跑去見他，跟他說：“你的信我看了，首先我幫你糾正一下，現在全世界人口不是30億，而是67億，接下來我們一起來看看你信里的錯別字……”

陳偉承認自己樂意感受一些高端的東西，所以給大人物做助理的好處，就是自己可以跟著他們出席任何場合，感受他們的感受，但是不需要承擔他們的承擔。但是他很快發現，很多成功人士的成功不是一個節點，而是一個持續的過程，付出的代價需要一直持續到成功之后，不像短跑運動員博爾特，跑完那個九點幾秒就意味著成功。

從做馬云的學生開始到成為他的助理，陳偉深刻了解老板的特質——念舊：“衣為求新，友為求舊。”當初，與馬云一起創業的18個人，現在基本上都在公司。老板考慮得很周全，而這其中也有些個人魅力的東西和一些哲理。

有機會跟馬云參加集團內部各種高層會議，這對別人來說是求之不得的事情，也是了解公司業務和提升自己的最佳途徑。而陳偉往往是聽了幾分鐘就偷偷溜出會場，有時候馬云會給他發短信：“進來聽聽。”

陳偉對自己的評價就是：喜歡吹牛，安于平庸，不求上進。馬總曾經問他有沒有更深層次的原因或者事件導致他這樣。陳偉說：“當一個人從一樓爬到九樓之后，他能體驗到的只是第九樓而不是九層樓，每層樓都有自己獨特的風景。”

幫杰克·韋爾奇節省時間的人

15年來，羅塞娜·博得斯基承擔著十幾種角色：一個人工答錄機、自動撥號機、文字處理器、過濾系統和事實調查員；或者一個發聲板、搬運工、伙伴以及好事和壞事的承受者；再或者是一個批評者、外交官、修理工、拉拉隊長和說“不”的人；所有這一切都為了一個1984年被《財富》雜志昵稱為美國十大最強硬的老板之一——杰克·韋爾奇。

雖然沒有準確科學的方法來衡量，但我猜想在接近15年來的過程中我給杰克·韋爾奇節省了額外的兩萬小時。這相當于每周增加了一天的時間。在尋求競爭優勢時，你會如何利用一周中多出的24小時來做事情？是做計劃、動員、培訓？還是完善程序、執行變化、處理客戶、或讀電子郵件？無論答案如何，我知道都需要更多的時間——迫切需要——無論是上班還是在家里的每個男人和女人。

當我處理事情時，一般先是兩小時的電話往來，再苦讀文件，審核報告材料，最后變成杰克書桌上一個只用30秒的“短平快”事項。我輸送給他做決定所需要的基本材料，這樣他就可以很快做好決定，繼續進行其他事情。如果他遞給我一張便條，問一個我還沒有料到或無法回答的問題，那么我的工作就做得還不夠好。

我是否善于讀透別人的心思？不。但是我注意周圍正在發生的事情，確保了解它們為什么發生。我假設自己是一個因果問題的研究者，這樣我就能夠相當準確地估測主管需要什么樣的材料，然后適當地壓縮材料。這種準備主要是信息收集、溝通和協調——任何一個想成為簡短材料專家的人，無論具體的工作任務是什么，都要這么做。

例如，僅僅省略一個客戶投訴或問題，并不能創造時間。相反，還會浪費時間。郵箱很快就會爆滿。沒有協助的話，主管就必須停下他或她手頭的工作，查清出現的問題，誰在處理這個項目，就此正在采取什么行動。這往往意味著打亂了輕重緩急，分散了注意力，無法顧及更緊急的事情。有了適當的協助，投訴放在主管桌子上時就有說明要點的注解或備忘錄，這樣老板就會確定顧客是否滿意，然后采取措施確保這種情況不再發生。這樣，可能要吞掉幾小時的事情幾分鐘內就能解決。

如果你這么做，你的老板就能夠跳過費時的初步工作，把她或他的精力集中于最終結果上。我篩選杰克·韋爾奇收到的每個事項，確保里面沒有無關緊要的內容或其他可以由另一層級的人員處理的方面。如果杰克問我：“哈里怎么處理這件事情的？”下次我就遞給他關于這件事情一個類似的文件，我會事先聯系哈里，問一些基本問題。時間太寶貴了，不能浪費，除非絕對必要否則不能多接觸一張文件、一個項目或問題。有時高度接觸是不可避免的，也是很重要的。但是訓練有素的一次性接觸或低接觸提供了額外的緩沖，可以用來發展企業，或滅掉會毀掉整個業務的危險火苗。

（節選自《向上，向上，做副手的學問》）

老板助理對對碰

Boss：沒必要克服助理依賴癥

《風尚周報》：有些助理在幫領導攔截信息的時候變得一手遮天，您覺得這種狀況怎么辦？

張桓：我覺得這是一個架構的問題。比如公司中你這個助理是凌駕于各個部門之上的，還是和各個部門的負責人平級的，屬于協調角色。你畫組織結構圖的時候，就看得出助理的定位。我的助理，對于一個隊伍而言，只是一個協調者，而不是一個領導者。協調者起的是潤滑劑的作用，比如協調各部門在規定的時間內，完成規定的任務。而不是說驗收別人的作品或者成果，甚至是評判別人的成果。第二，老板愿意和助理溝通，還是和各個部門負責人溝通很重要。在我看來，我更多的是帶著助理和部門負責人溝通，而不是全部讓助理來傳話。那樣很容易形成信息不對稱，甚至很容易出現像當年小李子那樣的人。

《風尚周報》：如果助理和您特別親近，可能會招致其余員工的反感，您怎么處理？

張桓：我們公司不太可能出現這樣的狀況。第一我會人為控制和助理在一起的時間。能不帶她出差的，盡可能不帶，很多時候和部門開會也不帶。因為我認為，不能讓別人感覺你是在通過助理來了解公司，了解每個人的狀況。那樣的話其他員工會感覺自己不受重視，他們要通過討好助理來讓她說好話，公司不能形成這種官僚氛圍。

《風尚周報》：有些老板會有助理依賴癥，您會有這個狀況嗎？

張桓：真的會有，我已經退化了。比如有時是兩三天的短途活動，但我想臨時改個機票去哪里，但是我連公司的電話都不知道。如果她的電話打不通，我就很崩潰了。但是我覺得這個狀況沒有必要克服。因為老板對自己做的事情很專注，對其他的事情可能會忽視或者漠視。我認為人不在于聰明不聰明，而在于你是否很投入這個角色。生活上低智商，想必是大部分企業家的共同特點，因為人的精力有限。

Assistant：幫老板甄別信息比獲取信息更加重要

《風尚周報》：遇到霸王上司該怎么辦？

陳偉:有兩種情況需要分析，一種是他把你看作身邊的人，他其實在外面有很大的壓力，他會在這里發泄。這個時候，你不用在意。可能有些時候有些人真的很厲害，那就得看你的容忍度。社會上很多的事情，都是一個度的把握。馬總常說的“中庸”，就是打中恰如其分的那一點。

《風尚周報》：有哪些事情應該由助理掌握？

陳偉：這同樣是度的把握，有一個理解的問題，這個事情是沒有辦法教的。比如，所有給馬總的信都是我看，他一封也看不到，我會評估什么應該讓他知道，我在自己的新書里寫了一句話就是，在阿里巴巴最愚蠢的事情，就是寫信給馬總告我的狀，因為所有奏折都會落到本公公手里（笑）。

《風尚周報》：你的權力會不會太大？

陳偉：不是擋住書信就能擋住所有信息。我們活在一個獲取信息非常廉價，甄別信息非常昂貴的時代，所以得不到信息是不可能的，但是老總的時間和精力有限，馬總和總裁聊天都是以15分鐘為單位計算的。一般說助理權力大的人，都是因為他們的建議未被采納，每個人都會認為自己的東西可以改變世界。可我比較了一下，覺得90%以上的建議都遠遠落后于我們的想法，偶爾會有不錯的建議，我會轉給不同的業務部門看。

《風尚周報》：犯過錯誤，老板有批評嗎？

陳偉：有批評，但是不嚴厲。因為老板自己也會犯錯誤，比如我書里寫他有一次差點闖進女廁所，馬總會用哲學思想處理一個人：“假如殺一可以儆百，殺之。假如殺一只能殺一，放之。”

《風尚周報》：老板覺得你出色的地方在哪？

陳偉：相對其他助理來說，我可能幽默一點，然后有些時候，在他們比較緊張的時候，我會跟他們調侃一下。馬總以前給我的前老板張紀中打電話，張Sir還是很開心，現在一說總是煩死了。

《風尚周報》：有員工罵老板怎么辦？

陳偉：讓他罵。馬總說過一句話：“假如一只鳥每天都要整它的羽毛，它就完蛋了，因為一盆臟水就可以毀了它。” 你想做個對大家都好的人，其實沒有一個人會說你好。所謂“A friend to all is a friend to none”。馬總以前自己不懂互聯網，唯一比別人強的，就是抗擊打能力比別人強。別人都認為他是騙子，可他每次都想讓別人明白什么是電子商務，所以口才才能變得那么好。