論檔案館知識導航體系的構建

摘要：檔案館知識導航體系由幾個方面構成：（1）以人為本的人力資源管理機制。檔案館人力資源管理機制的構建與完善，關鍵在于以人為本，多渠道地培育出高知識型館員，完善用人制度、育人機制、評價機制和激勵機制。（2）以知識資源組織為重點的傳播共享機制。建立盡可能多的專題化、個性化的檔案數據庫，并實現知識重構和創新，借助現代技術，使知識的傳播實現時空的擴展。（3）以用戶需求為導向的服務機制。基于知識管理的檔案館服務模式是以用戶需求為導向，要根據個人、群體或者組織機構的特殊需求，將用戶最需要的知識，在合適的時間以最佳的方式傳遞給用戶。

關鍵詞：檔案館 知識 導航

中圖分類號：C93文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）24-0250-02

一、導言

進入21世紀，人類社會正經歷著一場最為深刻的變革——從物質經濟向知識經濟的轉變。在知識經濟社會，知識成為第一生產要素，建立在知識管理基礎之上的知識導航作為知識經濟的產物，視知識為最重要的資源。在知識管理的整個過程中力圖形成知識生產、傳播、交流和應用的良性機制，以最大限度地調動和使用知識資源。2001年著名的美國檔案與文件管理專家邁克爾庫克指出：“我們可以宣布自己已經步入知識管理領域，知識管理也是整個檔案界未來的重要發展方向。”在檔案館知識管理的發展道路上，如何利用已獲取的知識以及如何實現知識再造增值等有關知識導航的問題成為當前檔案館管理者所面臨的重要課題，因此，組織實施知識導航并逐步構建科學的知識導航體系勢在必行。

所謂導航是指“利用航行標志、雷達、無線電裝置等引導飛機或輪船等航行”（《現代漢語詞典》），知識導航是現代知識信息管理者借用飛機、輪船導航之說，在對知識加工管理的基礎上，為知識的受眾提供的一種新型、高效的知識服務。知識導航的服務工作最顯著的特點在于以用戶需求的高效性、深入徹底性為主要參照進行業務流程的重構設計，從而建立起一套富有彈性的工作體系和柔性服務機制，借以開展靈活、深入和個性化的知識型服務。

目前，中國多數公共檔案館提供的是一種被動式的服務方式，所滿足的是人們一般性、事務性的簡單查檔需求。而對用戶尋找知識的需求目標無法完成，所以，積極引入知識導航的創新方式，促使檔案館努力揭示館藏檔案內容，并擁有豐厚、充裕的館內外相關知識資源，實現相應的知識組織和知識創新，做到“在最需要的時間，將最需要的知識傳給最需要的人”。由此可以看出，用戶對知識導航服務的理想模式，是一種能夠提供方便的、個性的、適時的、系統的、高知能的一種服務。這種服務要求機構與用戶的高度交互性和服務的深入徹底性。

二、檔案館知識導航體系的構建

檔案館知識導航體系可由以下幾個方面構成。

（一）以人力資源為核心，構建知識導航的人力資源管理機制

在知識經濟時代，知識使檔案館面臨著新的競爭環境，在這樣的環境中，組織生存與發展的關鍵是保持知識的優勢，而這一優勢的獲取最終依靠知識型館員來實現。館員是檔案館知識的管理者，是知識的載體。從檔案館的主動采訪編目，到參考咨詢，檔案館資源開發到現代化的檢索手段，都離不開具有一定知識、一定開發能力的檔案館員。可以說，知識經濟向檔案館員提出了比以往任何時候都高的要求。但目前，檔案館人才隊伍建設的現狀不容樂觀，高素質人才的缺乏已成為其功能發揮、服務水平提升的嚴重障礙。因此，加強檔案館人力資源的建設刻不容緩。檔案館人力資源管理機制的構建與完善，關鍵在于以人為本，以人力資源建設為核心，多渠道地培育出高知識型館員，完善用人制度、育人機制、評價機制和激勵機制。其一，應堅持因事設崗、職崗相符的原則，按用戶信息需求變化和服務內容調整來合理設置工作崗位，變“因人設崗”為“因崗設人”，變“靜態管理”為“動態管理”。其二，高知識型館員的管理是構建知識導航體系的重點，而目前，各級檔案館高知識型館員十分缺乏，特別是在地縣一級這一問題尤為突出。所以，培育具有高知識存量、高學習能力、高創造熱情和高服務能力的高知識館員群體是育人規劃的當務之急。他們的學習方式要有別于一般員工——反應式學習和模仿學習，而是更多地表現為反思式學習。這其中，他們不但要具備扎實理論基礎和日積月累的工作技能、經驗，更要關注專業和相關領域知識的最新進展。其三，在評價機制上要科學合理。按照勞動經濟學原理，評價指標的構成通常以勞動性質為主，占評價體的50％，以下依次為勞動強度30％，勞動條件20％。由于檔案館崗位評價指標大部分是非量化指標，是大量工作實踐的積累，而評價的目的是要找出崗位間的異同，所以，在服務與能力的相統一，工作性質與強度相統一，市場流動與政策導向相統一的基礎上，采取分析比較與量化記分相結合的崗位評價方法比較科學合理。其四，在激勵機制上要注重績效，完善價值創造—價值評價—價值分配的價值鏈評價機制，以充分發揮館員的積極性、主動性和創造性，現行的價值分配制度存在諸多弊端，而深化改革是一場利益再分配，分配更合理的革命。建立真正體現“按勞分配、效益優先、兼顧公平、優勞優酬”的激勵機制是深化改革的目的所在。

（二）以知識資源組織為重點，完善知識導航的傳播共享機制

從本質上講，檔案館管理的對象是知識，一是開發檔案中的知識價值，促使其轉化為社會效益和經濟效益。二是變客觀知識管理和為主觀知識管理。近年來，各級檔案館大力豐富館藏，館藏的結構日益合理，內容逐步豐富，管理也走上了有序化道路，但是如果這樣館藏知識不與用戶需要和他們的主觀知識結合，就只能是沉睡的資源，即便再豐富，再有序，也產生不出實際的社會效益和經濟效益。因此，我們必須加快檔案數字化步伐，建立盡可能多的專題化、個性化的檔案數據庫，并實現知識重構和創新，在此基礎上，盡快實現館際協作、館室一體，資源共享，提供集成服務，努力建立區域性檔案知識庫。同時，爭取與相關專家學者、研究機構、圖書館等建立知識交流網，以獲取更多的知識來源，并借助現代技術，使知識的傳播實現時空的擴展。

（三）以用戶需求為導向，健全知識導航的服務機制

知識導航的目的是為提供更便捷、更有效的知識服務。基于知識管理的檔案館服務模式是以用戶需求為導向，不僅在用戶界面上要更加友好易用，而且在服務上更加人性化和個性化，它可以根據個人、群體或者組織機構的特殊需求，將用戶最需要的知識，在合適的時間以最佳的方式傳遞給用戶。

堅持以用戶為中心，要講究服務策略。注重用戶信息反饋與分析。需要深入研究用戶信息，建立明確有序的用戶信息反饋渠道和科學、可行、系統化的測評指標，連續地綜合分析用戶數據，進行質和量的多方比研究，如用戶結構、利用傾向、各群體數量及比例，利用頻率與方式，對服務的需求層次和滿足程度等。以客觀地反映和評估出檔案館服務運行的狀態和效率，明確需要改進的各環節，有針對性地調整服務對策，而館員必要及時地根據反饋的情況，針對用戶的個性化知識需求，將知識內容從眾多的信息對象中挖掘出來，根據其內在特征和價值進行鑒別、關聯、重組、幫助用戶識別和創造新的知識。在服務過程中可以充分利用網絡所提供的條件，建立各種一對一、一對多和多對多的知識交流平臺，如提供即時通信、建立知識社區和在線學習空間等等，方便用戶隨時隨地通過聯網的計算機終端，與館員、與知識專家、與相關用戶群體之間進行交流。具體而言，在知識管理背景下，以用戶需求為導向的服務模式可有以下幾種：（1）檔案館門戶的個性化界面設計。在對館藏檔案和相關信息進行專題數據化的基礎上，借助專業化機構設計檔案館個性化界面，根據用戶的需求，來集成相關的資源和服務，提供網上瀏覽。比如，按照不同的用戶類別，分門別類甚至可以根據具體或動態的主題事件靈活地選擇和組織資源來構成特定的知識庫，亦即按照不同用戶需求對檔案館內外知識資源的重組。（2）數字化參考咨詢。包括利用電子郵件、網絡會議系統、客戶呼叫系統等開展的咨詢服務。用戶可以通過這些系統平臺和在線館員進行交流，隨時解答。（3）知識資源導航。檔案館可以把館內資源、館外資源網絡資源、政府部門信息、圖書館、博物館等資源作為自己可以組織和提供服務資源，并將這些資源的搜尋、組織、檢索作為資源建設的組成部分和業務流程的有機環節，從而，提供有效的集成服務，實際真正意義上的知識導航。

三、結束語

我們所處的是一個嶄新的知識經濟與知識社會，人們對知識、對公共檔案館從未有過如此強烈的需求，我們應當積極順應知識經濟空前關注知識的價值要求，勇擔知識導航者的角色，使龐大而復雜的知識資源，在有條不紊的使用中發揮出應有的價值。而公共檔案館也借以知識管理者的身份重塑其自身良好的社會形象。正如奧地利著名檔案專家里奧普德·卡默胡佛爾所言：“檔案館作為空間封閉的文化性記憶之所（阿雷達·阿斯曼語）（Aleida Assmann）這一傳統的形象在今天已被這樣一種看法所取代了，即傳統的檔案館已經消失，或成為博物館了。”但愿在不久的將來，我們能夠通過自身的努力，實現從信息管理者向知識管理者的角色變遷。

參考文獻：

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[3]蔡娜，姚樂野.知識管理在數字檔案館中的應用研究[J].檔案學通訊，2008，(3).

[責任編輯 王玉妹]