如何在信息化時代背景下做好檔案的管理工作

摘 要：本文從信息化時代的特點入手，探討了如何在信息化時代背景下做好檔案的管理工作，對相關工作人員有一定的借鑒作用。

關鍵詞：信息化 時代背景 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098x(2011)10(b)-0000-00

隨著信息時代的到來，檔案管理工作也呈現出新的特點，信息量不斷增大，存儲模式也逐漸向著網絡化和電子化轉變，檔案管理工作的服務體制以及管理體制也出現很大變化，這就給檔案管理工作帶來了機遇與挑戰。為此，檔案管理工作要符合信息化的時代背景要求，注重工作的方式、方法，提升檔案管理工作的規范化與法制化程度，進而全面提升檔案管理的總體水平，真正做好檔案管理工作。

1 提升檔案管理人員的總體素質

在信息化時代背景下，基礎工作是實現檔案管理現代化和信息化的先決條件，而全面提升檔案管理人員的總體素質又起到非常重要的作用。當前很多的檔案管理人員的思想觀念與專業知識沒有與信息化的時代接軌，不懂得如何使用現代化的技術工具，缺少基本的信息意識，這些都在一定程度上阻礙了檔案管理工作的發展和創新。所以，我們應當采取必要的措施，全面提升檔案管理人員的總體素質，使其能夠真正適應信息時代的要求。為此，應當注重培養可以服務于網絡的開發與數據分析人才、系統設計與分析人才；各級檔案管理部門，要定期對工作人員進行有針對性的培訓，如繼續教育、專業學歷教育、學歷培訓、崗位培訓等，尤其要對各級檔案管理人員進行計算機及網絡應用培訓，以便其能夠真正掌握現代化的網絡新技能、新技術；通過各種形式的培訓，全面提升工作人員的整體水平和知識結構；定期組織檔案管理人員進行檔案管理方面的理論研討，提高工作人員的理論水平。檔案管理人員也要主動學習和掌握各種檔案管理的先進技術，通過運用新技能和新知識進行工作方式、方法的創新，進而提升檔案管理的工作效率。各級檔案管理部門也要為工作人員提供對外交流的機會，以便能夠使其知識面得到擴展，了解先進的檔案管理技術，不斷更新自己的知識。近期召開的國際檔案大會的主題為“新千年與信息社會中的檔案”，就充分表明在信息化社會中，檔案管理工作所面臨的挑戰。對于檔案管理工作人員自身來說，通過技能的培養以及知識的更新，可以使其緊跟時代步伐，避免出現落后于社會的情況。

2 強化檔案管理的規范化與計算機化

在檔案管理工作由傳統方式向信息化轉變過程中，如何更好的進行檔案數據的轉型和銜接成為人們關注的問題。在信息化的時代背景下，檔案管理將會充分應用網絡化工具，使用計算機進行數據與信息的處理，這就要求保證輸入計算機的原始數據的科學和準確，因此，實現檔案管理的計算機化就需要認真進行數據與信息的著錄、整理和收集，以便使其能夠真正的滿足檔案管理計算機化的要求。但以往的檔案管理始終是封閉式的管理，不同時期的檔案整理需要滿足不同的要求，而且檔案的整理規格也不完全相同，這就使得檔案管理的基礎性工作較為薄弱。這些問題主要表現在以下幾個方面：①檔案的編號沒有統一規范，缺少目錄號，經常出現一卷多冊的情況；②檔案的標題未按照規范書寫，一些標題不能明確表明檔案的內容，有的檔案還缺少檔案標題，這些現象比較常見；③絕大部分的檔案沒有卷內目錄，使得未在標題中明確指明的內容由于不能正常檢索而無法利用；④有的案卷并沒有進行頁碼的標注，這樣即使案卷內容缺少也很難被發覺；⑤案卷的厚度不同。在信息化時代背景下，采用網絡化的管理辦法就需要徹底的解決以上問題。

3 標準化進行檔案管理

為了全面提升檔案管理的工作水平，需要采用規范化和標準化的工作方法和程序，也就是在進行檔案管理的保管、著錄、鑒定、整理和收集過程中，要嚴格按照規定的方法和程序開展工作。①案卷規范化管理；對過去積累下來的、內容較為混雜的案卷實行重新組卷，對于那些標題不清楚、無案卷標題、無卷內目錄、無頁碼的案卷，需要對其進行返工填寫，以便能夠確保所有案卷都能夠規范化管理。②統一分類號；在將計算機引入到檔案管理以后，其顯著的檢索優勢就充分表現出來；為了能夠保證可以使用計算機對檔案進行完整的檢索，在對檔案分類時要以《中國檔案分類法》基礎并結合自己的實際情況。此外，在進行檔分類時，應當加強對分類過程的監督力度，以便能夠及時糾正工作人員在分類時出現的錯誤；而且要使所有的工作人員都能夠統一標準、統一認識，努力實現在同一類文件里所有的標引一樣，同一個文件里前后的標引一樣，進而真正實現當檔案管理的規劃化與標準化。③檔案題名規范化；檔案的分類號可以確保檔案的查全率，而要真正的實現檔案的查準率就需要保證題名的準確性，所以，在進行案卷著錄時要保證題名的規范化。在進行題名填寫時要對各機構的簡稱統一進行規范，防止出現計算機識別不清、文不對題、含混不清的情況出現。如北京市計劃生育委員會就要簡稱為市計生委，而北京市計劃委員會就要簡稱為市計委，這樣就能避免出現題名不明確的現象，同時要使題名包含所有的要素。采用計算機進行檢索就需要在案卷著錄期間保證題名的各要素都準確、完整的填寫；若案卷的題名未按照規范要求填寫，則應對其進行更改保證其含有所有題名要素。

4 檔案管理的安全問題

在信息化時代背景下，尤其是在網絡技術不斷發展的今天，檔案安全和保密工作面臨一定的挑戰，主要影響因素有兩個：①檔案管理人員沒有認識到檔案保密和安全的重要性，在檔案網頁上隨意粘貼檔案里的內容，而對于張貼的信息未進行有效的管理與審查；②當前互聯網上“病毒”和“木馬”較多，黑客的對檔案數據庫的惡意攻擊等，這些都對檔案的保密和安全帶來一定影響。檔案工作自身的特點決定著要最大限度的和最快的開發檔案信息，以便能夠使檔案的信息被最大化的使用，進而實現檔案資源的有效共享。但是檔案的安全與共享本身就存在矛盾。所以，檔案管理工作人員應當充分認識到檔案保密和安全的重要性，對檔案的信息進行真正的審查，明確檔案的開放范圍和密級程度，嚴肅檔案的管理與審查過程。在信息化時代背景下，檔案管理人員應具有安全意識，注重防毒殺毒、防護黑客攻擊，所有計算機都配備專用殺毒工具，進而保證計算機與檔案信息的安全。

5 結語

在信息化時代背景下，應當認真的做好檔案管理工作，使得檔案信息能夠得到充分利用，這就需要規范化和標準化的進行檔案管理，進而全面提升檔案管理水平。

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