EPC模式下工程項目竣工檔案管理

摘要：隨著我國工程承包市場更深入的發(fā)展及投資方式多元化，工程項目也趨于復(fù)雜化、多元化。EPC工程項目多集中在石油化工、制造業(yè)、交通運輸和電力工業(yè)等領(lǐng)域。這些領(lǐng)域的工程項目具有以設(shè)計為主導(dǎo)、投資額巨大、技術(shù)復(fù)雜、管理難度大等特點。

關(guān)鍵詞：EPC模式；優(yōu)越性；檔案管理

中圖分類號: TU20 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791(2011)09(b)-0000-00

1 EPC模式簡析

1.1EPC模式的概念

EPC是英文Engineering（設(shè)計）、Procurement（采購）、Construction（施工）的縮寫。該模式是指一個總承包商或者承包商聯(lián)營體與業(yè)主簽訂承攬合同，并按合同約定對整個工程項目的設(shè)計、采購、施工、試運行（試車）等工作進(jìn)行承包，實現(xiàn)各階段工作合理交叉與緊密融合，并對工程的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、造價全面負(fù)責(zé)，工程驗收合格后向業(yè)主移交，業(yè)主或業(yè)主代表管理工程實施。

1.2EPC模式的合同結(jié)構(gòu)

EPC模式下，業(yè)主一般采用固定總價合同進(jìn)行功能招標(biāo)。功能招標(biāo)是指業(yè)主只提出對項目的功能要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計原則，有可能還完成了工程的概念設(shè)計，在沒有完成工程設(shè)計的情況下進(jìn)行招標(biāo)。總承包商依據(jù)業(yè)主提供的功能描述書及有關(guān)說明和要求制定投標(biāo)策略，進(jìn)行投標(biāo)報價，中標(biāo)后負(fù)責(zé)項目的設(shè)計、采購、施工、試運行等工作。

1.3EPC模式的優(yōu)越性

（1）項目整體經(jīng)濟(jì)性較高；設(shè)計、采購、施工的實施由承包商統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一組織、統(tǒng)一指揮和全過程控制，有利于承包商對設(shè)計、采購、施工進(jìn)行整體優(yōu)化，便于進(jìn)度控制和投資控制，促進(jìn)項目的集成管理，從而提高項目的經(jīng)濟(jì)效益。（2）EPC總承包商在項目實施過程中處于核心地位；在項目實施工程中，總承包商對設(shè)計、施工和采購全權(quán)負(fù)責(zé)，指揮和協(xié)調(diào)各分包商，處于核心地位。同時，該模式要求其具有很高的總承包能力和風(fēng)險管理水平。（3）有利于業(yè)主對項目目標(biāo)的控制；業(yè)主通過功能招標(biāo)與總承包商建立合同關(guān)系，將大 部分風(fēng)險轉(zhuǎn)移給了工程總承包商，業(yè)主責(zé)任和風(fēng)險較小，同時極大地減少了業(yè)主面對的承包商數(shù)量，協(xié)調(diào)工作量較少，有利于節(jié)省交易費用。

2EPC模式下工程項目竣工檔案管理特點

2.1EPC與參建各方的關(guān)系

（1）EPC總承包商與項目經(jīng)理部的關(guān)系

項目經(jīng)理部按照股份公司要求，與之簽訂EPC總承包商合同。EPC 總承包商與項目經(jīng)理部是合同關(guān)系。EPC總承包商按合同履行職責(zé)，接受項目經(jīng)理部及其委托的工程監(jiān)理的監(jiān)督管理。項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)制定并下發(fā)三級控制計劃，EPC總承包商負(fù)責(zé)按照三級控制計劃要求編制四級執(zhí)行計劃、月滾動計劃，并按照批準(zhǔn)的四級執(zhí)行計劃、月滾定計劃組織落實，確保三級控制計劃的實現(xiàn)。（2）EPC總承包商與施工監(jiān)理的關(guān)系；監(jiān)理總部按照委托監(jiān)理合同授權(quán)范圍對EPC總承包商的工作進(jìn)行監(jiān)督管理。（3）EPC總承包商與施工承包商的關(guān)系；EPC總承包商與施工承包商是合同關(guān)系，施工承包商接受EPC總承包商的統(tǒng)一管理，在EPC總承包商組織協(xié)調(diào)下，共同完成西氣東輸二線管道工程的建設(shè)工作。

2.2EPC工程項目竣工檔案管理職責(zé)

（1）EPC單位的竣工檔案管理部門應(yīng)是所管轄的全部參建單位竣工檔案管理的歸口部門、實行統(tǒng)一管理。（2）負(fù)責(zé)制定竣工檔案編制管理辦法、工作程序。（3）負(fù)責(zé)對所有參建單位的竣工檔案工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、實施全過程跟蹤與控制，保證竣工檔案的收集、整理、保管等管理工作與工程建設(shè)同步。（4）負(fù)責(zé)組織所有參建單位按照業(yè)主的要求對竣工資料進(jìn)行編制，嚴(yán)格實施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范。（5）負(fù)責(zé)組織對參建單位提交的竣工檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核、驗收，保證竣工檔案的質(zhì)量。（6）負(fù)責(zé)向業(yè)主提出工程竣工檔案驗收申請，驗收合格后向業(yè)主提交竣工檔案。

2.3EPC工程項目竣工檔案歸檔范圍

（一）工程管理文件

（1）征地文件（2）計劃、投資、統(tǒng)計管理文件（3）招投標(biāo)、合同文件（4）與建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工、物資中轉(zhuǎn)、物資（設(shè)備）采購、運行等單位的重要往 來文件，會議紀(jì)要等（5）規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案、規(guī)定等（6）工程結(jié)算文件

（二）物資（設(shè)備）采購文件

（三）生產(chǎn)準(zhǔn)備、試投產(chǎn)運行文件（包括與生產(chǎn)運行單位交接文件）

（四）工程竣工驗收文件

2.4EPC模式下工程項目竣工檔案驗收交接程序

承包商提交竣工檔案 → EPC審核驗收；EPC提交竣工檔案 → 監(jiān)理審核驗收；監(jiān)理提交竣工檔案 → 業(yè)主項目部審核驗收；業(yè)主項目部提交竣工檔案 → 業(yè)主檔案部門審核驗收

3EPC模式下工程項目竣工檔案管理

3.1制定竣工檔案編制管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)

明確各方工作界面及工作責(zé)任

明確歸檔范圍及編制范圍、內(nèi)容

明確編制標(biāo)準(zhǔn)

明確編制要求

3.2建立竣工檔案管理工作程序

文控程序

竣工檔案管理人員不可更換或持證上崗制度

開工前檔案培訓(xùn)制度

工程進(jìn)行中不定期竣工檔案檢查制度

竣工檔案編制管理周報制度

竣工檔案提交程序

合同進(jìn)度尾款控制程序

3.3建立竣工檔案管理人員責(zé)任網(wǎng)絡(luò)體系

組織落定：建立檔案管理機(jī)構(gòu)

人員落定：明確主管領(lǐng)導(dǎo)（EPC、參建隊伍）、明確檔案管理人員（EPC、參建隊伍）

責(zé)任落定：（EPC、參建隊伍）

3.4堅持竣工檔案管理與工程建設(shè)同步

管理交底

開工前，即組織承包商進(jìn)行竣工檔案管理交底，盡早讓承包商了解竣工檔案管理目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)及要求，必須統(tǒng)一表單，模板。雙方共同努力，做好竣工管理工作。

源頭控制，從合同抓起

加強(qiáng)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)

開工前培訓(xùn)，宣貫重要性。工程過程中培訓(xùn)、指導(dǎo)，提高重視程度加強(qiáng)認(rèn)識、提高業(yè)務(wù)能力。

強(qiáng)化現(xiàn)場過程控制、監(jiān)督、檢查

及早發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，調(diào)整規(guī)范，指導(dǎo)實踐，保證同步。

3.5嚴(yán)格審核驗收

認(rèn)真履行竣工檔案審核驗收程序，對照標(biāo)準(zhǔn)，逐項驗收，保證竣工檔案的及時性、準(zhǔn)確性、完整性。

4重點關(guān)注的竣工檔案

4.1合同檔案

內(nèi)容完整齊備 （包括授權(quán)書、合同正本、合同附件、簽字、日期、合同章）

即時歸檔：合同簽署蓋章即可歸檔

4.2招投標(biāo)檔案

內(nèi)容完整齊備： 招標(biāo)申請書、資格預(yù)審文件、標(biāo)底、招標(biāo)文件、招標(biāo)過程文件、中標(biāo)單位投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書。

即時歸檔：中標(biāo)通知書發(fā)出即整理歸檔，未中標(biāo)文件不作為檔案，但必須留作備查。

4.3設(shè)備檔案

（1）設(shè)備類型繁多，歸檔范圍復(fù)雜，立卷體系不統(tǒng)一。（2）設(shè)備檔案流轉(zhuǎn)范圍廣（3）堅持誰采購，誰立卷原則（4）質(zhì)量證明文件（5）設(shè)備安裝、調(diào)試、維護(hù)手冊

4.4聲像檔案

重要場合、重要事件、重要情景、施工前地貌、施工后地貌恢復(fù)、質(zhì)量事故、重大設(shè)備開箱驗收等過程要保留聲像資料。

4.5電子檔案

電子檔案文件必須與紙質(zhì)文件一一對應(yīng)，卷、冊、分冊排列完全一致。紙質(zhì)文件沒有電子版的全部掃描成PDF格式的文件，電子文件以光盤形式提交。