政府機關文檔一體與電子文件管理分析

摘 要：隨著現代社會信息一體化進程的日益加快，計算機在辦公領域內的運用越來越普遍，政府機關以及社會其它各行業都是積極地推進機算機信息化以提高工作效率。政府部門運用計算機對資料進行文檔一體化管理提高了政府的辦公效率，同時又會減少工作當中的失誤。文檔一體化是政府機關辦公的趨勢，文中對文檔一體化與電子文件的管理進行了淺析。

關鍵詞：信息一體化 文檔一體化 電子文件 管理分析

中圖分類號： G27 文獻標識碼：A 文章編號1674-098X(2011)10(b)-0000-00

前言

隨著社會信息化進程的加快，計算機在辦公領域的使用越來越廣，政府機關單位也在倡導著信息化辦公政策。同時通過信息化管理政府資料可以作到減少紙張的使用，同時又有利于機關單位對資料的調用與復查，這樣不僅節約了資源又大大提高了工作效率。

面對當前我國很多機關紛紛實行文檔一體化管理的現實，理論界和實際部門大多持贊同態度。因為實現文檔一體化管理具有多方面的意義，有利于樹立合理的管理理念、建立統一的管理體制、設置有效的管理機構、制定規范的管理制度、培養高素質的管理人員、采用先進的技術手段等等。在探究文檔一體化管理的理論支撐時，我國越來越多的檔案學者都認同了文件生命周期理論。鑒于檔案界對該理論的基本內容已是耳熟能詳，筆者在此無意重復說明，而是選擇一種宏觀角度，著重闡述文件生命周期理論對當前我國機關文檔管理實踐的啟示意義和指導價值。

1文檔一體化

1.1文檔一體化的發展

近些年來，“文檔一體化”和“電子文件”業已成為現在文秘與檔案管理工作人員中用到的頻率非常高的詞匯，人們對它們表現出了極高的熱情，企事業單位也對其給予了高度的關注。所謂的文檔一體化其實就是從文書處理和檔案管理的大局出發，實現從文件生成到歸檔的全過程管理。簡言之，是把現代文秘工作與檔案工作從組織制度到具體程序真正的結合在了一起。通過文檔一體化，可以加強相關部門對檔案資料的管理與控制，作到即查即用，同時對于資料的來源與具體內容作到一目了然，避免了以往傳統的堆積如山的紙質資料調用困難的情況。此外，信息化的推廣減少了檔案部門或者資料部門的工作程序，避免了沒有意義的重復勞動，使文檔管理工作合理化、科學化、高效化以及規范化。

1.2文檔一體所起的作用

眾所周知，文書工作是檔案資料工作的基礎，兩者之間有著不能割舍的關系，檔-案資料是由不同的文件資料所組成的，一份檔案往往包括多份不同的資料，而一些大型事件又常常會牽涉到多份檔案，那么資料的數量就會復加。如果需要調用其中一份檔案或者某份檔案中的一份文件資料，在過去所涉及到的工作是巨大的，同時工作效率也是相對比較遲緩的，如今通過信息一體化，將資料與檔案進行信息化存檔，那么任何時候需要其中的任何一份文件上的內容，都可以通過信息檢索在很快的時間里調用出來。政府機關對于信息一體化的需求是相當大的。尤其是在近些年來，中國的事業蓬勃發展，各項事業所產生的檔案文件資料是非常大的，因此只有通過建設文檔一體化才能從根本上提高政府的辦公效率，提高人民對政府的滿意度。

文檔一體化的推廣使機關辦公實現了自動化，規范化，檔案管理進入了全新的時代， 同時也使管理實現了一體化，利用一體化，規范一體化。除了文檔一體化的推進，電子文件的推廣也是政府機關信息化建設的又一重要內容。

2電子文件

2.1什么是電子文件

電子文件是人們在各種活動中使用計算機作為工作進行操作、傳輸、存儲在磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳遞的計算機代碼。信息化建設中電子文件屬于一項非常重要又非常便利的重要工具。它具有自身的特點：1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它借用現代化的辦公設備才能閱讀。2、電子文件可以直接由計算機等現代化辦公設備進行存儲，同時能通過網絡快速方便地傳遞。3、電子文件可以實現即時共享，不受任何外在環境的影響。4、電子文件可以說是對傳統紙質文件的一種革命，它減少了紙張的使用，同時高效的生成和方便地調用這是其特點中的最重要的一點，也正是因為以上幾大特點，電子文件目前已經各行各業廣泛流行，并且大有代替傳統紙質文檔的趨勢。電子文件作為信息化不斷發展的又一科技產物，給人類的生活和工作帶來了前所未有的便利，推進人類文明的不斷向前發展。而對它的利用人們也正在不斷更新思路，以期使作的價值最大化，使得我們的工作效率又得到進一步地提高。

2.2電子文件所起的作用

任何一種文件當其數量越來越多時，人們所面臨的問題就是如何管理的問題，電子文件會隨著信息化產生的不斷發展產生的數量會越來越多，如何在越來越龐大的文件系統中快速找到所需要的資料信息，就依賴于管理的結構。現在越來越多的政府機關單位開始對產生的數不勝數的電子文件進行統一化管理，許多部門成立了信息部門，專門負責電子文檔的管理。這一專業部門就是對政府其它部門所生成的電子文件進行歸檔管理，并專門建設了自己的文檔服務器，對文件根據要求進行全民共享或是局部共享或者加密保護，作到重要信息合理的公開與保密。電子文件的管理工作的加強，與文檔一體化的意義同樣重要，電子文件不限地域，不限時間，任何人在獲得相關許可的前提下可以方便快捷地進入服務器查閱自己所需的文件，并且還可以通過搜索工作查找自己所想要的文件中的某一特定內容，這比在大量的紙質文件中找到每一小段內容所花的時間少了許多，帶來的直接結果就是提高了工作效率。不論是為政府還是為人民都節省了大量的時間。而在如今的社會大潮中，信息化產生就是因商機運用而生，時間就是機會，信息對于每個人來說都至關重要，而獲得信息渠道和效率對于高速運轉條件下的社會的每個人都是意義重大的。

3結語

政府機關的信息化進程給我們帶來了深遠的啟迪，信息化辦公是政府機關的辦公的發展方向，信息化越推廣隨之而產生的問題也會越來越多，而要作到使信息化為人類所用，對其的管理是重中之重，也是信息化全面發展的保障。值得慶幸的是人類在使用信息化時，對信息化的管理也日趨理性和完善，目前為止，信息化給我們的工作帶來的更多是方便與高效，當然有個時候帶來的不便正說明我們對其的管理還有不足之處，我們需要緊隨著信息化的發展不斷改進我們的管理措施，政府也好，其它集體也好，對信息化的管理不能忽視。

參考文獻

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