檔案安全管理規范化研究

摘 要:隨著社會的發展，經濟、文化事業都在高速發展，檔案安全管理規范化與也隨之受到人們的廣泛關注。檔案工作具有滯后性的特點，因而常常被人忽視它的存在，然而檔案在公司部門的管理建設中卻扮演者不可缺少的一部分，檔案工作處理得好與壞則顯示著并影響著公司管理建設的水平。處理好檔案工作與公司管理建設的關系，可以有效的處理公司的事物，提高公司各部門工作者的檔案意識，有利于檔案安全管理的開展，同時提高檔案安全管理的水平，使公司管理建設工作得到正常發展，提高公司工作效率。

關鍵詞:檔案安管理規范化措施

中圖分類號:F276文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2010)07(b)-0206-01

檔案安全管理規范化在公司管理建設中有著不可缺少的作用，是現實性與歷史性結合的產物，然而很多公司卻對檔案安全管理不夠重視，并沒有足夠的認識，因而，正確認識檔案安全管理規范化與公司管理建設之間的相互作用就顯得尤為重要，同時各部門檔案工作者對檔案工作的正確認識，有利于正確發揮發揮檔案工作的作用，為檔案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建設的發展，為公司創造更多的效益。

隨著社會的發展，經濟文化社會和高等教育也隨之快速的發展，特別是信息技術的高速發展，檔案工作也隨之賦予更多的意義，不再是傳統的文件收集的作用，開始有了更廣闊的作用，檔案的傳統管理模式也要進行改革來適應現代社會發展的步伐，既面臨著機遇有面臨著挑戰。檔案工作與公司同步發展，有利于檔案工作的建設，人才的培養，檔案工作的信息化，從而有利于公司管理建設的發展，使得檔案工作與時俱進，科學的發展，從而不斷改革創新，更好的為公司管理建設做貢獻，更好地服務社會，提高公司的效益。

1 公司管理建設離不開檔案工作

1.1 檔案的作用

檔案檔案安全管理在公司的管理建設中起著舉足輕重的作用，立檔單位、檔案館對館藏檔案資料和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作，與公司各單位、各部門甚至是個人都息息相關，檔案安全管理問題是隨著公司的建立而產生的，也在公司的發展中不斷的發展進步，有著歷史的痕跡，是公司存在的歷史見證，在此特殊的情況下，檔案室高校歷史記錄的第一材料，在公司管理中有著無以比擬的重要性作用，同時也是公司發展中必不可少的重要環節，有利于促進公司管理的建設，促進公司的發展。檔案安全管理規范化有利于指導公司的工作進程，使公司管理建設連續有序的進行，也是公司管理工作的前提條件。

1.2 檔案工作的必要性

檔案安全管理在公司管理中提供做原始的資料保證，而高校管理建設使為高校培養人才，建設有利的師資，進行合理的人員調配，資源優化配置，為培養更多高素質的人才做準備，使管理得到更好的控制，完成文件、材料、報告等以紙質文檔和電子文檔的形式保存下來，真實的記錄了高校管理建設的過程，是豐富經驗寶貴信息的綜合，價值不可估量。而這些文件材料的保存就是依賴于檔案工作的進行，是檔案工作發揮最大的作用。

2 檔案安全管理規范化在公司管理中具體措施

2.1 收集和歸檔

公司檔案安全管理規范化，在公司中，公司所有資料的收集，歸檔，然后將公司有價值的資料、有保存價值的資料經過安全整理，確保在以后的工作活動資料不會丟失，確保資料的完整、準確，有利于公司工作的完好進行。

2.2 備份管理

公司各單位、各部門應該有計劃的將自己有價值的資料、檔案進行備份管理或者放到公司的檔案庫保存。建立健全檔案歸檔制度，使檔案管理進行得安全、規范，同時在管理中要對公司要對檔案提供借閱登記，保證資料的安全，是檔案進行有效登記、及時歸檔，做到檔案的安全管理，最終確保檔案的安全，為公司的發展做長遠的打算。

2.3 對檔案進行定期核查

檔案是否安全，就需要檔案室管理的工作人員定期對檔案進行清點核對，做到檔案的安全，是否符合檔案的原始記錄，做到萬無一失，機密資料不被盜取，保障公司的權益不受侵害。

2.4 對檔案進行定期修復完善

檔案，特別是紙質檔案，容易出現老化、破損、霉變等問題，這個時候就需要定期檢查，做到及時發現，及時修復完善，電子檔文件記得定期備份，電子檔案的儲存媒介要及時修檢，盡量減少不必要的損失。

2.5 安全存放不同的檔案

不同載體的、不容材質的檔案應按照其特殊的情況進行分門別類、安全存放、規范保存。電子檔案要注重儲存媒介的有效保存時間，紙質檔案又要注意防霉防潮，因而檔案的安全存放就是需要對特殊載體檔案的進行特殊存放，根據其特性和要求，安全、規范、合理存放。

2.6 珍貴檔案、有價值的檔案的保管

公司建立相應的檔案室，對珍貴檔案、有價值的檔案進行特殊保存，可以放到檔案室或者遞交別的地方進行保管，同時進行備份，對原件進行保存，復印件拿來使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。

3 結語

檔案的安全性、重要性已經在不斷的受到公司領導人的重視，公司也開始建立自身的檔案館來擴大自己的影響力，同時，公司也不斷的擴大對檔案工作的資金投入，使檔案工作更好的為公司服務，更好的幫助公司的管理建設。在這樣的形式下，公司檔案安全管理規范化，有利于為公司的發展做貢獻，最終提高公司的經濟的效益。

參考文獻

[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3).

[2]郭振民，胡學龍，姜會亮.網絡與信息系統安全性評估及其指標體系的研究[J].現代電子技術.2003(09).

[3]黃昌瑛.電子檔案信息安全保障策略研究[D].福建師范大學.2007.

[4]張勇.數字檔案信息安全保障體系研究[J].蘇州大學.2007.