檔案信息自動化管理的思考

摘 要:本文筆者對檔案信息自動化管理問題進行了探討。

關鍵詞:檔案信息化管理

中圖分類號:G633文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(b)-0205-01

檔案信息自動化系統建設，是提高檔案管理系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用。要勇于積極進取，開拓創新，爭取和創造條件，采用先進的科學技術和現代化手段，要充分掌握信息系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，綜合考慮，全面安排，調動各方面的積極性。要從現實工作出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統建設相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的矛盾和問題，尋求解決的良好途徑。

1 推進自動化，必須提高檔案管理水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多雜且不規范，這些都嚴重地影響了系統整體水平的提高。主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理系統。這一認識上的轉變給我們的啟示是:檔案信息自動化的內涵包括了檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案管理標準要建立健全和真正實施。檔案管理標準和規范本身也是一個全面的系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2 自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都有可能造成系統的梗阻和運轉不靈。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能 “齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有借鑒意義的，也是十分有益的。但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點是不可能組成一個完整先進的檔案管理系統的。

3 有重點地抓好數據庫建設

開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理，是發揮檔案社會效益最終目的。同時也是為檔案的快捷和方便使用建立良好的基礎。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有:領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合;面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率，考核數據庫的“活性”;突出重點，由“單一庫”向“系統庫”發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立并同步起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

4 慎重選定技術路線

在信息技術發展日新月異的環境條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分迫切和重要的，應當推行適應的先進科學技術，使經濟效益的合理性和技術性、先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的國情和實際工作及生活需要。檔案部門對先進技術的潛在需求很大、很全、很廣，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，發揮不了設備應有的先進作用。導致發生建了網絡而傳輸的信息量很少的情況，設備的利用率低下。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術發展的時代性，再進行每一項具體的決策。

5 實事求是地改進管理體制

檔案信息自動化系統的管理體制，要能高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不到位和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力。這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范化、標準化，軟、硬件的選擇與應用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納人統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是，自建系統，避免造成信息分割、不暢和資源的無效浪費。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的檔案系統化管理模式，但這種高技術結構，必須有較強的組織管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式管理的老路上去。

6 科學民主決策

當前我國檔案工作改革和發展己進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的工作任務和推進現代化管理進程結合起來，正確領導和協調起著十分重要的作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家進行充分的論證，從檔案改革的需求出發、傳輸技術的可行性、人財物力的可能性、社會經濟效益等多方面進行綜合分析，集思廣益才能避免決策上的失誤。要加強檔案信息自動化建設的協調工作，討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針，協調自動化系統建設中各有關方面工作，審定系統建設的階段性目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

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