對高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

摘 要:目前多數(shù)高校人事檔案管理仍以手工方式管理為主，高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。本文通過對影響高校人事檔案在數(shù)字化建設(shè)因素的分析，提出了解決的對策，并對人事檔案在數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容進行了描述。

關(guān)鍵詞:高校人事檔案數(shù)字化

中圖分類號:G647文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(b)-0204-01

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。目前人事檔案的管理多數(shù)只是負責檔案保管，隨著信息化時代的來臨，傳統(tǒng)的管理方式已不適應(yīng)新形勢的需要。人事檔案進行數(shù)字化管理成為人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

高校人事檔案是指記述和反映高校教職工個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。目前大多數(shù)高校仍以手工方式管理為主，這種方式已不適應(yīng)當今數(shù)字化時代的需要，高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。

1 影響高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的因素

1.1 領(lǐng)導(dǎo)者的數(shù)字化意識不到位

受傳統(tǒng)觀念的影響，不少領(lǐng)導(dǎo)者對人事檔案的作用和功能在認識上存在著一定的偏差，認為人事檔案主要是供領(lǐng)導(dǎo)和人事部門使用的，使人事檔案工作帶有神秘的色彩，由于過多地考慮到人事檔案的安全性、保密性，害怕檔案資料進行數(shù)字化處理后會出現(xiàn)一些不的因素，因此就在意識上阻礙了檔案資料的數(shù)字化。

1.2 檔案管理人員隊伍現(xiàn)代化水平不高

人事檔案數(shù)字化建設(shè)就要有適應(yīng)現(xiàn)代化需要的人員，但從目前檔案管理人員隊伍上看，多數(shù)檔案管理人員雖然了解一些計算機知識，對辦公軟件(Word 和Excel)使用已沒有什么問題，但對于數(shù)字化的復(fù)雜技術(shù)則顯得力不從心，這與檔案數(shù)字化建設(shè)工作的要求很不相稱，也直接影響高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。

1.3 人事檔案數(shù)字化安全保密問題

檔案的安全保密性一直是檔案管理中最重要的工作，影響人事檔案數(shù)字化的最大因素也是在于安全保密問題上。害怕人事檔案一但數(shù)字化后會出現(xiàn)人為的任意復(fù)制使有些機密被公開。再加上一些人因缺乏計算機及網(wǎng)絡(luò)安意識，責任心不強，操作不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時等，也會給信息系統(tǒng)安全的造成隱患。

1.4 數(shù)字化載體的使用壽命

傳統(tǒng)人事檔案信息保管主要是以紙質(zhì)材料的保管為主，人事檔案信息主要是以數(shù)字形式保存在一些特定的數(shù)據(jù)載體上，例如硬盤、光盤或U盤等，信息保存載體壽命的長短取決于它的保存條件和保存環(huán)境，這些保存載體容易受到外來磁場、灰塵、濕度等因素的影響，從而容易造成信息丟失等問題，從而減少其使用壽命。

2 解決高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

2.1 改變領(lǐng)導(dǎo)認識，提高人事檔案管理隊伍的素質(zhì)

改變領(lǐng)導(dǎo)認識，做為高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要從戰(zhàn)略高度深刻地認識到加強高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，要充分認識人事檔案數(shù)字化建設(shè)在加快高校現(xiàn)代化建設(shè)、增強高校的綜合競爭實力中的巨大作用，領(lǐng)導(dǎo)重視了工作就好抓，必要的資金和設(shè)備就能得到有效的保證，管理隊伍的狀況也能得到根本改善。

提高人事檔案管理隊伍的素質(zhì)，要通過人事檔案信息化的建設(shè)來培養(yǎng)一批能夠熟練檔案信息數(shù)字化管理和計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的復(fù)合型人才。同時在對人事檔案管理人員培訓的過程中，還要加強其安全意識，使其在進行人事檔案信息管理的過程中，自覺采取安全防范措施。

2.2 選擇適合數(shù)字化管理的軟件及載體

選擇一個好的管理軟件是人事檔案信息數(shù)字化管理工作的前提，一定要選擇具有前瞻性、安全性和可操作性的管理軟件。避免因為軟件的原因而產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問題。

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，在人事檔案數(shù)字化管理中具有很重要的作用，對載體進行選擇的過程中，要考慮的是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題。

2.3 注重人事檔案數(shù)字化管理的安全性

安全性作為人事檔案信息數(shù)字化管理的重要內(nèi)容，要求人事檔案信息管理部門必須要高度重視安全性教育。目前我國人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來越多向服務(wù)方向開始進行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現(xiàn)人事檔案信息的共享。這樣就會造成人事檔案信息的共享性和安全性產(chǎn)生矛盾和沖突。在這樣的條件下，人事檔案管理部門在進行人事檔案信息管理的過程中，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進行有效結(jié)合，對于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進行保存，但是對于在一定密級以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進行保存，從而實現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

3 高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

3.1 硬件和軟件的建設(shè)。

硬件建設(shè)和軟件建設(shè)是高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。硬件設(shè)施建設(shè)主要包括庫房、辦公場所、計算機、掃描儀、光盤等存儲介質(zhì)以及打印機等。軟件系統(tǒng)建設(shè)主要是能在校園網(wǎng)、局域網(wǎng)使用的人事檔案檔案管理軟件。人事檔案管理軟件很多，但采用的系統(tǒng)必須符合高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。

3.2 人事檔案的數(shù)字化

人事檔案的數(shù)字化是指將人事檔案中的個人信息由文字記錄轉(zhuǎn)換為可供計算機存儲和處理的數(shù)據(jù)，并通過專用軟件形成存檔人員個人信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案的數(shù)字化過程中要充分考慮到安全性和保密性，在對檔案信息數(shù)字化加工時，要確定什么樣的信息要公開，什么信息在什么范圍內(nèi)使用，什么信息需要數(shù)字化，數(shù)字化后的信息是文本格式還是圖片格式等細節(jié)，這樣才能保證檔案的安全和保密。。

3.3 人事檔案信息的利用

人事檔案的數(shù)字化管理最終的目的就是讓職工使用，達到信息公開，但有些檔案信息是在一部分人員公開的，這樣檔案數(shù)字化建設(shè)時要根據(jù)查詢?nèi)藛T的級別設(shè)立相應(yīng)的權(quán)限，利用賬號和密碼的手段進行登錄，賬號的設(shè)置要分出權(quán)限，這樣即滿足了全校職工查詢基本信息的需要，同時也對學校部分領(lǐng)導(dǎo)查詢職工的其它信息提供了安全保障。

總之，高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作由手工管理向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新。高校要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案管理工作自動化，把人事檔案管理人員從煩瑣的體力勞動和腦力勞動中解放出來，從而使人事檔案管理進入現(xiàn)代化管理階段。

參考文獻

[1]徐振杰.高校干部人事檔案數(shù)字化研究[J].蘭州教育學院學報.2010(6).