對高校人事檔案數字化建設的思考

摘 要:目前多數高校人事檔案管理仍以手工方式管理為主，高校人事檔案數字化建設迫在眉睫。本文通過對影響高校人事檔案在數字化建設因素的分析，提出了解決的對策，并對人事檔案在數字化建設的內容進行了描述。

關鍵詞:高校人事檔案數字化

中圖分類號:G647文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(b)-0204-01

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，是記載人生軌跡的重要依據。目前人事檔案的管理多數只是負責檔案保管，隨著信息化時代的來臨，傳統的管理方式已不適應新形勢的需要。人事檔案進行數字化管理成為人事檔案管理工作發展的必然趨勢。

高校人事檔案是指記述和反映高校教職工個人經歷、德能勤績、工作表現，及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據。目前大多數高校仍以手工方式管理為主，這種方式已不適應當今數字化時代的需要，高校人事檔案數字化建設迫在眉睫。

1 影響高校人事檔案數字化建設的因素

1.1 領導者的數字化意識不到位

受傳統觀念的影響，不少領導者對人事檔案的作用和功能在認識上存在著一定的偏差，認為人事檔案主要是供領導和人事部門使用的，使人事檔案工作帶有神秘的色彩，由于過多地考慮到人事檔案的安全性、保密性，害怕檔案資料進行數字化處理后會出現一些不的因素，因此就在意識上阻礙了檔案資料的數字化。

1.2 檔案管理人員隊伍現代化水平不高

人事檔案數字化建設就要有適應現代化需要的人員，但從目前檔案管理人員隊伍上看，多數檔案管理人員雖然了解一些計算機知識，對辦公軟件(Word 和Excel)使用已沒有什么問題，但對于數字化的復雜技術則顯得力不從心，這與檔案數字化建設工作的要求很不相稱，也直接影響高校人事檔案數字化建設的進程。

1.3 人事檔案數字化安全保密問題

檔案的安全保密性一直是檔案管理中最重要的工作，影響人事檔案數字化的最大因素也是在于安全保密問題上。害怕人事檔案一但數字化后會出現人為的任意復制使有些機密被公開。再加上一些人因缺乏計算機及網絡安意識，責任心不強，操作不規范，數據備份不及時等，也會給信息系統安全的造成隱患。

1.4 數字化載體的使用壽命

傳統人事檔案信息保管主要是以紙質材料的保管為主，人事檔案信息主要是以數字形式保存在一些特定的數據載體上，例如硬盤、光盤或U盤等，信息保存載體壽命的長短取決于它的保存條件和保存環境，這些保存載體容易受到外來磁場、灰塵、濕度等因素的影響，從而容易造成信息丟失等問題，從而減少其使用壽命。

2 解決高校人事檔案數字化建設的對策

2.1 改變領導認識，提高人事檔案管理隊伍的素質

改變領導認識，做為高校的相關領導要從戰略高度深刻地認識到加強高校人事檔案數字化建設的意義，要充分認識人事檔案數字化建設在加快高校現代化建設、增強高校的綜合競爭實力中的巨大作用，領導重視了工作就好抓，必要的資金和設備就能得到有效的保證，管理隊伍的狀況也能得到根本改善。

提高人事檔案管理隊伍的素質，要通過人事檔案信息化的建設來培養一批能夠熟練檔案信息數字化管理和計算機與網絡技術使用的復合型人才。同時在對人事檔案管理人員培訓的過程中，還要加強其安全意識，使其在進行人事檔案信息管理的過程中，自覺采取安全防范措施。

2.2 選擇適合數字化管理的軟件及載體

選擇一個好的管理軟件是人事檔案信息數字化管理工作的前提，一定要選擇具有前瞻性、安全性和可操作性的管理軟件。避免因為軟件的原因而產生數據丟失或者數據失真的問題。

載體作為人事檔案信息數字化管理的硬件基礎，在人事檔案數字化管理中具有很重要的作用，對載體進行選擇的過程中，要考慮的是人事檔案信息相關數據是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題。

2.3 注重人事檔案數字化管理的安全性

安全性作為人事檔案信息數字化管理的重要內容，要求人事檔案信息管理部門必須要高度重視安全性教育。目前我國人事檔案管理部門的職能已經越來越多向服務方向開始進行轉變，人事檔案信息盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現人事檔案信息的共享。這樣就會造成人事檔案信息的共享性和安全性產生矛盾和沖突。在這樣的條件下，人事檔案管理部門在進行人事檔案信息管理的過程中，要能夠對傳統人事檔案信息保管方法和現代人事檔案信息管理方法進行有效結合，對于一些非保密信息可以采取數字化方式進行保存，但是對于在一定密級以上的人事檔案則采取傳統方式進行保存，從而實現人事檔案信息管理的效率和安全的有效統一。

3 高校人事檔案數字化建設的主要內容

3.1 硬件和軟件的建設。

硬件建設和軟件建設是高校人事檔案數字化建設的基礎條件。硬件設施建設主要包括庫房、辦公場所、計算機、掃描儀、光盤等存儲介質以及打印機等。軟件系統建設主要是能在校園網、局域網使用的人事檔案檔案管理軟件。人事檔案管理軟件很多，但采用的系統必須符合高校人事檔案數字化建設的要求。

3.2 人事檔案的數字化

人事檔案的數字化是指將人事檔案中的個人信息由文字記錄轉換為可供計算機存儲和處理的數據，并通過專用軟件形成存檔人員個人信息數據庫。人事檔案的數字化過程中要充分考慮到安全性和保密性，在對檔案信息數字化加工時，要確定什么樣的信息要公開，什么信息在什么范圍內使用，什么信息需要數字化，數字化后的信息是文本格式還是圖片格式等細節，這樣才能保證檔案的安全和保密。。

3.3 人事檔案信息的利用

人事檔案的數字化管理最終的目的就是讓職工使用，達到信息公開，但有些檔案信息是在一部分人員公開的，這樣檔案數字化建設時要根據查詢人員的級別設立相應的權限，利用賬號和密碼的手段進行登錄，賬號的設置要分出權限，這樣即滿足了全校職工查詢基本信息的需要，同時也對學校部分領導查詢職工的其它信息提供了安全保障。

總之，高校人事檔案數字化建設是檔案管理工作由手工管理向數字化、信息化、網絡化管理的轉變，是對傳統檔案管理工作的一次創新。高校要積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的數字化，實現檔案管理工作自動化，把人事檔案管理人員從煩瑣的體力勞動和腦力勞動中解放出來，從而使人事檔案管理進入現代化管理階段。

參考文獻

[1]徐振杰.高校干部人事檔案數字化研究[J].蘭州教育學院學報.2010(6).