提高當前高職院校教學秘書工作質量的對策

摘要:在高職院校的工作重點轉向深化教學改革，提升教學質量和辦學水平的大背景下，本文就如何提高教學秘書工作質量提出四條對策。

關鍵詞:教學秘書定位信息化培訓

中圖分類號:G64文獻標識碼:Ａ文章編號:1674-098X(2011)06(c)-0153-01

引言

當前高職院校將提升教學質量作為競爭之本。這就要求教師不斷地進行教學改革，找尋到實用、高效的職業教育模式;要求教學管理者不斷探索促進教學改革、保障和提升改革質量的體系。教學秘書作為教學管理體系中最基礎的環節，在教學管理系統質量提升工程中勢必是馬前卒，下面就談談目前高職院校提升教學秘書工作質量對策。

明確教學秘書定位:教學管理者為主，教學服務者為輔。

隨著高職院校逐步將提升自身辦學水平，深化教學改革作為當前及此后相當長時間的奮斗目標，加強教學管理、提高教學管理水平勢必成為高職院校工作的重點。那么，作為教學管理的第一線工作人員，教學秘書的工作更主要的是要做好學校教學管理的相關規定政策的有利執行者，教學領導的協助者，成為教學改革的促進力量，成為一個教學管理者，在接觸各個專業的教學計劃制定、教學改革措施的最初形成等方面，發揮積極的作用，成為整個教學管理水平提升過程中的促進者。

當然這種定位，應當在外部環境和自身認知上獲得確立。外部環境即學校教學管理在制定教學秘書崗位管理辦法等規章制度中明確給予教學秘書教學管理者的定位，從教學管理者的水平上對教學秘書提出要求，并賦予一定的權利。教學秘書本身也要關注高職院校的變革，積極參與到教學管理中，認識到當前教學秘書的新使命和新任務，學習教學管理成為教學領導的協助者。

1 加速教學管理信息化進程，提高教學秘書工作效率

高職院校規模擴大后，教學管理由原本的一級管理轉變為二級管理，適用于規模較小的人工為主的教學安排轉變為“計算機軟件”管理，如教學秘書日常工作的排課、排考試等都有“教學管理”軟件輔助。

但目前大部分學校使用的“教學管理軟件”只局限于教學秘書日常的排課、調停課等，不涉及到教學管理的其他人員，如教研室主任、教學副主任、學校領導，在進行教學管理上不能實現“信息化”，也使得部分能夠為“教學管理軟件”主觀、準確、客觀、快速反映出來的的信息，要經過教學秘書人工收集反饋，反而帶來了信息的滯后和模糊，如果各個部門都有一個“教學管理軟件”端口，實時在線辦公，大大提高了辦事效率，也提高了教學秘書的工作質量。

而且隨著教學改革的深入，高職院校實訓類課程增多，教學模式多樣化，“教學管理軟件”經常跟不上目前的改革變化，學校應該及時考慮實際情況，更新改進“教學管理軟件“，協助教學秘書的工作。

2 明確教學秘書工作內容，從行政工作中分離，專注教學管理和教學服務工作

大部分高職院校的教學秘書崗位設置在二級系部的辦公室，在行政上隸屬于各個系部，教學秘書的工作主要圍繞所在系部的教學工作展開，將教學秘書直接設置在各個系部，極有利于最基礎的教學管理工作;系部教學秘書工作上直接受教務處領導，教學秘書成為教務處與各個系部的紐帶和橋梁，另一方面教學秘書行政上直屬于系部辦公室，接受辦公室主任的領導，因此，教學秘書同時身兼各種行政事務，并且因為辦公室主任的工作事務與教學處的教學管理事務基本不相關，導致教學秘書在系部的直接領導對教學管理事務基本陌生，不能對教學秘書進行有效的管理。

因此，有必要對當前教學秘書的所屬進行調整。對于規模較大的系部，單獨設立教務辦公室，直接由系部教學主任直管，將教學秘書由行政事務中解放出來，專心進行教學管理和教學服務工作，提高工作質量;對于規模較小的系部，同時明確辦公室主任不僅僅是教學秘書行政上的直接領導，也應當承擔教學管理的工作，在教學管理上也是教學秘書的直接領導，利于對教學秘書的管理，對行政類事務進行合理分配，主要由一個教學事務行對較少的教學秘書主要負責，讓教學秘書不至于身陷行政事務中，不能有充足的時間和精力投身的到教學管理和教學服務中去。

3 提升教學秘書從業素質，加大培訓力度，重視教學秘書的培養

隨著高職院校的發展，新近教學秘書學歷水平基本邁進了本科行列，并且吸引了一定數量的碩士，但教學秘書的從業者，基本上沒有進行正規的培訓，就匆匆上崗，投身到龐雜的教務事務中。因為高職院校僅僅將教學秘書定位在處理瑣碎事務的勞動者，并且認為處理的事務基本沒有難度，所以沒培訓，連基本的經驗介紹都省略，更談不上像培訓教師那樣還有“傳幫帶”，基本屬于放任自流的狀態。這樣一來，就算是碩士引進的教學秘書，很快被淹沒在巨大的教務工作中，喪失了思考的余地，更談不上能將自己的才能用于促進教學管理上。而教學秘書龐大的工作量，讓人很容易產生倦怠的心理，最終成為毫無生氣的一群，失去了高職院校引進高學歷人才從事教學秘書崗位，促進教學管理的初衷。

因此，必須對教學秘書進行培訓，并且這種培訓是持續的，首先是上崗培訓，清晰認識教學秘書崗位的重要性和價值所在;有目的的中期培訓，這種培訓可以是外派學習、研討等，給予教學秘書和教師相當的學習培訓的政策和資金支持。如能對教學秘書進行“時間管理”的專業學習，勢必能提高教務工作的效率，又減輕教學秘書的工作負擔。

另外，教學秘書的隊伍一直不穩定，和高職院校不注重對教學秘書的長期培養有直接關系。往往因為教學秘書人員偏少，工作繁重，反而苛求教學秘書必須在此崗位上的工作年限，而不因工作年限的增長給予相應的待遇，如教學秘書干多少年也是科員，職稱不管多高也是科員。這對教學秘書的工作積極性無疑是巨大的打擊，也幾乎完全抹殺了教學秘書工作的創造性，當然有個別高職院校在對教學秘書的培養上走在前例，如“哈爾濱——”將教學秘書定為科級，這無疑是對教學秘書工作的肯定，有利益教學秘書隊伍的穩定。

對于新近加入教學秘書隊伍的碩士，他們本身具有一定科研能力，應給予他們科研的空間，可以對他們的科研能力進行培養，在學校的層面上給予幾個教學秘書科研的名額和經費，這一點上完全可以借鑒各種各樣的高校輔導思政課題的申報。學校也有必要引導教學秘書走出一條可行的職業道路，如可以到教務處進行輪崗等。

這些外部的有利條件一旦形成，必將促成教學秘書隊伍本身不斷進行自我跟新和學習進步。

當然，高職院校剛剛成長不久，在改革面前，要做的事情也很多，提高教學管理質量也不是一蹴而就的。這需要一個漫長的摸索過程，但是，保證工作在教學管理第一線的教學秘書的工作質量，勢必能促進整個教學管理工作的提升，推進教學改革的深化，促成高職院校教學水平的提高。