檔案的一體化管理模式淺探

摘 要:隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變。檔案的一體化管理模式就是應運而生的一種新型檔案管理模式。

關鍵詞:檔案管理文檔一體化

中圖分類號:F239文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(c)-0215-01

隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式，網絡信息管理模式到知識管理模式。并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。而檔案生命周期理論的產生和發展為檔案的階段管理奠定了理論基礎，為實現檔案一體化管理提供了理論依據。

1 檔案的一體化管理模式內容

1.1 信息一體化管理

信息一體化管理．其實就是指企業的檔案工作、情報工作，圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中．既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性和預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程，企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠的憑證:另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種管理模式便于建立計算機管理系統．實行現代化管理．同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。

1.2 文檔一體化管理

文案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文檔一體化管理是借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。主要包含以下幾個方面。

（1）文檔一體化的目標

實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

（2）文檔一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則:全程管理原則。電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也曰趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率;前端控制原則。前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合;集成管理原則。集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性．增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

（3）文檔一體化管理的具體內容

文案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段．就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件．檔案信息進行合理協調．使文件、檔案都能發揮最大的效用。

（4）文檔一體化管理的技術保障

文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。首先．數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文檔一體化管理有了實現的技術基礎。

2 檔案的一體化管理模式的特點

2.1 一體化管理不受時間及工作環境的限制

一體化管理操作沒有太多的時間限制，利用者和工作人員可隨時上網利用和工作。工作環境由管理人員、利用者及辦公用具集合在特定的場合中代之以單位網、計算機系統、電腦工作臺。管理人員、各部門及利用者之間也可以不是集中在特定的辦公地點，而是由網絡連接的所在地。

2.2 一體化管理改變了材料的形成、傳遞方式及形式

如傳統的文書處理采用形成報告、相關部門審閱、領導審批等環節，使材料進入正常實施的周期超過幾個月。實行網絡管理后，網絡連接的各部門將信息輸入微機，即可提供日常查閱管理，又能一次輸入，多次輸出，縮短了審閱(批)的周轉時間。同時，統一了各部門的文件格式，解決了傳統模式中由于人的因素差異而造成的標準前后不一致的問題，并且可以直接幫助文書人員準確行文，使文件材料的質量得到有效的控制。另外在文件材料形式上產生了徹底的改變，使文件材料呈現出多樣型、靈活型、實效性。

2.3 一體化管理是一種注重雙向接收、利用、交流的管理方式

一方面利用者能在利用過程中發現材料是否符合標準要求，主動向工作人員或材料形成部門要求及時彌補應有的材料以滿足自己的需要。

另一方面，工作人員和形成材料的部門也能通過網絡對利用者的利用過程及他們到底需求什么，怎樣才能滿足他們的利用需求進行了解，根據利用者的實際情況及時補充所需材料。通過如此的及時交流，還可以將結果反饋上來，進行分析研究。利用者不僅僅與工作人員發生交流，還能通過網絡與工作人員進行直接對話，從而獲得對找到有用信息的幫助。同時利用者還可以通過網絡與其他利用者就相同目的的利用進行討論，在討論中獲得啟發，這種交流是經常的。可見，網絡管理起到了對話交流的作用，使工作者走在網絡為其與公眾之間架起的一座溝通鴻溝的橋梁上。促使各項管理工作向社會化發展，使信息“回歸”到社會這個大系統中來，實現信息資源社會共享。

2.4 一體化管理具有較強的協作性

在一體化管理的過程中，各部門的地理位置可能相距較遠，但大家被網絡緊緊地連在了一起，如同面對面地辦公一樣，在網絡上運行的各個環節形成了一個嚴密的整體。各種信息的采集需要各部門分頭及時采集和錄入。然后進行數據的維護，這就要求各部門及利用者密切配合、分工協作。

2.5 一體化管理可帶來較大效益

一是為決策者提供更多的決策信息與方案。它的優點在于不會因領導的疏忽或其他的干擾而改變其程序與方案，使決策更加科學化、現代化，而且速度快、方案全。二是提高辦公效益。自動化設備運轉快、辦公效率高，可自動完成一些任務，使工作人員從繁雜的手工勞動中解脫出來，使他們有更多的時間研究工作，搞好服務。同時能大大減少辦公人員數量，達到精簡機構，提高效率的目的。