檔案信息開發(fā)利用經(jīng)濟效益的思考

摘 要:企事業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，其潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值。加大企事業(yè)檔案資源深層次開發(fā)和多渠道利用的力度，使檔案信息開發(fā)工作從單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展。轉變檔案工作者的服務理念，在管理制度、服務體制、服務意識上努力開拓創(chuàng)新，最大限度地滿足社會各界對檔案信息的利用需求。

關鍵詞:企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用策略

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(a)-0249-01

企事業(yè)檔案信息利用效果所創(chuàng)的經(jīng)濟效益體現(xiàn)為潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值，檔案部門以檔案信息資源的開發(fā)與利用為龍頭，通過快速有效的信息資源整合、交流，積極提供給企事業(yè)單位各項工作服務。檔案開發(fā)利用是檔案工作的根本目的，是直接或間接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益的重要工作，在整個檔案工作中有著重要的特殊地位，也是考核檔案部門工作績效的量化指標。檔案信息的開發(fā)利用只有給企事業(yè)帶來效益才是真正有效果的，才能保證檔案工作在企事業(yè)單位基礎管理工作中的地位。

1 企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的成效

企事業(yè)單位在發(fā)展過程中形成的檔案信息資源，是企事業(yè)員工為社會創(chuàng)造物質財富的知識、才能結晶。企事業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，作為活躍的生產(chǎn)力因素，承擔著知識先行的職責，檔案信息開發(fā)利用為企事業(yè)發(fā)展取得的成效有以下三方面的內容:（1）圍繞企事業(yè)發(fā)展服務。隨著市場經(jīng)濟的日益深入，企事業(yè)檔案內容不斷豐富，專業(yè)檔案也不斷增加。做好企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用工作，對挖掘企事業(yè)生產(chǎn)潛力、提高生產(chǎn)能力、加強文化建設、增強企事業(yè)科技創(chuàng)新能力和現(xiàn)代化管理水平、維護企事業(yè)和職工的合法權益、調動廣大員工的積極性和創(chuàng)造性都具有重要作用。（2）參與決策。為了適應市場經(jīng)濟環(huán)境，謀求企事業(yè)的生存與發(fā)展，檔案信息參與企事業(yè)決策已勢在必行。（3）為企事業(yè)科技活動服務。科技檔案的信息資源交流，實際上是生產(chǎn)技術的轉讓和管理手段的借鑒，因此，交流的越廣泛越及時，產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益越大。如為減排增效、設備購置，技術改造等提供科研開發(fā)信息、引進技術信息、技術參考信息等資源等科技生產(chǎn)領域，促進了技術創(chuàng)新、交流和利用。

2 注重企事業(yè)檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值的轉化

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代企事業(yè)單位對信息的需求從質到量都有了新的飛躍。檔案部門作為信息的“集散地”和“加工廠”，要健全檔案信息開發(fā)編研體系，增強自身信息處理能力，注重企事業(yè)檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值的轉化。（1）應更新編研工作觀念。長期以來，檔案編研工作更多的是作為一種提供服務的手段，忽略了其信息的傳播功能，只重視檔案館(室)藏信息的積累，而忽略了檔案信息和本地區(qū)經(jīng)濟建設及各個時期主要工作的關系，所以編研工作不能緊扣主題，編研成果不能為企事業(yè)的科技發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營所利用，也就很難看到經(jīng)濟效益。檔案工作者必須密切關注本地區(qū)經(jīng)濟，政治、文化等各項事業(yè)的發(fā)展進程，尋找和發(fā)現(xiàn)檔案滿足于社會需求的切入點、著力點和結合點，緊緊圍繞服從和服務于經(jīng)濟建設這個中心，密切結合本地經(jīng)濟建設和中心工作，把編研工作重心轉移到為經(jīng)濟建設服務上來。（2）檔案部門要改變了以往“重藏輕用”的思想，加強信息開發(fā)的針對性，使有價值的檔案順利進入了社會活動領域，增加開發(fā)利用檔案信息的科技含量，使檔案工作的層次和社會地位得到提升。（3）為了尋求檔案發(fā)揮最大效益，在利用過程中除了解各種用戶的尋求規(guī)律和特點外，還要分析各種利用者的背景、利用范圍、利用目的、利用經(jīng)濟效果，以便有目的、有步驟、有預測地做好利用工作，實現(xiàn)檔案信息潛在價值向現(xiàn)實價值的轉化，使檔案創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益，

3 加大企事業(yè)檔案資源深層次開發(fā)和多渠道利用的力度

圍繞企事業(yè)檔案信息資源開發(fā)創(chuàng)造經(jīng)濟效益為主題，特別是要根據(jù)企事業(yè)當今的中心工作，加快在計算機條件下進行檔案信息編研的步伐，使檔案信息開發(fā)工作從單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展，及時、有效地實施信息開發(fā)，縮短信息加工時間與傳遞時差，提高利用的時效性。檔案部門要加強同有關部門的聯(lián)系，掌握企事業(yè)對檔案信息需求的動向和發(fā)展趨勢，進行可行性預測和分析，通過有針對性地進行收集、匯總、分析和信息反饋，明確每一階段利用重點，根據(jù)利用者的不同目的和不同需求，有針對性地對館(室)藏各類檔案資源給予歸納整理，對集散在各類檔案資料的的文件內容進行整合，為利用者提供經(jīng)過加工的檔案信息成品或半成品。要有計劃編研一些適應企事業(yè)發(fā)展形勢需要的信息材料，要把編研工作重點放在“精、實用”的基礎上，檔案信息資源開發(fā)與應用實效兩者要結合起來。此外，還可以發(fā)揮本單位優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，如管理性文件數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、科技成果數(shù)據(jù)庫等，并實行計算機聯(lián)網(wǎng)，方便各種利用者查閱，為企事業(yè)的各項發(fā)展提供實實在在的便利。

4 處理好檔案信息保密與知識產(chǎn)權的關系

企事業(yè)單位的營銷、產(chǎn)品開發(fā)、引進技術及會計預算、固定資產(chǎn)投資計劃等相當部分的檔案信息涉及到企事業(yè)的機密，對屬于機密檔案的開發(fā)利用，必須嚴格按照國家的保密法規(guī)執(zhí)行，確保企事業(yè)秘密檔案資料的安全，在開發(fā)的同時重視和加強保密。科技類檔案在企事業(yè)檔案信息創(chuàng)下的經(jīng)濟效益是比較高的，同時涉及到企事業(yè)知識產(chǎn)權，在開發(fā)利用科技檔案過程中必須依法利用，避免發(fā)生侵權行為。這就要求我們制定和完善本單位科技檔案開發(fā)利用的范圍、效益分配以及利用服務的具體辦法，維護知識產(chǎn)權所保障的企事業(yè)單位利益。

5 轉變檔案工作者的服務理念，著力提高檔案工作者的素質

（1）企事業(yè)單位檔案人員面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統(tǒng)的實體管理向檔案信息化管理發(fā)展。檔案工作者要意識到自己的首要職責是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務。企事業(yè)單位檔案人員要轉變思想觀念，破除過去等待服務者上門的傳統(tǒng)服務方式，變被動服務為主動服務，走出檔案館室到生產(chǎn)與科研第一線，緊密配合生產(chǎn)和科研人員參與檔案形成、積累。對于先進性、實用性技術性和所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益要全面了解，積極收集與產(chǎn)生經(jīng)濟效益密切相關的文件材料，進行整理加工，同時企事業(yè)檔案人員應通過與其他相關部門的合作來推進檔案信息化的開發(fā)和利用。（2）著力提高檔案隊伍建設和檔案人員的素質。過去那種僅靠傳統(tǒng)的手工作坊隊伍建設，已遠遠不能適應信息時代對檔案人員的需求。檔案部門開發(fā)檔案信息和做好信息覆蓋廣域的檔案利用的關鍵，是提高檔案人員的素質。在實現(xiàn)對檔案信息開發(fā)利用的數(shù)字化和網(wǎng)絡化進程中，必須加強對在職檔案工作人員的檔案知識更新與技能培訓，使他們盡快熟悉信息化條件下檔案現(xiàn)代化管理技術、技能的運用。為適應新的形勢和需求，檔案管理人員必須與時俱進，改變目前企事業(yè)單位檔案人員缺乏新的專業(yè)知識，知識結構出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，學習現(xiàn)代信息網(wǎng)絡化知識;樹立創(chuàng)新意識和服務意識。加強隊伍建設，在管理制度、服務體制、服務意識上努力開拓創(chuàng)新，最大限度地滿足社會各界對檔案信息的利用需求。