重大建設(shè)項目檔案管理之我見

摘 要:重大建設(shè)項目檔案是重大建設(shè)項目的歷史記錄，是項目設(shè)計、建設(shè)、管理的基礎(chǔ)和依據(jù)，具有重大科技、經(jīng)濟價值。文章根據(jù)重大建設(shè)項目的特點，對重大建設(shè)項目檔案的平臺、構(gòu)成和編制等進行了研究和分析，對檔案的規(guī)范管理具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞:法治檔平臺分類管理合同管理過程管理

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(a)-0202-01

在重大建設(shè)項目管理工作中，緊緊依托依法治檔這個平臺，狠抓分類管理、合同管理，嚴格控制項目檔案收集、整理、驗收三個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)重大建設(shè)項目檔案管理工作的科學(xué)化、精細化和規(guī)范化，提高重大建設(shè)項目檔案管理質(zhì)效。下面就如何依托依法治檔平臺健全項目檔案管理機制、如何提升檔案管理質(zhì)效及加強過程管理環(huán)節(jié)控制方法具體分析。

1 依托依法治檔平臺，健全重大建設(shè)項目檔案管理機制

重大建設(shè)項目檔案管理涉及面廣，工作難度大。因此，嚴格依照相關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，切實履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，逐步健全了重大建設(shè)項目檔案管理機制。一是加強組織領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專業(yè)化管理機構(gòu)。建立重點建設(shè)項目檔案工作聯(lián)席制度，時時溝通銜接，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題和難題，及時掌握項目立項、建設(shè)進度和重點建設(shè)項目檔案工作情況，形成了主體突出、職責(zé)明確、聯(lián)動共管的長效管理機制，確保重大建設(shè)項目檔案工作的順利開展，營造了良好的外部環(huán)境;二是加大專項執(zhí)法檢查力度，推動重大建設(shè)項目檔案工作。相關(guān)職能部門要對在建的重大建設(shè)項目的檔案工作進行專項的執(zhí)法檢查，促使重大建設(shè)項目檔案工作逐步走上依法管理的軌道;三是建設(shè)單位將檔案管理工作納入到工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制和各參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制。建立項目建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專兼職檔案人員，落實檔案庫房、裝具和必備的設(shè)備、設(shè)施，形成齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò);四是建立檔案資料收集、立卷歸檔、檔案保管、檔案利用和檔案人員崗位責(zé)任制5個工作制度，確保檔案工作的有效開展。

2 突出項目特點，狠抓分類管理和合同管理提升質(zhì)效

2.1 加強項目監(jiān)控，實行分類管理

本著“突出特點、便于管理”的原則，將紛繁復(fù)雜的重大建設(shè)項目統(tǒng)一劃分為生產(chǎn)性類和非生產(chǎn)性類。其中又將非生產(chǎn)性重大建設(shè)項目分為公共工程類和房地產(chǎn)類。將生產(chǎn)性重大建設(shè)項目和公共工程重大建設(shè)項目納入重點監(jiān)控對象，房地產(chǎn)重大建設(shè)項目則歸口城建檔案室，實行統(tǒng)一的專一化管理。在整個的重大建設(shè)項目檔案管理中，以省、市生產(chǎn)性重大建設(shè)項目和公共工程重大建設(shè)項目檔案管理為突破口，以點帶面促進整體重大建設(shè)項目檔案工作質(zhì)效的提高。一是加強信息采集。從相關(guān)職能部門采集重大建設(shè)項目信息，并對進入設(shè)計、施工的重大建設(shè)項目逐一核對，并按立項設(shè)計、施工、年內(nèi)竣工三類，分別建立重大建設(shè)項目臺賬和重大建設(shè)項目管理檔案，納入正常管理;二是嚴格執(zhí)行登記制度。嚴格對開工的重大建設(shè)項目以其主管部門為責(zé)任人組織登記，實行動態(tài)管理。

2.2 規(guī)范合同條款，加強合同管理

檔案行政主管部門要及時介入立項完備的重大建設(shè)項目，監(jiān)督指導(dǎo)項目建設(shè)單位及項目建設(shè)管理單位在簽訂設(shè)計、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確規(guī)定有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件的套數(shù)、時間，以及對應(yīng)提交文件的整理、歸檔責(zé)任。以合同形式確保項目檔案的完整與安全，從而提高對重大建設(shè)項目檔案管理的重視度和主動性。

3 加強過程管理，嚴格項目檔案收集、整理、驗收三個環(huán)節(jié)控制

3.1 加強收集環(huán)節(jié)控制

在項目建設(shè)期間，檔案行政主管部門要指導(dǎo)建設(shè)單位編制項目檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，按立項、設(shè)計、施工、竣工四個階段對全部項目檔案資料進行收集，并核對項目檔案資料的有效性。同時，要求將項目文件的形成、積累和整理列入了項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍，并制定相應(yīng)的檢查、控制和考核措施。項目前期文件資料、設(shè)備文件資料和會計文件資料由項目建設(shè)單位負責(zé)收集;勘察、設(shè)計文件資料由勘察、設(shè)計單位負責(zé)收集積累;項目施工文件資料由各施工單位負責(zé)收集積累;項目監(jiān)理文件資料由項目監(jiān)理單位負責(zé)收集積累，確保項目檔案完整。

3.2 加強整理環(huán)節(jié)控制

檔案行政主管部門要加強對項目檔案資料進行規(guī)范整理歸檔工作的指導(dǎo)。全部項目檔案以編制好的項目檔案分類方案為依據(jù)，先分門類，再分大類。文書檔案的整理是以大類設(shè)置的二級類目為基本依據(jù)，按問題特征并結(jié)合其它形式特征的進行組卷;基建檔案的整理是以工程性質(zhì)為基本依據(jù)，按單個工程項目進行組卷;設(shè)備檔案的整理是以生產(chǎn)裝置為基本依據(jù)，按設(shè)備的結(jié)構(gòu)進行組卷;會計檔案則是按《會計檔案管理辦法》的要求進行分類組卷;聲像檔案是按時間順序分專題進行整理。

3.3 加強驗收環(huán)節(jié)控制

按程序報請或自行組織重大建設(shè)項目檔案的驗收。在驗收前，檔案行政主管部門要指導(dǎo)項目建設(shè)單位根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》的要求，組織項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面負責(zé)人以及有關(guān)人員，對項目檔案的基礎(chǔ)管理工作，完整、準確、系統(tǒng)、安全情況進行全面自檢，確保項目檔案一次性驗收通過。

綜上，依托一個平臺，狠抓兩項管理，控制三個環(huán)節(jié)，是提高重大建設(shè)項目檔案管理質(zhì)效的科學(xué)途徑。