如何進一步規范事業單位檔案管理工作

李軒

摘 要：事業單位的改革在不斷深入進行，事業單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發展。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。因此，進一步規范事業單位檔案管理對當前事業單位的建設發展具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；規范

現代社會對于事業單位的運作來說，建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個事業單位中，檔案管理無疑是整個事業單位協調、有序、高效運行的有效保證。所謂事業單位檔案工作制度建設，就是按照規范化的質量和效率，適應事業單位協作化、規范化、科學化運行的需要，并便于監督和評價。

1 事業單位檔案工作的現狀

目前事業單位檔案問題不同程度地影響事業單位工作循序漸進的發展，影響經濟和社會服務功能的發揮。

1.1 檔案工作的重視程度不平衡，導致工作難以開展

機關檔案工作的重視很不平衡，個別單位檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺限。

1.2 機關檔案管理工作的硬件設施不夠完善

由于領導層的重視程度不夠勢必會帶來檔案管理方面的經費投入的欠缺，盡管有些單位一開始就建立了專門的檔案管理系統與存儲室，但在后來的工作中就忽視了這方面的更新與投入。致使原來的硬件設施遠遠跟不上后來的檔案的更新與保管工作說要達到的要求，造成多數單位還達不到檔案治理要求。

1.3 檔案人員業務素質還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。

2 事業單位檔案制度建設的原則

2.1 規范與靈活相統一

事業單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執行的標準化、規范化。但這并不是說所有事業單位的檔案工作制度都是一成不變的，事業單位不僅規模不同，更有工作特點的差異。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結，建立一套內容全面、結構完善、符合本單位實際的規章制度體系。

2.2 職責與權益兼顧

在制度的制定過程中，要把“職責”這一部分調整到崗位標準中，明確職責范圍及權限。例如，一個事業單位檔案部門的分管領導可主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等。在明確責任的同時，應注意保護工作人員的合法權益。

2.3 制定與執行并重

制度建設的首要工作就是根據單位檔案部門的實際需要，制定一系列系統、科學、合理的檔案管理規章制度。單位領導在管理單位的過程中，應更多地關注各項制度的落實情況，在實踐檢驗的基礎上不斷完善，使制度更加合理化、規范化。

3 事業單位檔案管理的進一步規范

3.1 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應事業單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。

3.2 加強組織領導，提高人事檔案管理水平

首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施。

3.3 開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，事業單位檔案工作的確存在一些問題，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下，事業單位檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。事業單位檔案工作要創造性地開展，推進檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。

參考文獻

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