陳思伽
摘 要:在科研檔案管理中,利用電子檔案代替紙質檔案有利有弊。電子文件具有歸檔速度快、節約管理成本、減輕勞動強度、強化檔案人員的素質等優勢,但也有一些缺陷值得我們注意。本文從分析利弊的角度出發,提出完善科研電子檔案管理的建議,從而推動該項工作不斷發展進步。
關鍵詞:電子檔案;科研檔案管理;利弊;建議
隨著數字信息時代的飛速發展,電子檔案應勢而生,并逐步在科研檔案管理中發揮重要作用。電子檔案,是指通過計算機磁盤等設備進行存儲,與紙質檔案相對應,相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案的出現,給長期以來的重保管、輕利用的傳統科研檔案管理帶來了較大沖擊。如何揚長避短,在科研檔案管理中發揮電子檔案的優勢,首先要對電子檔案的利弊有一定認識。
1 科研檔案管理中電子檔案的優勢
科研檔案管理相對文書檔案管理較復雜,一個科研項目或課題歷時短則幾月、多則數年,項目課題中各類材料復雜且珍貴,運用傳統的紙質檔案管理不僅耗時耗力,時間一久更不利于分類歸檔,并且在過程中查找起來也較麻煩,相比傳統紙質檔案,電子文檔的優勢凸顯:
(一)減輕勞動強度
傳統的科研檔案管理通常是在科研項目(課題)完結后,再移交檔案室進行整理歸檔,分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工,檔案管理員的大量工作時間耗費在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案,就可以把按“卷”整理歸檔,改為按“件”整理歸檔,換言之任何一件材料都可以在科研項目(課題)未完結時按類別進行歸檔存儲,避免了檔案形成積存,平時就可以隨時整理立卷,節約了應對紙質檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時間,直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度,使其從中解放出來,將寶貴的時間花在更有意義的地方。
(二)提高查閱速度
由于傳統紙質檔案存儲的固定性,查閱往往需要在工作時間內、到固定地點、并由專人找出才能翻閱,不僅浪費時間,更受到地域限制,嚴重的甚至會耽誤科研人員的科研進度。電子文檔的查閱則打破了這種限制,一方面查閱者可以不受地域、時間限制,而是通過網絡信息技術,任何時間、任何地點遠程查閱所需信息;另一方面也解決了一份檔案同時只能一個人查閱的限制,通過電子信息技術,可以多人共享同一份文檔。
(三)利于檔案保護
隨著科研檔案工作不斷完善,科技人員對科研檔案的查閱需求逐漸增加,重復的翻閱查看紙質的文檔,必然會造成原件的受損。同時,查閱檔案通常是整件、整卷提供,科研人員或許只是需要文檔中某一頁的信息,卻能夠看到整件、整卷檔案,不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質文檔易受損的問題,通過檔案管理系統對不同密級的檔案進行權限設置,也達到了檔案管理的保密性。
2 目前電子檔案的一些問題
任何事物都是一把雙刃劍,有優勢必然有劣勢,通過電子檔案的逐步普及使用,也暴露出一些問題。
一是真實性無法保證。紙質檔案具有真實的本質屬性,它們通過紙張、字跡、印章等結合在一起,再進行任何篡改都會留下明顯痕跡,是無法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無法避免檔案被篡改,電子檔案可以輕松的被復制、被修改、被刪除,篡改后不會留下痕跡,無法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計算機、網絡等載體而存在,現代社會網絡安全等問題頻發,病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險,不僅保密性得不到保障,安全也面臨隱患。三是依附性過強。電子檔案的依附性讓承載它的計算機、硬盤等顯得尤為關鍵,高溫、高濕、磁場和電場等都會對電子檔案的載體產生各種影響,他的存在和安全取決于載體的存在和安全。
3 進一步完善科研電子檔案管理的幾點建議
第一,根據電子檔案管理需求,提高檔案管理者綜合素質。不論紙質檔案還是電子檔案,歸根結底是人的工作,檔案管理員不僅要加強檔案管理能力,還要提升專業素養。不僅要熟悉檔案管理知識,更要提升電腦操作、職業道德等專業素養。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員,管理員的素質決定了檔案的可靠和質量。因此需要不斷的對其進行業務培訓、思想培訓,認真負責的工作作風和善于鉆研的專業技術,是現代檔案管理員不可缺少的素質。
第二,針對電子檔案暴露的問題,優化管理方式。一是將電子文檔設置為“只讀”狀態,該狀態下可以讀取信息不能更改文檔;二是重要或保密案卷,禁止聯網查詢;三是采用光筆簽署方式,對電子檔案進行標記;四是重視網絡、計算機、軟件自身安全,設置安全保障系統并定期檢測等。
第三,建立完善電子檔案管理查閱制度,規范管理。根據科研人員查閱習慣和單位實際情況,建立一套既能對科研檔案的歸檔制定科學合理標準,又便于實際操作的制度。
第四,取長補短,電子檔案與紙質檔案并存。兩者有互相不能取代的優勢,也有各自無法避免的劣勢。因此,純粹的用電子檔案代替紙質檔案不可取,兩者相輔相成、取長補短,并存或許是未來科研檔案管理的主旋律。
4 結語
電子檔案是時代發展的必然趨勢,如何順應時代發展,做好檔案管理工作,這是對檔案管理工作者提出的新要求和挑戰。我們只有在不斷的學習、完善、提高中,不斷摸索、創新,跟上時代發展步伐,提升檔案管理工作水平和效率。
參考文獻
[1]張嵐萍.紙質檔案與電子檔案的優勢與劣勢.黑龍江史志.2013(15):104-104
[2]張保山.關于信息時代企業電子檔案管理的幾點思考.大陸橋視野.2013(22):55-57
[3]劉亞輝.淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議.黑龍江科技信息.2014(28):175-175
[4]高文.淺談當前電子檔案管理存在的問題及對策.四川水利發電.2011,30(6):166-167
[5]岳玉紅.淺談當前電子檔案管理存在的問題及對策.青年時代,2014(8):195-195
[6]馬峻.電子檔案管理工作中存在的問題及對策探討.辦公室業務.2014(6S):46-47
[7]韓蔚清.淺談電子檔案在高校檔案管理中應用的利弊.開封教育學院學報.2009(15):119-120