關于高校學生檔案管理工作的思考

摘 要:高校學生檔案是學生在校期間表現的真實記錄，影響著每個大學生今后的工作和生活，本文針對目前高校學生檔案管理中普遍存在的問題，給出了幾點建議。

關鍵詞:學生檔案 檔案管理 高等院校

中圖分類號:G4文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)04(b)-0213-01

1 高校學生檔案的重要性

高校學生檔案管理是學校日常事務管理的重要組成部分，同時高校學生檔案是大學生入學前及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭狀況等方面的信息以及參加各種社會實踐的真實記錄，是大學生由學校走向社會的重要人生履歷。學生檔案是推薦就業的重要憑證，是用人單位了解學生狀況決定錄用與否的重要依據，尤其是現在很多學生熱衷于報考公務員、政府機關和事業單位，對于這些畢業生來說檔案政審是筆試、面試之后必不可少的一個重要環節。學生畢業之后檔案就轉寄到用人單位，是組織選拔、任用、考核的重要依據。在目前就業競爭激烈的環境下，學生檔案起著舉足輕重的作用，是學生走向社會的敲門磚。

2 高校學生檔案管理工作中存在的問題

2.1 高校對學生檔案管理的重要性認識不足，管理機制不完善

許多高校只重視教學和學生的教育、管理和培養，而忽略了學生檔案管理工作的重要性，檔案意識欠缺，沒有將檔案管理工作提上議事日程，在檔案管理機構中沒有配備專職人員也沒有必要的監督和指導，學生檔案管理工作缺乏領導重視。許多高校只是在學生入學時收檔入柜，直到學生畢業前才進行突擊整理，一次性添加檔案材料最后才統一傳遞，由于時間倉促難免會出錯誤，甚至很多重要的原始材料不慎丟失，影響了學生檔案資料的質量，難以真實反映學生在校期間的真實表現重則影響學生今后的工作和生活，學生檔案管理機制明顯不夠完善。

2.2 學生對自己的檔案重要性認識不足

現在的大學生畢業后往往有幾年的時間在尋找自己的就業方向可能會頻繁的換工作，此時檔案的接收單位就成為問題，加之很多學生對檔案的重要性認識不到，對檔案這個反映自己真實大學經歷的記錄不重視，認為找工作完全是憑個人實力，毫不關心自己的檔案去向，等到多年之后急需檔案的時候才回學校去查自己的檔案去向，往往為時晚矣，給自己的工作和生活帶來了不必要的麻煩。

2.3 檔案的利用效率不高

檔案作為反映學生在校期間的各項表現的真實記錄，在學生的學習和工作中都起著至關重要的作用，然而很多高校只是在新生入學時將檔案簡單整理歸檔，并沒有根據每個學生檔案中的材料有針對性的予以指導。在學生畢業后，檔案轉寄到工作單位，學校也沒有及時了解檔案利用的反饋情況，檔案的價值沒有得到充分體現。

2.4 學生檔案的內容過于程式化，流于形式

目前很多高校的檔案歸檔范圍只局限于高中檔案、入學登記表、體檢表、成績單、入黨入團材料、獎懲記錄、畢業生登記表、報到證存根等，在內容上學生鑒定材料空洞、政治術語多，太過于程式化，難以反映學生的真實表現情況，千篇一律的鑒定使它失去了原有的價值和可信度，用人單位也無法根據這些內容選拔人才，而許多可以反映學生綜合素質的材料并沒有包括在內，比如心理健康測試表、社會實踐記錄、誠信情況等，而這些恰恰是用人單外招聘時想要了解的情況。這樣學校在和用人單位選拔人才的需求方面出現了脫節。

3 改善高校學生檔案管理工作的對策

3.1 樹立正確的檔案管理理念，健全管理機制

高校要認識到學生檔案管理工作的重要性，加強檔案工作認識，樹立檔案工作意識，建立健全檔案管理各項規章制度。學校領導和院系要把學校檔案管理工作納入議事日程，把學生檔案建設工作當做一項基礎的工作常抓不懈，同時組織專業人員管理檔案，平常做好檔案工作的監督和指導。在信息化、網絡化的大環境下，對學生檔案的管理越來越方便，同時對檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不能只局限于簡單的檔案資料的收集與整理，而必須熟練的操作計算機，熟練使用相應的檔案管理軟件，滿足學生查詢檔案的需求，提高工作效率。

3.2 加強學生自身的檔案意識

學生檔案管理部門必須對在校學生進行宣傳教育增強其檔案意識，使學生了解歸檔的資料范圍、時間和流程。每屆新生入校時就應宣傳和培訓，提高學生對檔案重要性的認識，使每個新生在入學時就對自己的檔案高度重視。要定期組織專業老師對學生講解檔案的重要性，檔案并非可有可無，政審、晉級、評職稱、考驗、出國等均要以檔案材料為依據，缺少檔案會對自己今后的發展非常不利，同時要讓學生了解到檔案在機要局的查詢期限和查詢流程，檔案寄出后要及時落實接收情況，如果遇到特殊情況一定要自帶檔案去報到，自帶的檔案自己不能拆封。這些都是關于檔案的一些常識，要確保每位學生真正意識到檔案的重要性。

3.3 充分利用檔案信息為學生服務

學校要足夠重視檔案信息的挖掘，重視學生德智體美勞方面的全面發展，利用檔案中反映的信息因材施教發掘學生的潛力，這對學生今后的學習和工作都有很大的幫助。同時在學生畢業后也要及時了解檔案利用的反饋情況，根據反饋信息合理調整招生計劃，改革專業設置和教學方案。

3.4 重新規范檔案內容，適應新時期的要求

學生檔案的歸檔內容既要包括常規材料又要包括體現學生個性和綜合素質的材料，如反映學生特長的作品和創新成果，反映學生道德和誠信水平的材料以及學生參加各種社團活動、社會實踐、參加各種科技創新和競賽的材料，對有不同技能的學生側重收集不同的材料，檔案中的學生鑒定要根據學生的實際表現情況如實填寫，盡量凸顯大學生生活的亮點，突出檔案的個性化，盡量客觀全面的記錄學生的在校表現，為用人單位提供權威的個人信息證明材料。

4 結語

高校學生檔案管理工作是一項系統工程，首先在思想上應予以高度重視，態度嚴謹。其次改進學生檔案的管理工作，按規程辦事，科學地管理好學生檔案，最大限度的發掘檔案的潛在信息，發揮好學生檔案的作用，為學生的學習生活和就業服務。

參考文獻

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