關于高校學生檔案管理工作的思考

摘 要:高校學生檔案是學生在校期間表現(xiàn)的真實記錄，影響著每個大學生今后的工作和生活，本文針對目前高校學生檔案管理中普遍存在的問題，給出了幾點建議。

關鍵詞:學生檔案 檔案管理 高等院校

中圖分類號:G4文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)04(b)-0213-01

1 高校學生檔案的重要性

高校學生檔案管理是學校日常事務管理的重要組成部分，同時高校學生檔案是大學生入學前及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規(guī)范、家庭狀況等方面的信息以及參加各種社會實踐的真實記錄，是大學生由學校走向社會的重要人生履歷。學生檔案是推薦就業(yè)的重要憑證，是用人單位了解學生狀況決定錄用與否的重要依據(jù)，尤其是現(xiàn)在很多學生熱衷于報考公務員、政府機關和事業(yè)單位，對于這些畢業(yè)生來說檔案政審是筆試、面試之后必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。學生畢業(yè)之后檔案就轉寄到用人單位，是組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。在目前就業(yè)競爭激烈的環(huán)境下，學生檔案起著舉足輕重的作用，是學生走向社會的敲門磚。

2 高校學生檔案管理工作中存在的問題

2.1 高校對學生檔案管理的重要性認識不足，管理機制不完善

許多高校只重視教學和學生的教育、管理和培養(yǎng)，而忽略了學生檔案管理工作的重要性，檔案意識欠缺，沒有將檔案管理工作提上議事日程，在檔案管理機構中沒有配備專職人員也沒有必要的監(jiān)督和指導，學生檔案管理工作缺乏領導重視。許多高校只是在學生入學時收檔入柜，直到學生畢業(yè)前才進行突擊整理，一次性添加檔案材料最后才統(tǒng)一傳遞，由于時間倉促難免會出錯誤，甚至很多重要的原始材料不慎丟失，影響了學生檔案資料的質量，難以真實反映學生在校期間的真實表現(xiàn)重則影響學生今后的工作和生活，學生檔案管理機制明顯不夠完善。

2.2 學生對自己的檔案重要性認識不足

現(xiàn)在的大學生畢業(yè)后往往有幾年的時間在尋找自己的就業(yè)方向可能會頻繁的換工作，此時檔案的接收單位就成為問題，加之很多學生對檔案的重要性認識不到，對檔案這個反映自己真實大學經歷的記錄不重視，認為找工作完全是憑個人實力，毫不關心自己的檔案去向，等到多年之后急需檔案的時候才回學校去查自己的檔案去向，往往為時晚矣，給自己的工作和生活帶來了不必要的麻煩。

2.3 檔案的利用效率不高

檔案作為反映學生在校期間的各項表現(xiàn)的真實記錄，在學生的學習和工作中都起著至關重要的作用，然而很多高校只是在新生入學時將檔案簡單整理歸檔，并沒有根據(jù)每個學生檔案中的材料有針對性的予以指導。在學生畢業(yè)后，檔案轉寄到工作單位，學校也沒有及時了解檔案利用的反饋情況，檔案的價值沒有得到充分體現(xiàn)。

2.4 學生檔案的內容過于程式化，流于形式

目前很多高校的檔案歸檔范圍只局限于高中檔案、入學登記表、體檢表、成績單、入黨入團材料、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表、報到證存根等，在內容上學生鑒定材料空洞、政治術語多，太過于程式化，難以反映學生的真實表現(xiàn)情況，千篇一律的鑒定使它失去了原有的價值和可信度，用人單位也無法根據(jù)這些內容選拔人才，而許多可以反映學生綜合素質的材料并沒有包括在內，比如心理健康測試表、社會實踐記錄、誠信情況等，而這些恰恰是用人單外招聘時想要了解的情況。這樣學校在和用人單位選拔人才的需求方面出現(xiàn)了脫節(jié)。

3 改善高校學生檔案管理工作的對策

3.1 樹立正確的檔案管理理念，健全管理機制

高校要認識到學生檔案管理工作的重要性，加強檔案工作認識，樹立檔案工作意識，建立健全檔案管理各項規(guī)章制度。學校領導和院系要把學校檔案管理工作納入議事日程，把學生檔案建設工作當做一項基礎的工作常抓不懈，同時組織專業(yè)人員管理檔案，平常做好檔案工作的監(jiān)督和指導。在信息化、網絡化的大環(huán)境下，對學生檔案的管理越來越方便，同時對檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不能只局限于簡單的檔案資料的收集與整理，而必須熟練的操作計算機，熟練使用相應的檔案管理軟件，滿足學生查詢檔案的需求，提高工作效率。

3.2 加強學生自身的檔案意識

學生檔案管理部門必須對在校學生進行宣傳教育增強其檔案意識，使學生了解歸檔的資料范圍、時間和流程。每屆新生入校時就應宣傳和培訓，提高學生對檔案重要性的認識，使每個新生在入學時就對自己的檔案高度重視。要定期組織專業(yè)老師對學生講解檔案的重要性，檔案并非可有可無，政審、晉級、評職稱、考驗、出國等均要以檔案材料為依據(jù)，缺少檔案會對自己今后的發(fā)展非常不利，同時要讓學生了解到檔案在機要局的查詢期限和查詢流程，檔案寄出后要及時落實接收情況，如果遇到特殊情況一定要自帶檔案去報到，自帶的檔案自己不能拆封。這些都是關于檔案的一些常識，要確保每位學生真正意識到檔案的重要性。

3.3 充分利用檔案信息為學生服務

學校要足夠重視檔案信息的挖掘，重視學生德智體美勞方面的全面發(fā)展，利用檔案中反映的信息因材施教發(fā)掘學生的潛力，這對學生今后的學習和工作都有很大的幫助。同時在學生畢業(yè)后也要及時了解檔案利用的反饋情況，根據(jù)反饋信息合理調整招生計劃，改革專業(yè)設置和教學方案。

3.4 重新規(guī)范檔案內容，適應新時期的要求

學生檔案的歸檔內容既要包括常規(guī)材料又要包括體現(xiàn)學生個性和綜合素質的材料，如反映學生特長的作品和創(chuàng)新成果，反映學生道德和誠信水平的材料以及學生參加各種社團活動、社會實踐、參加各種科技創(chuàng)新和競賽的材料，對有不同技能的學生側重收集不同的材料，檔案中的學生鑒定要根據(jù)學生的實際表現(xiàn)情況如實填寫，盡量凸顯大學生生活的亮點，突出檔案的個性化，盡量客觀全面的記錄學生的在校表現(xiàn)，為用人單位提供權威的個人信息證明材料。

4 結語

高校學生檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，首先在思想上應予以高度重視，態(tài)度嚴謹。其次改進學生檔案的管理工作，按規(guī)程辦事，科學地管理好學生檔案，最大限度的發(fā)掘檔案的潛在信息，發(fā)揮好學生檔案的作用，為學生的學習生活和就業(yè)服務。

參考文獻

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