淺析公路檔案工作信息化

摘 要:公路檔案作為一個地區交通發展史的重要依據，既有行政檔案和科技檔案的雙重屬性，又有其自身獨有的特點和作用，而傳統的公路檔案工作現已經滿足不了當前時代的要求，無法應對當前的大量信息資料處理工作，計算機技術的引入解決當前公路檔案工作的難題，但同時也帶來了新的問題，本文分析了公路檔案信息化的優勢，以及提出完善檔案工作的見解。

關鍵詞:公路檔案信息化管理

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)8(b)-0183-01

信息時代的到來，對于公路的檔案工作提出了新的要求，同時為公路檔案的發展提出來新的機遇，緊跟時代的步伐，加速公路檔案工作信息化普及，提高工作質量和服務質量是公路檔案工作信息化的新標準和新要求，也是公路檔案工作未來的發展方向。

1 檔案工作信息化的優勢

1.1 收集方便

信息化進程中檔案工作的資料收集與存儲是通過手工輸入、圖像掃描、OCR識別等手段實現，將資料都以數字化信息存儲，這樣就避免了許多不必要的資料丟失或缺損現象的出現。

1.2 處理方便

傳統檔案工作都是紙質、實物的檔案材料，處理方面都是人工編制，并且容易破損，尤其在保存上要設置特定的條件和環境，信息技術引入到公路檔案工作后，節約了儲存的空間，又方便了信息處理和編制。

1.3 存儲方便

傳統紙質的、實物的檔案材料往往在長時間儲存后，都會變質或在條件不佳的情況下，還容易造成資料的破損，信息化技術應用到檔案工作中后，各大容量的光盤硬盤頻頻出現，使得檔案資料的儲存變得更加方便，既可以節省空間并在儲存條件上避免了許多的環境要求。

1.4 使用方便

傳統的檔案資料的檢索工作都很復雜，查找速度慢，工作效率較低，而當信息化應用到檔案工作中以后，使得檔案工作的查找可以在短短幾秒鐘完成，在眾多的資料中一下定位到自己所需的資料，因此說在檔案工作中最大的優點也是方便用戶的使用。

1.5 傳輸方便

隨著互聯網在世界范圍的迅速發展，檔案的信息存貯和檢查利用，已不再局限于自己內部單位，檔案資料可以通過網絡傳輸、檢索等實現檔案資源的全球共享，用戶可以在取得權限的前提下實現異地的檔案信息提取和檢索工作。

2 加快檔案信息化進程的建議

檔案工作信息化網絡化的普及可以說是時代的要求，時代的標志，兩者變得密不可分，包括公路檔案事業的發展，雖然信息化普及程度還相對較慢，但是公路檔案信息化網絡化的普及將是未來公路檔案工作發展的重點。

2.1 建立公路檔案管理信息庫

普及公路檔案工作的信息化和網絡化，我們首先應該從建立和完善公路檔案管理的信息數據庫開始，檔案管理數據庫的建立可以很大程度上拓寬信息渠道，為用戶提供更快捷的信息服務。及時補充、維護數據信息庫，并設計專門軟件對掃描的材料和補充的數據可以直接生成在數據表、登記表、審批表里，減少工作程序，避免重復勞動。

2.2 實現公路檔案工作的網絡互聯實現資源共享

公路檔案信息化進程中，實現檔案工作的網絡化和資源共享是檔案工作的發展必然趨勢，我們應該在建立了公路檔案工作的管理信息庫的基礎上，應該進一步提高檔案工作的管理水平，讓公路的上級主管部門、人資部門以及同行部門，可以都共享到檔案管理信息庫，實現資源使用的最大化和最優化。

2.3 引進和培養新型檔案管理人才

公路檔案工作的主體是人，人才的培養與形成是檔案工作事業可持續發展的關鍵，人員素質的高低影響著檔案工作的順利進行，因此我們要加強對檔案工作人員的培養和培訓，不斷加強和豐富檔案工作人員的業務素質，特別是現代化的檔案管理能力，把檔案管理人員的信息素質培養切實落到實處。

2.4 加大資金投入，不斷更新硬件設備

公路檔案工作的信息化轉變，給公路檔案工作也提出了新的要求，首先就是對基礎設施的要求，各部門應該加大對于檔案管理硬件設施的投入，配備相應資金，添置和更新外置設備，大力推進信息化工作的開展。

2.5 健全機構、加強培訓

在各級檔案管理部門，應配備專職的信息工作人員，并將信息工作納入目標考核的范疇。使其各級檔案信息管理人員更加專業化，這將是工作取得成效的關鍵。能否及時把準確實用的信息加工成有價值的成品，決定著信息服務水平的高低，決定著檔案信息能否在促進社會發展中發揮其作用。應綜合各地信息工作的實際情況，舉辦檔案信息人員培訓班，提高他們專業能力以及電腦實際操作能力。從而建立完善的信息人員隊伍，提高檔案信息的管理水平。

2.6 做好檔案管理的保密工作

在公路檔案工作信息化、網絡化的過程中，檔案的保密工作成為了我們研究的另一個重點，做好對檔案管理人員進行保密教育，強化其保密意識，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場所談論涉及檔案中的秘密內容，嚴格執行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內容、數量、存入位置等。

2.7 充分利用檔案信息網，實現檔案管理的現代化

信息網絡建設的應用，需要各級檔案管理部門在日常工作中大力推行機關內部公文、信息、會議等主要業務網上辦理。采取硬性措施，規定上報信息和文字材料，一律通過電子傳輸，主管部門不再受理紙質材料。下發的文件，也一律采用網上傳輸，從而實現無紙辦公的效果。

3 結語

總之，隨著公路事業的不斷發展，公路檔案信息化日益呈現出其重要的地位，在經濟高速發展的今天，公路檔案工作承接著大量的信息處理和信息儲存工作，大力推進公路檔案工作的信息化進程，成為當前公路檔案工作的任務重點。

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