喜來譽(yù)塑膠的采購控制分析與對策

喜來譽(yù)塑膠有限公司是一家集玩具開發(fā)與生產(chǎn)、銷售為主的私營公司，同時它也逐漸地開發(fā)生產(chǎn)保鮮盒產(chǎn)品。因此，公司的規(guī)模較大，產(chǎn)品繁多，公司的倉庫就有五六個之多，而且倉庫的在庫產(chǎn)品也是比較多，積壓問題較為嚴(yán)重，倉庫的貨物流動速度較慢，主要問題出現(xiàn)在公司的包材倉庫 。該倉庫的問題之所以會這樣嚴(yán)重，主要還是關(guān)于公司的采購管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，使得公司的倉庫無法進(jìn)行作業(yè)，同時影響到生產(chǎn)的有序進(jìn)行，造成經(jīng)濟(jì)上的損失。現(xiàn)今如何有序徹底地解決這一問題很關(guān)鍵。

一、喜來譽(yù)塑膠公司存在的關(guān)鍵問題

（一）采購中出現(xiàn)的質(zhì)量問題

公司的采購過程中對質(zhì)量的把關(guān)不足，造成供應(yīng)商的來料質(zhì)量得不到保證。供應(yīng)商將來料送到公司后才發(fā)現(xiàn)質(zhì)量與規(guī)定不符，因此需要退回供應(yīng)商，但由于一般物料到達(dá)公司后都是非常迅速的得到使用，采購部門往往會通過物控部門與生產(chǎn)部門協(xié)商后，通過“特采”的方式進(jìn)行收貨。這樣供應(yīng)商送過來的不良品物料過多的話，如果沒有得到及時的退貨，容易造成倉庫積壓大量的不良品。這些不良品又不能得到很好的使用，就容易導(dǎo)致公司的倉庫周轉(zhuǎn)不力，降低公司倉庫的使用率，給倉庫帶來巨大的庫存壓力，影響生產(chǎn)系統(tǒng)的流暢運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）采購中出現(xiàn)的數(shù)量問題

公司在采購之前沒有做好預(yù)測并且計劃出一個合理的數(shù)量出來，總是會出現(xiàn)采購回來的物料過多或者不夠生產(chǎn)的需要。盲目過多的采購，給公司帶來巨大的成本支出，造成資金的積壓，不利于公司資金的周轉(zhuǎn)；同時，采購回來的物料也會占用公司倉庫的庫存容量，不利于公司的物料的周轉(zhuǎn)，降低倉庫的使用率。過少的采購，會使得公司的生產(chǎn)得不到物料的供給，影響公司的生產(chǎn)秩序。一是有可能會影響公司的生產(chǎn)效率，二是還會影響公司的交貨日期，如果損害到客戶的利益，會影響公司在整個行業(yè)中的信譽(yù)，給公司帶來了巨大的損失。因此，一個高效的采購管理系統(tǒng)能夠影響到一個公司整個生產(chǎn)系統(tǒng)，也能影響著整個倉儲管理系統(tǒng)，同樣也會影響到整個銷售系統(tǒng)。

（三）采購中出現(xiàn)了對供應(yīng)商的管理問題

公司的供應(yīng)商管理可以說是沒有通過一個合理的評估和挑選的，同時也是沒有一個有效的準(zhǔn)入制度，一個如何去使用供應(yīng)商的方法。現(xiàn)在公司唯一一個使用供應(yīng)商的準(zhǔn)則就是唯親使用，公司里面百分之八十的供應(yīng)商都是公司高層管理的親戚或者朋友，在這個礙于面子的事情上，很多時候都會選擇勉強(qiáng)接收，這樣不僅縱容供應(yīng)商的質(zhì)量不用保證，也損害自己公司的產(chǎn)品質(zhì)量。顯而易見，一個高效的采購控制體系在供應(yīng)商的管理上都有建立一系列的制度，而公司在這方面上卻體現(xiàn)出了很多不合理的地方，不懂得如何去與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略性的雙贏供應(yīng)合作關(guān)系和建立一套對供應(yīng)商評估的指標(biāo)體系，忽視了對供應(yīng)商的管理，必然會影響公司的生產(chǎn)計劃、倉庫管理、銷售運(yùn)作等等。應(yīng)該如何解決這個問題，需要慎重的考慮，制定出一套有效的制度。

（四）采購中出現(xiàn)的成本問題

采購成本控制對一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績起到非常重要的作用。采購成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強(qiáng)。所以，控制好公司的采購成本并使之不斷下降，是一個企業(yè)不斷降低經(jīng)營成本、增加利潤的重要和直接手段之一。公司在采購成本這一方面上做的很多不足的地方是因?yàn)楣敬嬖谝粋€家族企業(yè)為管理鏈條的模式，在很多方面大多都是以親戚朋友關(guān)系來作為自己的物料供應(yīng)商，對于供應(yīng)商的選擇也沒有一套合理的準(zhǔn)入制度跟選擇指標(biāo)，同樣對于公司的采購人員來說也是沒有建立一套嚴(yán)格的采購制度，那么就造成采購工作無章可循，給采購人員提供暗箱操作的溫床。所以，公司在采購工作上需要更加規(guī)范化。

二、原因分析

（一）公司的采購控制沒有建立完善的品質(zhì)管理作業(yè)要點(diǎn)，導(dǎo)致公司外購物料的質(zhì)量得不到保證

采購部門在品質(zhì)管理方面的作業(yè)要點(diǎn)可分為事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核三大部分，這三個部分缺一不可，都可能導(dǎo)致外購物料的質(zhì)量低下。公司在這方面上只是做了第一步驟而已，因?yàn)樗麄兒苌僭谑轮袌?zhí)行和事后考核采取更多有效的措施。

根據(jù)這三個品質(zhì)管理作業(yè)要點(diǎn)，采購人員在事前規(guī)劃方面主要著重于產(chǎn)品規(guī)格的制定，供應(yīng)商的選擇和合約的控制。在選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商上，采購部門卻在這個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了一個重大的錯誤。現(xiàn)在許多公司能夠把他們的原料品質(zhì)問題減至最低，就是因?yàn)樗麄冊陂_始就選擇了有能力而且愿意合作的供應(yīng)商，因此品質(zhì)水準(zhǔn)得以維持并提升。該公司在這方面卻并不是選擇有質(zhì)量保證的供應(yīng)商，而是選擇公司內(nèi)部關(guān)系網(wǎng)的供應(yīng)商，無論供應(yīng)商的能力高低，質(zhì)量是否能夠得到保證，都是選擇自己熟悉的供應(yīng)商，也沒有一套完整的供應(yīng)商考核機(jī)制，因此在質(zhì)量上公司一直無法降低原料的質(zhì)量問題。

（二）對于產(chǎn)品的銷售數(shù)量計劃預(yù)測與采購、生產(chǎn)不協(xié)調(diào)，造成過多的貨物堆積在倉庫沒有得到及時處理

公司在收到貨物之前，銷售部門常常對本年度或者本月度進(jìn)行一個銷售預(yù)測計劃，這個計劃直接決定著采購的預(yù)定外購物料的數(shù)量，這也會影響到車間的生產(chǎn)計劃，倉庫的作業(yè)管理。公司在銷售方面，一種是訂單銷售，一種是庫存銷售。訂單銷售的不需要擔(dān)心，因?yàn)樗苯佑煽蛻粝铝硕嗌儆唵蝸頉Q定公司需要生產(chǎn)多少的貨物。而庫存銷售，這是一個無法得到準(zhǔn)確的數(shù)字，所以必須靠以往的市場需求量來決定生產(chǎn)的數(shù)量。公司的銷售部門在這方面都一直做的不是很好，公司能夠預(yù)測出哪一系列的貨物需要生產(chǎn)多少的數(shù)量，卻忽視了市場的波動性，有時候今年熱銷的貨物，明年不一定會熱銷，因此，在這個問題上，公司倉庫一直都承受了很大的壓力。

（三）公司缺少一套對供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，沒有形成一個全面的綜合評估的指標(biāo)體系，造成供應(yīng)商的各項(xiàng)指標(biāo)都無法達(dá)到公司生產(chǎn)的要求

采購部門在挑選供應(yīng)商的時候一般都是由公司高層領(lǐng)導(dǎo)直接指定的供應(yīng)商，公司的大部分物料的采購都是由公司的高層領(lǐng)導(dǎo)控制著，而少部分的物料才由采購部門自己來決定交給哪個供應(yīng)商做。這就存在一個嚴(yán)重的弊病，供應(yīng)商基本上不用通過一套選擇標(biāo)準(zhǔn)，也沒有一個綜合評估的指標(biāo)體系。供應(yīng)商如果能夠自覺地按照公司的規(guī)定要求來完成物料的供給那將不會出現(xiàn)太大的問題。如果供應(yīng)商的來料大部分都不能滿足公司的要求，采購人員卻礙于這些供應(yīng)商與公司高層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，也不敢做出退貨處理的決定，更加不敢因此來淘汰這個供應(yīng)商。那么，公司的物料質(zhì)量得不到保證，就會導(dǎo)致過多的不良品堆積在公司的倉庫之中，導(dǎo)致倉庫的作業(yè)效率低下，影響倉儲作業(yè)。

（四）公司采購控制中的成本分析缺少對儲存成本分析，導(dǎo)致物料存儲成本增加，從而提高整體的成本，降低盈利能力

公司在采購管理的成本分析中沒有預(yù)測到公司倉庫的儲存成本，儲存成本中物料占用的資金成本、搬運(yùn)成本、保險成本、陳舊成本等通常與儲存物料數(shù)量成比例變動，這部分成本稱為變動儲存成本。通常采購數(shù)量越多，變動儲存成本也就越高。公司的采購部門一直沒有對倉庫進(jìn)行一個良性的評估，認(rèn)為公司的倉庫可以容納大量的物料，但是由于過多物料的堆積必然導(dǎo)致儲存成本的提高，也容易造成物料占用的資金成本、搬運(yùn)成本、保險成本、陳舊成本的增加。因此過多的采購勢必影響到整個公司的倉儲系統(tǒng)，增加公司倉庫容量的負(fù)擔(dān)，無法有效的使用倉庫的功能。

三、建議

（一）與供應(yīng)商制定聯(lián)合質(zhì)量計劃，建立共同互利雙贏的合作伙伴關(guān)系

采購現(xiàn)代商品，不僅購買商品本身，而且還要購買供應(yīng)商在產(chǎn)品設(shè)計、制造工藝、質(zhì)量控制、技術(shù)幫助等方面的能力。要有效地購買供應(yīng)商的這種能力，需要把供需雙方的能力對等協(xié)調(diào)起來，協(xié)調(diào)的方法就是制定聯(lián)合質(zhì)量計劃。聯(lián)合質(zhì)量計劃中一般要包括經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、管理等三方面。經(jīng)濟(jì)方面，進(jìn)行價值分析，以便協(xié)助采購者從合同中取得最大的價值；對成本、質(zhì)量和交貨期等方面進(jìn)行綜合平衡，以便實(shí)現(xiàn)最佳成本；對使用費(fèi)用進(jìn)行審查，使產(chǎn)品整個壽命周期成本降到最低水平。在有些情況下，共同制定經(jīng)濟(jì)方面的計劃可以修正合同中的擔(dān)保條款或現(xiàn)場服務(wù)的條款。

（二）向供應(yīng)商派常駐代表，以控制供應(yīng)商貨物的質(zhì)量、數(shù)量、交貨期的有效監(jiān)督

為了直接掌握供應(yīng)商商品質(zhì)量狀況，可由采購方向供應(yīng)方派出常駐代表，目的是向供應(yīng)方提出具體的商品質(zhì)量要求，監(jiān)督商品的數(shù)量生產(chǎn)。該常駐代表的主要職責(zé)是監(jiān)督供應(yīng)商的商品質(zhì)量要求，了解該供應(yīng)商質(zhì)量管理的有關(guān)情況，如質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，質(zhì)量管理體系文件的編制，質(zhì)量體系的建立與實(shí)施，產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、包裝、檢驗(yàn)等情況，特別是對出貨前的最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)要進(jìn)行監(jiān)督，對供應(yīng)商出具的質(zhì)量證明材料要核實(shí)并確認(rèn)，起到在供應(yīng)商內(nèi)進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)的作用。對具有長期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系，建立固定的購銷關(guān)系，采購批量大，技術(shù)性強(qiáng)，對質(zhì)量要求嚴(yán)格的供應(yīng)商，采購方可派出質(zhì)檢組常駐供應(yīng)商，不但對商品質(zhì)量進(jìn)行全程、全面地檢查和監(jiān)督，而且還要監(jiān)督買賣合同的全面執(zhí)行，保證及時生產(chǎn)，及時發(fā)貨，滿足采購方各方面的要求。

（三）對公司的銷售管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，對銷售計劃不斷完善促使公司的銷售系統(tǒng)能夠與公司的采購系統(tǒng)和生產(chǎn)系統(tǒng)有效銜接

公司必須在銷售管理這一模塊上進(jìn)行優(yōu)化，因?yàn)檎麄€公司的生產(chǎn)系統(tǒng)與采購系統(tǒng)都是圍繞著公司的銷售系統(tǒng)來展開的。對于公司的銷售預(yù)測也是十分重要的，因?yàn)檫@將決定公司這一年的盈利虧損，要結(jié)合以往的銷售行情與當(dāng)年的市場環(huán)境來決定這一年度的銷售額度。

（四）對公司整體成本進(jìn)行全面的分析和控制，特別是對采購成本中倉庫的儲存成本的分析

倉庫是一個公司的運(yùn)轉(zhuǎn)中心，也是通過它來對公司的貨物和來料進(jìn)行調(diào)配的一個中心紐帶。所以，做好倉庫工作在整個公司的運(yùn)作中是起到至關(guān)重要的作用。在對倉庫的儲存分析的時候也要認(rèn)真詳細(xì)的評價，把倉庫成本分析納入公司的整體成本中去，盡量減少一些不合理的采購活動，節(jié)省采購成本和倉庫作業(yè)成本。

（作者單位：廣東省云浮市羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院）